EDI a fakturace: vývoj správy elektronických faktur

Přiznejme si to: Automatizace a integrace jsou dnes cílem každého podniku. Díky nim mohou společnosti držet krok s konkurencí v době, kdy se technologie vyvíjí a digitální transformace se stávají normou.

A pro mnoho podniků začíná přizpůsobování se těmto rychle se vyvíjejícím trendům obvykle na finančním oddělení.

Společnost Zion Market Research v roce 2019 předpověděla, že globální trh s elektronickou fakturací dosáhne do roku 2026 hodnoty 20,529 miliardy amerických dolarů, s odhadovaným CAGR ve výši 20,4 %. Vzhledem k těmto odhadům, které byly učiněny před začátkem globální pandemie, je jasné, že elektronická fakturace a digitální finance jsou tu, aby zůstaly.

Je také důležité, aby společnosti pochopily, proč je elektronická fakturace nejen příjemným doplňkem, ale nezbytným řešením pro modernizaci jejich finančních procesů.

Sestavili jsme tohoto průvodce, abychom vám ukázali, jak se faktury vyvíjely od nástupu EDI až po modernější řešení elektronické fakturace, která znáte dnes.

Elektronická fakturace, neboli e-fakturace, je distribuce faktur mezi dodavateli a odběrateli v plně integrovaném digitálním a strukturovaném formátu, díky čemuž jsou transakce bezpečnější a jejich zpracování výrazně snazší. 

Tato elektronická forma fakturace zjednodušuje odesílání, přijímání a ukládání faktur, snižuje transakční náklady a zvyšuje efektivitu finančního zpracování podniku díky automatizaci.

Elektronické faktury obsahují stejné informace jako tradiční formáty. Hlavním rozdílem však je, že data jsou strukturována jako číslice a znaky v pevných a strojově čitelných polích. Tato automatizovaná složka eliminuje tradiční rizika distribuce spojená s ručním zpracováním a může zlepšit procesy správy pohledávek.

Přechod k integrovanějšímu a automatizovanějšímu systému zpracování nákupních faktur a účtování je logickým krokem. Pro mnoho velkých podniků a institucí je přechod na elektronickou fakturaci digitálním řešením, které jim pomůže udržet krok s rostoucím objemem faktur. Je to ideální řešení pro zvládání úspor z rozsahu v souvislosti s růstem vašeho podniku.

Přechod však nebyl vždy hladký. Elektronická fakturace je vedlejším produktem raných systémů EDI a omezení, kterým čelily.

Tradiční systémy elektronické výměny dat (EDI) byly využívány k výměně dat mezi podniky, dodavateli a dalšími subjekty zapojenými do finančních procesů. Tyto systémy však byly objemné, vyžadovaly složitou konfiguraci a implementaci a bylo nutné je přizpůsobovat na míru. Pro mnoho menších podniků, které se snažily přijmout standardní technické normy EDI, aby umožnily výměnu elektronických dat mezi dvěma stranami, to byla strukturální noční můra.  

Naštěstí bylo zavedení elektronické fakturace moderním řešením, na které mohly přejít podniky po celém světě. Od pevně naprogramovaných EDI hotline a binárních výměn využívá elektronická fakturace druhé generace širokou internetovou infrastrukturu a VAN (Value Added Services) k nabídce širšího řešení.

Nabízel stejné funkce jako EDI pro podniky, ale bez nutnosti složitých technických konfigurací, které jsou pro jeho fungování nezbytné.

VAN jsou operátoři, kteří eliminují rigiditu EDI prostřednictvím zjednodušeného elektronického systému „poštovní schránky“ pro fakturaci. Tito operátoři zajišťují, aby elektronické faktury byly odesílány a přijímány správnými stranami.

Elektronická fakturace druhé generace byla mnohem efektivnější než tradiční pevně zakódované strukturální procesy EDI. Vzhledem k tomu, že v současné době existuje pouze omezená unifikace nebo úplná globální standardizace elektronické fakturace mezi operátory, je stále nutné provádět drobné konfigurace, aby byla umožněna distribuce mezi operátory.

