De invoering van elektronische facturering en elektronische aanbestedingen versnelt binnen het openbaar bestuur in Europa. Nu overheden en instellingen steeds meer overschakelen op digitalisering, automatisering en datagestuurde besluitvorming, zijn deze technologieën van cruciaal belang voor efficiëntie, transparantie en kostenbesparingen.
Een recent onderzoek dat in Zweden is uitgevoerd door DIGG, het Zweedse agentschap voor digitale overheid, biedt waardevolle inzichten voor gemeenten, regionale overheden en centrale overheidsinstanties. Met een responspercentage van 72% biedt het onderzoek inzicht in trends, uitdagingen en toekomstige behoeften op het gebied van digitale aanbestedingen en het beheer van financiële transacties.
Wat is e-procurement?
In de Zweedse publieke sector is e-procurement (in het rapport aangeduid als 'e-handel') de digitale afhandeling van inkoopprocessen tussen organisaties in de publieke sector en leveranciers. Het doel is om de efficiëntie, transparantie en controle van overheidsaankopen te vergroten. DIGG geeft de volgende definitie:
E-procurement verwijst naar het digitaal uitvoeren van het inkoopproces, van bestelling tot factuurbeheer. Het omvat het gebruik van gestandaardiseerde elektronische berichten voor het uitwisselen van bijvoorbeeld bestellingen, orderbevestigingen, leveringsmeldingen en facturen.
De groei van e-procurement
Volgens het onderzoek wordt e-procurement steeds meer de norm binnen de publieke sector, gedreven door de behoefte aan betere financiële controle en efficiëntie bij grootschalige aankopen.
- 70% van de organisaties in de publieke sector heeft e-procurement geïmplementeerd, een stijging van 5 procentpunten sinds de laatste meting in 2021.
- De acceptatiegraad hangt samen met de omvang van de organisatie: grotere entiteiten hebben vaker volledig geïmplementeerde e-procurement-systemen.
- Verbruiksartikelen, voedingsmiddelen, IT-apparatuur, deskundigenrapporten en apparatuur voor de gezondheidszorg zijn de meest voorkomende categorieën bij e-procurement.
- De acceptatie is aanzienlijk lager bij sociale diensten, personeelsgerelateerde aankopen, voertuigaankopen, transport en bouwprojecten.
Organisaties die gebruikmaken van e-procurement breiden hun leveranciersnetwerken uit en sturen elektronische bestellingen naar een toenemend aantal leveranciers. Dit toont een bredere verschuiving aan naar gestructureerde digitale inkoopkaders.
Voordelen van e-procurement
Overheidsinstanties erkennen in overgrote meerderheid de voordelen van e-procurement. Op een schaal van 5 punten beoordelen regio's en gemeenten de waarde ervan met respectievelijk 4,6 en 4,5, terwijl centrale instanties het met 3,9 beoordelen. Het meest gewaardeerde voordeel is verbeterde financiële controle, gevolgd door verhoogde efficiëntie en betere traceerbaarheid.
Bovendien is de implementatie van pre-goedkeuringsworkflows voordat orders worden geplaatst op alle overheidsniveaus toegenomen, waardoor het financiële beheer verder is versterkt.
E-facturering en standaardisatie
E-facturering is een gevestigde praktijk in het Europese openbaar bestuur, met name sinds de EU-richtlijn 2014/55/EU gestructureerde elektronische facturen verplicht stelt.
Belangrijkste bevindingen uit het onderzoek:
- 82% van alle facturen van leveranciers die door overheidsinstanties worden ontvangen, zijn e-facturen, waarmee het niveau van 2021 wordt gehandhaafd.
- Geautomatiseerde factuurverwerking en -goedkeuring neemt toe:meer dan 80% van de organisaties automatiseert de toewijzing van kosten, terwijl meer dan 60% automatische goedkeuringsworkflows toepast voor terugkerende facturen, zoals nutsvoorzieningen en abonnementen.
