EDI og fakturering: udviklingen inden for e-fakturahåndtering

Lad os se det i øjnene, automatisering og integration er målene for enhver virksomhed i dag. Det er sådan virksomheder vil holde trit med konkurrenterne i takt med, at teknologien udvikler sig, og digitale transformationer bliver normen.

Og for mange virksomheder starter tilpasningen til disse hurtigt skiftende tendenser som regel med økonomiafdelingen.

I 2019 forudsagde Zion Market Research, at det globale marked for e-fakturering ville nå 20,529 milliarder USD i 2026 med en anslået CAGR på 20,4%. Når man tænker på, at skøn som disse kom før den globale pandemi startede - er det klart, at e-fakturering og digital finansiering er kommet for at blive.

Det er også vigtigt, at virksomhederne forstår, hvad der gør e-fakturering ikke bare til en nice-to-have-løsning, men til et must-have, når det gælder modernisering af deres finansproces.

Vi har sammensat denne guide for at vise dig, hvordan fakturaer har udviklet sig gennem EDI til de mere moderne e-faktureringsløsninger, som du ser i dag.

Elektronisk fakturering, eller mere almindeligt kendt som e-fakturering, er distribution af fakturaer mellem leverandører og købere i et fuldt integreret digitalt og struktureret format, hvilket gør transaktionerne mere sikre og betydeligt nemmere at behandle. 

Denne elektroniske form for fakturering forenkler afsendelse, modtagelse og arkivering af fakturaer og reducerer transaktionsomkostningerne, samtidig med at den øger effektiviteten af virksomhedens finansielle behandling med automatisering.

E-fakturaer indeholder de samme oplysninger som de traditionelle formater. Den primære forskel er dog, at dataene er struktureret som cifre og tegn i faste og maskinlæsbare felter. Denne automatiserede komponent eliminerer de traditionelle distributionsrisici i forbindelse med manuel håndtering og behandling og kan forbedre debitorprocesserne.

Det giver god mening at gå over til et mere integreret og automatiserende system til behandling af købsfakturaer og fakturering. For mange store virksomheder og institutioner er skiftet til e-fakturering den digitale løsning, de kan anvende for at følge med den stigende strøm af fakturaer. Det er den ideelle løsning til at håndtere stordriftsfordele, efterhånden som din virksomhed vokser.

Overgangen var dog ikke altid problemfri. Faktisk er e-fakturering et biprodukt af de tidlige EDI-systemer og de begrænsninger, de havde.

Traditionelle EDI-systemer (Electronic Data Exchange) blev brugt til at håndtere udvekslingen af data mellem virksomheder, leverandører og andre aspekter af finansprocessen. Men disse systemer var omfangsrige, krævede konfiguration med komplekse implementeringer og specialbyggede systemer. Det var et strukturelt mareridt for mange mindre virksomheder, der forsøgte at indføre EDI's tekniske standardstandarder for at muliggøre udveksling af elektroniske data mellem to parter.  

Heldigvis var introduktionen af e-fakturering den moderne løsning, som virksomheder verden over kunne gå over til. Fra de hårdkodede EDI-hotlines og binære udvekslinger udnyttede anden generation af e-fakturering den brede internetinfrastruktur og VAN services (Value Added Services) til at tilbyde en bredere løsning.

Den tilbød den samme funktionalitet i virksomhedskvalitet som EDI uden de intensive tekniske konfigurationer, der var nødvendige for at få det hele til at fungere.

VAN er de operatører, der eliminerer stivheden ved EDI gennem et forenklet elektronisk "postkasse"-system til fakturering. Disse operatører sikrer, at e-fakturaer sendes og modtages af de rigtige parter.

Anden generation af e-fakturering var langt mere effektiv end de traditionelle EDI-hardkodede strukturelle processer. Men da der i øjeblikket kun er begrænset ensretning eller fuld global standardisering af e-fakturering blandt operatørerne, skal der stadig foretages mindre konfigurationer for at muliggøre distribution på tværs af operatørerne.

At være i et lukket netværk betød også visse barrierer for skalerbarhed og problemer med distributionsafgifter. Virksomheder og institutioner måtte tage hensyn til de forskellige e-fakturastandarder på globalt og nationalt plan. Heldigvis ville den senere udvikling af e-fakturering kun fremme dette format yderligere.

Den globale indførelse af mere cloud- og standardiserede teknologier har gjort simpel international interoperabilitet mere almindelig. Brugerne ønsker enkelhed og lethed i deres digitale brugeroplevelse, og tredje generation af e-fakturering tilbyder dette.

Med flere ensartede elektroniske formater at vælge imellem er disse faktureringsdistributionsprocesser blevet mere og mere problemfri og intuitive.

Det mest anvendte og hurtigst voksende format på verdensplan er Pan-European Public Procurement On-Line (Peppol). Dette format er blevet anvendt i hele EU siden 2019 og

er blevet mere internationalt udbredt på grund af sin brugervenlighed og omkostningseffektivitet, bl.a. i Canada, Australien, New Zeeland og Singapore.

Den største fordel ved Peppol er brugen af åbne netværksstrukturer, som eliminerer behovet for interoperabilitet mellem uafhængige og lokale e-fakturaoperatører.

Ved hjælp af en Peppol Participant Identifier (Peppol ID), adressen til e-fakturaer og andre e-dokumenter, kan brugerne udveksle e-fakturaer og filer hurtigt og intuitivt. Klik her for at søge i den globale database for Peppol ID'er.

Virksomhederne skal blot have adgang til et Peppol-certificeret adgangspunkt og integrere det i deres fakturahåndteringssoftware eller ERP, så kommunikation og distribution af e-fakturaer kan foregå problemfrit. Du kan hurtigt komme i gang med vores Peppol Access Point-service.

Denne tredje generation af e-fakturering har potentiale til at ændre store og små forretningsprocesser. Den integrerede og enkle tilgang har været en fordel for lokale e-faktureringsoperatører, som er stærkt afhængige af gebyrer for at generere indtægter inden for deres lukkede netværk.

Oprettelse af din indbakkeadresse for e-fakturaer og tilmelding til et EU-certificeret Peppol-adgangspunkt er de første skridt til at ændre din e-faktura-finansieringsproces. Hos Qvalia tilbyder vi Peppol e-fakturering gratis.

Afsendelse omfatter fire enkle trin: indtastning, konvertering, portal og overførsel. Softwareudbydere som Qvalia håndterer typisk distribution, konvertering og levering, så du har færre ting at bekymre dig om.

Modtagelse og kreditorer er den mere komplicerede del. Menneskelige fejl og manuelle problemer kan ofte øge risikoen for ukorrekt betaling eller dårlig forvaltning af økonomien. E-fakturering og EDI sikrer, at de vigtige oplysninger, der er nødvendige for dette trin, indtastes korrekt og effektivt gennem en enkel modtagelsesproces i tre trin: indtastning, forberedelse og behandling. Du skal typisk sikre dig, at dit ERP-system kan læse det strukturerede format. De fleste operatører eller softwareleverandører kan hjælpe dig med den del.

Hvis du vil have mere dybdegående oplysninger om at sende og modtage e-fakturaer, kan du læse vores seneste e-bog.

Opgrader din finansieringsproces med moderne e-fakturering. Med Qvalia kan du transformere dine forretningsprocesser med vores automatiserede fakturahåndtering, afvigelseshåndtering samt regnskab og analyser på enkeltpostniveau. 

Tal med os, eller besøg vores websted for at tilmelde dig gratis og komme i gang.