Existence v uzavřené síti také znamenala určité překážky v škálovatelnosti a problémy s distribučními poplatky. Podniky a instituce musely zohlednit různé standardy elektronické fakturace v globálním i národním měřítku. Naštěstí pozdější vývoj elektronické fakturace tento formát ještě více posunul vpřed.

Globální přijetí více cloudových a standardizovaných technologií učinilo jednoduchou mezinárodní interoperabilitu běžnější záležitostí. Uživatelé požadují jednoduchost a snadnost ve své digitální uživatelské zkušenosti, a elektronická fakturace třetí generace jim to nabízí.

Díky jednotnějším elektronickým formátům se tyto procesy distribuce faktur staly stále plynulejšími a intuitivnějšími.

Nejrozšířenějším a nejrychleji se rozvíjejícím formátem na celém světě je Pan-European Public Procurement On-Line (Peppol). Tento formát se používá v celé Evropské unii od roku 2019 a

se díky své snadné použitelnosti a nákladové efektivitě dočkal většího mezinárodního přijetí, mimo jiné v Kanadě, Austrálii, na Novém Zélandu a v Singapuru.

Největší výhodou Peppolu je využití otevřených síťových struktur, které eliminují potřebu interoperability nezávislých a lokálních provozovatelů elektronických faktur.

Pomocí identifikátoru účastníka Peppol (Peppol ID), adresy pro elektronické faktury a další elektronické dokumenty, mohou uživatelé rychle a intuitivně vyměňovat elektronické faktury a soubory. Klikněte zde a vyhledejte globální databázi identifikátorů Peppol.

Společnosti potřebují pouze přístup k přístupovému bodu s certifikací Peppol a jeho integraci do svého softwaru pro správu faktur nebo ERP, aby mohly plynule zpracovávat komunikaci a distribuci elektronických faktur. S naší službou přístupového bodu Peppol můžete začít rychle.

Tato třetí generace elektronické fakturace má potenciál transformovat obchodní procesy, ať už velké, nebo malé. Integrovaný a přímočarý přístup je výhodný pro místní provozovatele elektronické fakturace, kteří jsou ve velké míře závislí na poplatcích za generování příjmů v rámci svých uzavřených sítí.

Nastavení adresy pro příjem elektronických faktur a registrace u přístupového bodu Peppol certifikovaného EU jsou prvními kroky k transformaci vašeho finančního procesu elektronické fakturace. Ve společnosti Qvalia poskytujeme elektronickou fakturaci Peppol zdarma.

Odeslání zahrnuje čtyři jednoduché kroky: zadání, převod, portál a přenos. Poskytovatelé softwaru, jako je Qvalia, se obvykle starají o distribuci, převody a doručení, takže se nemusíte o nic starat.

Příjem a závazky jsou složitější částí. Lidské chyby a manuální problémy mohou často zvýšit riziko nesprávné platby nebo špatného hospodaření s financemi. Elektronická fakturace a EDI zajišťují, že základní informace potřebné pro tento krok jsou zadávány správně a efektivně prostřednictvím jednoduchého tříkrokového procesu přijímání: zadání, příprava a zpracování. Obvykle je třeba zajistit, aby váš ERP systém uměl číst strukturovaný formát. Většina operátorů nebo poskytovatelů softwaru vám s tím může pomoci.

Podrobnější informace o odesílání a přijímání elektronických faktur najdete v našem nejnovějším e-booku.

Vylepšete své finanční procesy pomocí moderní elektronické fakturace. S Qvalia můžete transformovat své obchodní procesy díky automatizovanému zpracování faktur, řešení odchylek a účetnictví a analytice na úrovni jednotlivých položek. 

Kontaktujte nás nebo navštivte naše webové stránky, zaregistrujte se zdarma a začněte.