EDI a fakturácia: vývoj správy elektronických faktúr

Priznajme si to: Automatizácia a integrácia sú dnes cieľom každého podniku. Vďaka nim budú spoločnosti držať krok s konkurenciou v čase, keď sa technológie vyvíjajú a digitálna transformácia sa stáva normou.

A pre mnohé podniky sa prispôsobovanie týmto rýchlo sa meniacim trendom zvyčajne začína vo finančnom oddelení.

Spoločnosť Zion Market Research v roku 2019 predpovedala, že globálny trh s elektronickou fakturáciou dosiahne do roku 2026 hodnotu 20,529 miliardy USD s odhadovaným CAGR na úrovni 20,4 %. Vzhľadom na takéto odhady, ktoré vznikli ešte pred začatím globálnej pandémie, je jasné, že elektronická fakturácia a digitálne financie sú tu, aby zostali.

Je tiež dôležité, aby spoločnosti pochopili, prečo je elektronická fakturácia nielen príjemným, ale aj nevyhnutným riešením pre modernizáciu ich finančných procesov.

Vytvorili sme tento sprievodca, aby sme vám ukázali, ako sa faktúry vyvíjali od nástupu EDI až po modernejšie riešenia elektronickej fakturácie, ktoré poznáte dnes.

Elektronická fakturácia, alebo e-fakturácia, je distribúcia faktúr medzi dodávateľmi a odberateľmi v plne integrovanom digitálnom a štruktúrovanom formáte, vďaka čomu sú transakcie bezpečnejšie a ich spracovanie je výrazne jednoduchšie. 

Táto elektronická forma fakturácie zjednodušuje odosielanie, prijímanie a archiváciu faktúr, znižuje transakčné náklady a zvyšuje efektívnosť finančného spracovania v podnikaní vďaka automatizácii.

Elektronické faktúry obsahujú rovnaké informácie ako tradičné formáty. Hlavný rozdiel však spočíva v tom, že údaje sú štruktúrované ako číslice a znaky v pevných poliach, ktoré sú strojovo čitateľné. Táto automatizovaná zložka eliminuje tradičné riziká distribúcie spojené s manuálnou manipuláciou a spracovaním a môže zlepšiť procesy súvisiace s pohľadávkami.

Prechod na integrovanejší a automatizovanejší systém spracovania nákupných faktúr a fakturácie má jednoducho zmysel. Pre mnohé veľké podniky a inštitúcie je prechod na elektronickú fakturáciu digitálnym riešením, ktoré môžu využiť, aby udržali krok s rastúcim objemom faktúr. Je to ideálne riešenie na zvládnutie úspor z rozsahu v súvislosti s rastom vášho podniku.

Prechod však nebol vždy hladký. Elektronická fakturácia je vedľajším produktom raných systémov EDI a obmedzení, s ktorými sa stretávali.

Na spracovanie výmeny údajov medzi podnikmi, dodávateľmi a ďalšími subjektmi zapojenými do finančného procesu sa spoliehalo na tradičné systémy elektronickej výmeny údajov (EDI). Tieto systémy však boli objemné, vyžadovali konfiguráciu so zložitými implementáciami a vyžadovali systémy vyrobené na mieru. Pre mnohé menšie podniky, ktoré sa snažili prijať štandardné technické normy EDI, aby umožnili výmenu elektronických údajov medzi dvoma stranami, to bola štrukturálna nočná mora.  

Našťastie bolo zavedenie elektronickej fakturácie moderným riešením, na ktoré mohli prejsť podniky po celom svete. Na rozdiel od pevne zakódovaných EDI liniek a binárnych výmen, elektronická fakturácia druhej generácie využívala širokú internetovú infraštruktúru a VAN (Value Added Services) a ponúkala tak širšie riešenie.

Ponúkala rovnaké funkcie na podnikovej úrovni ako EDI, bez nutnosti náročných technických konfigurácií potrebných na jej fungovanie.

VAN sú prevádzkovatelia, ktorí eliminujú rigiditu EDI prostredníctvom zjednodušeného elektronického systému „poštovej schránky“ na fakturáciu. Títo prevádzkovatelia zabezpečujú, aby elektronické faktúry boli odosielané a prijímané správnymi stranami.