- Het aandeel van uitgaande e-facturen naar bedrijven is gestegen van 24% naar 50%, wat een sterke opwaartse trend laat zien in het gebruik van digitale facturering bij B2G- en B2B-transacties.
Ondanks de algemene vooruitgang zijn er echter nog steeds gemeenten en regio's waar de acceptatie van e-facturering aanzienlijke achterstanden vertoont, wat wijst op aanhoudende uitdagingen bij de volledige implementatie.
Peppol in digitale transacties
Peppol, het internationale netwerk voor zakelijke berichtenverkeer, speelt een steeds belangrijkere rol in digitale financiële transacties:
- 85% van de overheidsinstanties gebruikt Peppol voor leveranciersfacturen, een stijging ten opzichte van 54% bij de laatste meting.
- De acceptatiegraad ligt lager, namelijk58%voor uitgaande facturen, hoewel dit een stijging betekent ten opzichte van voorgaande jaren.
- De belangrijkste drijfveren voor de invoering van Peppol zijn de eisen van leveranciers en klanten, naleving van wet- en regelgeving en de behoefte aan een gestandaardiseerde, gestructureerde aanpak van e-facturering.
De groei van Peppol onderstreept het belang van internationale interoperabiliteit en naadloze digitale aanbestedingen over de grenzen heen.
Uitdagingen en ondersteuningsbehoeften
Hoewel er duidelijk vooruitgang is geboekt, melden organisaties in de publieke sector nog steeds aanzienlijke uitdagingen bij het verbeteren van hun mogelijkheden op het gebied van elektronische facturering en elektronische aanbestedingen.
- 41% van de respondenten geeft aan dat er behoefte is aan extra ondersteuning om digitale inkoop- en factureringsprocessen verder te ontwikkelen.
- De belangrijkste belemmeringen voor zijn financiële en personele middelen, gevolgd door de behoefte aan onderwijs en opleiding over best practices op het gebied van digitale aanbestedingen.
- Grotere overheidsinstanties en regionale besturen hebben de grootste behoefte aan ondersteuning, met name op het gebied van communicatie met leveranciers en naleving van regelgeving.
Belangrijkste conclusies voor de toekomst van digitale inkoop
Het rapport onderstreept een gestage verschuiving naar volledig digitale en geautomatiseerde financiële workflows in de publieke sector. Er zijn echter verschillende belangrijke trends en prioriteiten naar voren gekomen:
- Voortdurende uitbreiding van e-procurement – Meer organisaties integreren digitale procurement-workflows, maar de acceptatie verschilt per categorie en sector.
- Meer vertrouwen op AI en automatisering – Geautomatiseerde workflows voor factuurvalidatie, classificatie en goedkeuring verminderen de handmatige verwerkingstijd en verbeteren het financieel beheer.
- Interoperabiliteit en standaardisatie – Peppol wordt essentieel voor naadloze, grensoverschrijdende e-facturering.
- Investeren in middelen en opleiding – Het aanpakken van financiële en kenniskloven zal van cruciaal belang zijn om ervoor te zorgen dat alle overheidsniveaus deze technologie volledig omarmen.
Wilt u meer weten over de digitale transformatie van verkoop- en aankooptransacties voor bedrijven en overheden? Bekijk dan deze whitepaper.
Gerelateerde artikelen
Nu AI van theorie naar praktijk is overgegaan, zijn er maar weinig sectoren die hier meer van kunnen profiteren dan de financiële sector, van boekhouding tot inkoopprocessen.
Geïntegreerde digitale handel (IDT) verwijst naar de naadloze uitwisseling van goederen, diensten en informatie tussen bedrijven via digitale platforms en technologieën.
Om vooruitgang te boeken met de digitale transformatie in e-procurement, is het verbeteren van de kwaliteit van financiële gegevens een hoeksteen voor het bereiken van efficiëntie door middel van snelheid, automatisering en inzichtelijke analyses. Hieronder leest u waarom u gestructureerde gegevens nodig hebt in uw e-procurementprocessen.