EDI og fakturering: utviklingen av e-fakturahåndtering

La oss innse det, automatisering og integrasjon er målene for enhver virksomhet i dag. Det er slik selskaper vil holde tritt med konkurrentene etter hvert som teknologien utvikler seg og digitale transformasjoner blir normen.

Og for mange virksomheter starter tilpasningen til disse raskt skiftende trendene vanligvis i økonomiavdelingen.

I 2019 spådde Zion Market Research at det globale e-faktureringsmarkedet ville nå 20,529 milliarder amerikanske dollar innen 2026, med en anslått CAGR på 20,4 %. Når du tenker på at estimater som disse kom før den globale pandemien startet, er det tydelig at e-fakturering og digital finansiering er kommet for å bli.

Det er også viktig at bedrifter forstår hva som gjør e-fakturering ikke bare til en "nice-to-have"-løsning, men en "must-have"-løsning når det gjelder å modernisere økonomiprosessen.

Vi har satt sammen denne veiledningen for å vise deg hvordan fakturaer har utviklet seg gjennom fremveksten av EDI til de mer moderne e-faktureringsløsningene du ser i dag.

Elektronisk fakturering, eller mer kjent som e-fakturering, er distribusjon av fakturaer mellom leverandører og kjøpere i fullt integrert digitalt og strukturert format, noe som gjør transaksjonene sikrere og betydelig enklere å behandle. 

Denne elektroniske faktureringsformen forenkler sending, mottak og arkivering av fakturaer og reduserer transaksjonskostnadene samtidig som den øker effektiviteten i bedriftens økonomiske behandling med automatisering.

E-fakturaer inneholder de samme opplysningene som tradisjonelle formater. Den viktigste forskjellen er imidlertid at dataene er strukturert som sifre og tegn i faste og maskinlesbare felt. Denne automatiserte komponenten eliminerer den tradisjonelle distribusjonsrisikoen ved manuell håndtering og behandling og kan forbedre kundefordringsprosessene.

Å gå over til et mer integrert og automatisert system for behandling av innkjøpsfakturaer og fakturering er bare fornuftig. For mange store bedrifter og institusjoner er overgang til e-fakturering den digitale løsningen de kan bruke for å holde tritt med den økende strømmen av fakturaer. Det er den ideelle løsningen for å oppnå stordriftsfordeler etter hvert som virksomheten vokser.

Overgangen var imidlertid ikke alltid sømløs. Faktisk er e-fakturering et biprodukt av de tidlige EDI-systemene og de begrensningene de hadde.

Tradisjonelle systemer for elektronisk datautveksling (EDI) ble brukt til å håndtere utveksling av data mellom bedrifter, leverandører og andre aspekter ved finansprosessen. Men disse systemene var klumpete, krevde konfigurasjon med komplekse implementeringer og spesialbygde systemer. Det var et strukturelt mareritt for mange mindre bedrifter som prøvde å ta i bruk EDIs tekniske standard for å utveksle elektroniske data mellom to parter.  

Heldigvis var introduksjonen av e-fakturering den moderne løsningen bedrifter over hele verden kunne gå over til. Fra hardkodede EDI-hotlines og binære utvekslinger benyttet andre generasjons e-fakturering den brede internettinfrastrukturen og VAN tjenester (Value Added Services) for å tilby en bredere løsning.

Den tilbød den samme funksjonaliteten som EDI på bedriftsnivå, uten de omfattende tekniske konfigurasjonene som kreves for å få det hele til å fungere.

VAN er operatørene som eliminerer stivheten ved EDI gjennom et forenklet elektronisk "postbokssystem" for fakturering. Disse operatørene sørger for at e-fakturaer sendes og mottas av de rette partene.

Andregenerasjons e-fakturering var langt mer effektiv enn tradisjonelle hardkodede strukturelle EDI-prosesser. Ettersom det for øyeblikket er begrenset harmonisering eller full global standardisering av e-fakturering blant operatørene, må det imidlertid fortsatt gjøres mindre konfigurasjoner for å muliggjøre distribusjon på tvers av operatørene.

Å eksistere i et lukket nettverk innebar også noen barrierer med hensyn til skalerbarhet og problemer med distribusjonskostnader. Bedrifter og institusjoner måtte ta hensyn til de ulike e-fakturastandardene på globalt og nasjonalt nivå. Heldigvis ville den senere utviklingen av e-fakturering bare drive dette formatet videre.

Global bruk av flere skybaserte og standardiserte teknologier har gjort enkel internasjonal interoperabilitet mer vanlig. Brukerne ønsker enkelhet og brukervennlighet i sin digitale brukeropplevelse, og tredje generasjons e-fakturering tilbyr dette.

Med flere enhetlige elektroniske formater å velge mellom, har disse faktureringsprosessene blitt stadig mer sømløse og intuitive.

Det mest brukte og raskest voksende formatet globalt er Pan-European Public Procurement On-Line (Peppol). Dette formatet har vært i bruk i hele EU siden 2019, og

har blitt tatt i bruk mer internasjonalt på grunn av sin brukervennlighet og kostnadseffektivitet, blant annet i Canada, Australia, New Zealand og Singapore.

Den største fordelen med Peppol er bruken av åpne nettverksstrukturer som eliminerer behovet for interoperabilitet mellom uavhengige og lokale e-fakturaoperatører.

Ved hjelp av en Peppol Participant Identifier (Peppol ID), adressen for e-fakturaer og andre e-dokumenter, kan brukerne utveksle e-fakturaer og filer raskt og intuitivt. Klikk her for å søke etter Peppol-ID-er i den globale databasen.

Bedrifter trenger bare tilgang til et Peppol-sertifisert aksesspunkt og integrere det i sin fakturahåndteringsprogramvare eller ERP, slik at kommunikasjon og distribusjon av e-fakturaer går sømløst. Du kan komme raskt i gang ved hjelp av Peppol-aksesspunkttjenesten vår.

Denne tredjegenerasjons e-fakturering har potensial til å endre både store og små forretningsprosesser. Den integrerte og enkle tilnærmingen har vært fordelaktig for lokale e-fakturaoperatører som er sterkt avhengige av gebyrer for å generere inntekter i sine lukkede nettverk.

Å sette opp innboksadressen for e-faktura og registrere deg hos et EU-sertifisert Peppol-tilgangspunkt er de første stegene for å transformere din e-faktura-finansieringsprosess. Hos Qvalia tilbyr vi Peppol e-fakturering gratis.

Å sende innebærer fire enkle trinn: innlegging, konvertering, portal og overføring. Programvareleverandører som Qvalia håndterer vanligvis distribusjon, konvertering og levering, slik at du har mindre å bekymre deg for.

Innbetalinger og leverandørgjeld er den mest kompliserte delen. Menneskelige feil og manuelle problemer kan ofte øke risikoen for feil betaling eller dårlig økonomistyring. E-fakturering og EDI sikrer at viktig informasjon som trengs for dette trinnet, legges inn korrekt og effektivt gjennom en enkel mottaksprosess i tre trinn: innlegging, klargjøring og behandling. Du må vanligvis sørge for at ERP-systemet ditt kan lese det strukturerte formatet. De fleste operatører eller programvareleverandører kan hjelpe deg med den delen.

For mer inngående informasjon om sending og mottak av e-fakturaer, se vår nyeste e-bok.

Oppgrader økonomiprosessen din med moderne e-fakturering. Med Qvalia kan du transformere forretningsprosessene dine med vår automatiserte fakturahåndtering, avvikshåndtering og regnskap og analyse på postnivå. 

Snakk med oss eller besøk nettstedet vårt for å registrere deg gratis og komme i gang.