Elektronická fakturácia druhej generácie bola oveľa efektívnejšia ako tradičné pevne zakódované štrukturálne procesy EDI. Keďže však v súčasnosti existuje len obmedzená unifikácia alebo úplná globálna štandardizácia elektronickej fakturácie medzi operátormi, na umožnenie distribúcie medzi operátormi je stále potrebné vykonať menšie konfigurácie.

Existencia v uzavretej sieti znamenala aj určité prekážky v škálovateľnosti a problémy s distribučnými poplatkami. Podniky a inštitúcie museli zohľadňovať rôzne štandardy elektronických faktúr na globálnej a národnej úrovni. Našťastie, neskorší vývoj elektronického fakturovania tento formát len posunul ďalej.

Globálne zavádzanie cloudových a štandardizovaných technológií uľahčilo medzinárodnú interoperabilitu. Používatelia požadujú jednoduchosť a pohodlie pri digitálnom používaní, čo im ponúka elektronická fakturácia tretej generácie.

Vďaka jednotnejším elektronickým formátom sa tieto procesy distribúcie faktúr stali čoraz plynulejšími a intuitívnejšími.

Najviac používaným a najrýchlejšie sa rozširujúcim formátom na celom svete je Pan-European Public Procurement On-Line (Peppol). Tento formát sa používa v celej Európskej únii od roku 2019 a

sa vďaka svojej jednoduchosti použitia a nákladovej efektívnosti stal populárnym v mnohých krajinách, vrátane Kanady, Austrálie, Nového Zélandu a Singapuru.

Najväčšou výhodou Peppolu je využívanie otvorených sieťových štruktúr, ktoré eliminujú potrebu interoperability nezávislých a lokálnych prevádzkovateľov elektronických faktúr.

Pomocou identifikátora účastníka Peppol (Peppol ID), adresy pre elektronické faktúry a iné elektronické dokumenty, môžu používatelia rýchlo a intuitívne vymieňať elektronické faktúry a súbory. Kliknite sem, aby ste vyhľadali globálnu databázu identifikátorov Peppol.

Spoločnosti potrebujú len prístup k certifikovanému prístupovému bodu Peppol a jeho integráciu do svojho softvéru na správu faktúr alebo ERP, aby mohli plynule spracovávať komunikáciu a distribúciu elektronických faktúr. S našou službou prístupového bodu Peppol môžete začať rýchlo.

Táto tretia generácia elektronického fakturovania má potenciál transformovať veľké aj malé obchodné procesy. Integrovaný a priamy prístup je výhodný pre miestnych prevádzkovateľov elektronického fakturovania, ktorí sú vo veľkej miere závislí od poplatkov na generovanie príjmov v rámci svojich uzavretých sietí.

Nastavenie adresy doručenej pošty pre elektronické faktúry a registrácia v prístupovom bode Peppol certifikovanom EÚ sú prvými krokmi k transformácii vášho procesu financovania elektronických faktúr. V spoločnosti Qvalia poskytujeme elektronické faktúrovanie Peppol zadarmo.

Odosielanie zahŕňa štyri jednoduché kroky: zadávanie, konverzia, portál a prenos. Poskytovatelia softvéru, ako je Qvalia, zvyčajne zabezpečujú distribúciu, konverzie a doručenie, takže sa nemusíte o nič starať.

Prijímanie a účtovanie záväzkov je zložitejšia časť. Ľudské chyby a manuálne problémy môžu často zvýšiť riziko nesprávnej platby alebo nesprávneho riadenia financií. Elektronická fakturácia a EDI zabezpečujú, že základné informácie potrebné pre tento krok sú zadávané správne a efektívne prostredníctvom jednoduchého trojstupňového procesu prijímania: zadávanie, príprava a spracovanie. Zvyčajne je potrebné zabezpečiť, aby váš ERP systém vedel čítať štruktúrovaný formát. Väčšina operátorov alebo poskytovateľov softvéru vám s touto časťou môže pomôcť.

Prečítajte si našu najnovšiu elektronickú knihu, kde nájdete podrobnejšie informácie o odosielaní a prijímaní elektronických faktúr.

Modernizujte svoje finančné procesy pomocou moderného elektronického fakturovania. S Qvalia môžete transformovať svoje obchodné procesy pomocou automatizovaného spracovania faktúr, spracovania odchýlok a účtovníctva a analýzy na úrovni jednotlivých položiek. 

Kontaktujte nás alebo navštívte našu webovú stránku, kde sa môžete bezplatne zaregistrovať a začať.