EDI und Rechnungsstellung: die Entwicklung der elektronischen Rechnungsverwaltung

Seien wir ehrlich: Automatisierung und Integration sind heute das Ziel eines jeden Unternehmens. Nur so können Unternehmen mit ihren Konkurrenten mithalten, wenn sich die Technologie weiterentwickelt und digitale Transformationen zur Norm werden.

Und für viele Unternehmen beginnt die Anpassung an diese sich schnell entwickelnden Trends in der Regel in der Finanzabteilung.

Im Jahr 2019 prognostizierte Zion Market Research, dass der globale E-Invoicing-Markt bis 2026 20,529 Milliarden US-Dollar erreichen wird, mit einer geschätzten CAGR von 20,4 %. Wenn man bedenkt, dass diese Schätzungen noch vor dem Beginn der globalen Pandemie erfolgten, ist klar, dass die elektronische Rechnungsstellung und das digitale Finanzwesen auf dem Vormarsch sind.

Es ist auch wichtig, dass Unternehmen verstehen, was die elektronische Rechnungsstellung nicht nur zu einem "Nice-to-have", sondern zu einer "Must-have"-Lösung macht, wenn es darum geht, ihre Finanzprozesse zu modernisieren.

Wir haben diesen Leitfaden zusammengestellt, um Ihnen zu zeigen, wie sich die Rechnungen durch den Aufstieg von EDI zu den modernen elektronischen Rechnungslösungen von heute entwickelt haben.

Die elektronische Rechnungsstellung, oder besser bekannt als E-Invoicing, ist die Übermittlung von Rechnungen zwischen Lieferanten und Käufern in einem vollständig integrierten, digitalen und strukturierten Format, das die Abwicklung von Transaktionen sicherer und wesentlich einfacher macht. 

Diese elektronische Form der Rechnungsstellung vereinfacht den Versand, den Empfang und die Ablage von Rechnungen und senkt die Transaktionskosten, während die Effizienz der Finanzabwicklung in Unternehmen durch Automatisierung gesteigert wird.

E-Rechnungen enthalten die gleichen Informationen wie herkömmliche Formate. Der Hauptunterschied besteht jedoch darin, dass die Daten als Ziffern und Zeichen in festen und maschinenlesbaren Feldern strukturiert sind. Diese automatisierte Komponente eliminiert die traditionellen Vertriebsrisiken der manuellen Handhabung und Verarbeitung und kann die Debitorenprozesse verbessern.

Die Umstellung auf ein stärker integriertes und automatisiertes System für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Rechnungen ist einfach sinnvoll. Für viele große Unternehmen und Institutionen ist die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung die digitale Lösung, mit der sie mit dem wachsenden Rechnungsaufkommen Schritt halten können. Es ist die ideale Lösung, um Größenvorteile zu nutzen, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Der Übergang war jedoch nicht immer nahtlos. Tatsächlich ist die elektronische Rechnungsstellung ein Nebenprodukt früherer EDI-Systeme und der damit verbundenen Einschränkungen.

Traditionelle EDI-Systeme (Electronic Data Exchange) wurden für den Datenaustausch zwischen Unternehmen, Lieferanten und anderen Aspekten des Finanzprozesses eingesetzt. Diese Systeme waren jedoch sperrig, erforderten eine Konfiguration mit komplexen Implementierungen und wurden speziell angefertigt. Es war ein struktureller Alptraum für viele kleinere Unternehmen, die versuchten, die standardmäßigen technischen Standards von EDI zu übernehmen, um den elektronischen Datenaustausch zwischen zwei Parteien zu ermöglichen.  

Glücklicherweise war die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung die moderne Lösung, zu der Unternehmen weltweit übergehen konnten. Statt der fest kodierten EDI-Hotlines und des binären Austauschs nutzte die zweite Generation der elektronischen Rechnungsstellung die breite Internet-Infrastruktur und die Dienste von VAN (Value Added Services), um eine umfassendere Lösung anzubieten.

Es bot dieselben unternehmensgerechten Funktionen wie EDI, jedoch ohne die intensiven technischen Konfigurationen, die erforderlich waren, um das Ganze zum Laufen zu bringen.

VAN Dienste sind die Betreiber, die die Starrheit von EDI durch ein vereinfachtes elektronisches "Briefkastensystem" für die Rechnungsstellung beseitigen. Diese Betreiber stellen sicher, dass die elektronischen Rechnungen an die richtigen Parteien gesendet und von diesen empfangen werden.

Die elektronische Rechnungsstellung der zweiten Generation war weitaus effizienter als die traditionellen, fest kodierten EDI-Strukturprozesse. Da es jedoch derzeit nur eine begrenzte Vereinheitlichung oder vollständige globale Standardisierung der elektronischen Rechnungsstellung zwischen den Betreibern gibt, müssen noch kleinere Anpassungen vorgenommen werden, um eine betreiberübergreifende Verteilung zu ermöglichen.

Die Existenz in einem geschlossenen Netz bedeutete auch einige Hindernisse bei der Skalierbarkeit und Probleme mit Vertriebsgebühren. Unternehmen und Institutionen mussten die verschiedenen E-Invoice-Standards auf globaler und nationaler Ebene berücksichtigen. Glücklicherweise würde die spätere Entwicklung der elektronischen Rechnungsstellung dieses Format nur weiter vorantreiben.

Durch die weltweite Einführung von mehr Cloud- und standardisierten Technologien ist eine einfache internationale Interoperabilität alltäglicher geworden. Die Nutzer wünschen sich ein einfaches und bequemes digitales Nutzererlebnis, und die elektronische Rechnungsstellung der dritten Generation bietet dies.

Dank der einheitlichen elektronischen Formate, die zur Auswahl stehen, sind diese Prozesse der Rechnungsstellung zunehmend nahtlos und intuitiv geworden.

Das weltweit am häufigsten verwendete und am schnellsten wachsende Format ist Pan-European Public Procurement On-Line (Peppol). Dieses Format wird seit 2019 in der gesamten Europäischen Union verwendet und

hat sich aufgrund seiner Benutzerfreundlichkeit und Kosteneffizienz international immer mehr durchgesetzt, unter anderem in Kanada, Australien, Neuseeland und Singapur.

Der größte Vorteil von Peppol ist die Verwendung offener Netzstrukturen, die die Notwendigkeit der Interoperabilität unabhängiger und lokaler E-Invoice-Betreiber überflüssig machen.

Mit einer Peppol-Teilnehmerkennung (Peppol ID), der Adresse für elektronische Rechnungen und andere elektronische Dokumente, können die Nutzer schnell und intuitiv elektronische Rechnungen und Dateien austauschen. Klicken Sie hier, um in der globalen Datenbank nach Peppol-IDs zu suchen.

Unternehmen benötigen lediglich Zugang zu einem Peppol-zertifizierten Zugangspunkt und müssen diesen in ihre Rechnungsverwaltungssoftware oder ihr ERP-System integrieren, damit die Kommunikation und der Versand elektronischer Rechnungen reibungslos ablaufen. Mit unserem Peppol-Zugangspunkt-Service können Sie schnell loslegen.

Diese elektronische Rechnungsstellung der dritten Generation hat das Potenzial, Geschäftsprozesse im Großen wie im Kleinen zu verändern. Der integrierte und unkomplizierte Ansatz hat sich als vorteilhaft für lokale E-Invoice-Betreiber erwiesen, die in ihren geschlossenen Netzen stark auf Gebühren angewiesen sind, um Einnahmen zu erzielen.

Die Einrichtung Ihrer E-Invoice-Posteingangsadresse und die Anmeldung bei einem EU-zertifizierten Peppol-Zugangspunkt sind die ersten Schritte zur Umgestaltung Ihres E-Invoice-Finanzierungsprozesses. Bei Qvalia bieten wir die elektronische Rechnungsstellung mit Peppol kostenlos an.

Das Versenden erfolgt in vier einfachen Schritten: Eingabe, Konvertierung, Portal und Übertragung. Softwareanbieter wie Qvalia kümmern sich in der Regel um die Verteilung, Konvertierung und Zustellung, so dass Sie sich um weniger Dinge kümmern müssen.

Die Eingangs- und Kreditorenbuchhaltung ist der kompliziertere Teil. Menschliche Fehler und manuelle Eingriffe erhöhen oft das Risiko falscher Zahlungen oder schlecht verwalteter Finanzen. E-Invoicing und EDI stellen sicher, dass die für diesen Schritt erforderlichen Informationen korrekt und effizient in einem einfachen dreistufigen Empfangsprozess eingegeben werden: Eingabe, Vorbereitung und Verarbeitung. In der Regel müssen Sie sicherstellen, dass Ihr ERP-System das strukturierte Format lesen kann. Die meisten Betreiber oder Softwareanbieter können Ihnen dabei helfen.

Ausführlichere Informationen über den Versand und den Empfang von elektronischen Rechnungen finden Sie in unserem neuesten Ebook.

Verbessern Sie Ihren Finanzprozess mit moderner elektronischer Rechnungsstellung. Mit Qvalia können Sie Ihre Geschäftsprozesse mit unserer automatisierten Rechnungsbearbeitung, Abweichungsbearbeitung sowie Buchhaltung und Analytik auf Einzelpostenebene transformieren. 

Sprechen Sie mit uns oder besuchen Sie unsere Website, um sich kostenlos zu registrieren und loszulegen.