Hoe berekent u het rendement op uw investering in automatisering van uw crediteurenadministratie?

Om te overleven en te floreren in de huidige concurrerende markt moet je op de hoogte blijven van trends en ontwikkelingen in de sector en manieren vinden om meer waarde te bieden dan je concurrenten.

Door die hyperfocus op groei en conversies en het streven naar meer omzet, inkomsten en winst negeren veel bedrijven de verborgen waarde die te ontdekken valt in hun cruciale interne financiële processen.

Een gebied dat veel bedrijven vaak over het hoofd zien, is crediteurenadministratie (AP) en de waarde die AP-automatisering biedt.

De buzz rond AP-automatisering is misschien niet zo groot als die rond marketing- of verkoopautomatisering, maar de impact ervan is aanzienlijk. Deze technologie creëert waarde door de crediteurenadministratie te stroomlijnen en geeft u meer controle over uw financiële processen.

En hoewel AP-automatisering geen inkomsten genereert, kan het aanzienlijke kostenbesparingen opleveren als je weet waar je moet zoeken.

Hoe kunt u dan het rendement op investering van een investering in automatisering van crediteurenadministratie berekenen? Laten we dat eens bekijken.

Geen enkel bedrijf produceert alle benodigde gereedschappen, materialen en diensten zelf. De meeste bedrijven kopen wat ze nodig hebben in bij externe bedrijven, die als leveranciers fungeren. Crediteurenadministratie is een onderdeel van bedrijfsfinanciën dat zich richt op het beheer van betalingen aan uw leveranciers. De meeste, maar niet alle, van deze uitgaven worden vooraf besteld.

Doorgaans levert de leverancier het product en stuurt hij een factuur naar uw organisatie voor betaling. De precieze details van dit proces variëren afhankelijk van de aard van de bestelling, de branche en individuele bedrijfsprotocollen.

Sommige financiële teams maken onderscheid tussen crediteuren en handelsschulden. Crediteuren is doorgaans een overkoepelende term die alle kortlopende schulden omvat die een bedrijf aan zijn leveranciers verschuldigd is. Handelsschulden hebben alleen betrekking op voorraadgerelateerde producten die nodig zijn om het grootste deel van het bedrijf te runnen.

Een supermarkt heeft bijvoorbeeld voedingsmiddelen en dranken als onderdeel van de handelsschulden. Schoonmaakleveranciers kunnen echter alleen maar worden beschouwd als crediteuren.

U kunt ook de term 'debiteuren' tegenkomen, wat in feite hetzelfde proces is voor de leverancier. Wanneer u uw leveranciers betaalt, krijgt u een boeking in uw crediteurenadministratie en voegen de leveranciers een soortgelijke boeking toe aan hun debiteurenadministratie.

Met andere woorden, het is een van de kernfuncties waarin zakelijke relaties in de praktijk tot uiting komen.

Er zijn meerdere stappen nodig om deze betalingen te verrichten, en niet alle stappen hoeven met de hand te worden uitgevoerd.

Facturen komen bij het bedrijf binnen via e-mails, fysieke documenten en in toenemende mate elektronische facturen via speciale e-netwerken zoals Peppol. Ze moeten het proces van goedkeuring, controle, archivering en uiteindelijk betaling doorlopen. Maar zelfs daarvoor moet iemand de documenten sorteren en ordenen.

Om fouten te controleren, moeten financiële teams en individuele kopers elke factuur controleren om er zeker van te zijn dat het overeengekomen bedrag correct is. Elke factuur moet ook voorzien zijn van relevante informatie, zoals de aankoopcontext en ordergegevens. Dit langdurige proces omvat doorgaans het terugvinden van de order bij de leverancier.

Zelfs één gemiste of onjuist ingediende factuur kan leiden tot vertraagde toekomstige leveringen, waardoor uw vermogen om uw klanten te bedienen mogelijk in het gedrang komt.

Het kan ook kapitaalverlies veroorzaken als gevolg van bijvoorbeeld verkeerd beheer van de btw, dubbele betalingen en te hoge betalingen.

Door te kijken hoe je AP-balans elk jaar verandert, krijg je inzicht in de richting van het bedrijf. Als het saldo bijvoorbeeld stijgt, betekent dit dat de organisatie meer producten en diensten op krediet koopt. AP is dus een handig hulpmiddel om je cashflow te beheren.

Elke stap van het proces kost het bedrijf tijd om te voltooien. Houd rekening met salariskosten bij het berekenen van hoeveel crediteurenadministratie uw organisatie kost.

Wat kunt u winnen bij het automatiseren van het beheer van crediteurenadministratie? Het antwoord is meer dan alleen omzet, want een efficiënt en gestroomlijnd betalingssysteem vergroot indirect de kans op succes van uw bedrijf.

Als je probeert om je crediteurenadministratie handmatig te doen, kan dat leiden tot vertraagde betalingen aan leveranciers. Die gaan dan niet alleen boetes in rekening brengen, maar zullen ook minder snel met je willen samenwerken en je merk steunen.

De kwaliteit van de producten en diensten die uw organisatie levert, hangt rechtstreeks samen met de materialen die u van leveranciers ontvangt. Een slechte betalingsplanning kan leiden tot een verminderde kwaliteit, wat de kracht van uw merk bij potentiële kopers kan verminderen.

Het is moeilijk voor uw bedrijf om op te schalen wanneer inefficiënte AP uw workflow belemmert. Het vinden van manieren om uw lijst met leveranciers uit te breiden zonder uw medewerkers te belasten, moet een prioriteit zijn.

AP-fouten kunnen kostbaar zijn en de winst van uw bedrijf schaden. Verouderde software of processen, of menselijke fouten, leiden vaak tot bijvoorbeeld fouten in btw en betalingen. Deze fouten zorgen er op hun beurt voor dat er geld uit uw proces weglekt, wat erg lastig te detecteren kan zijn binnen bestaande activiteiten. In organisaties met grote transactievolumes kan dit elk jaar oplopen tot aanzienlijke bedragen.

De voordelen van automatisering zijn bekend bij elke vooruitstrevende specialist, manager of bedrijfseigenaar. Door repetitieve taken uit te besteden aan software en cloudgebaseerde diensten, maakt u werkuren vrij voor werknemers en vermindert u de kans op menselijke fouten.

Voor de meeste bedrijven is crediteurenadministratie nog steeds een proces dat veel handmatig werk met zich meebrengt. Laten we eens kijken wat automatisering voor je crediteurenadministratie kan betekenen en of je daar geld mee kunt verdienen.

Geautomatiseerde AP gaat gepaard met verschillende initiële investeringen, waaronder de volgende:

Om het rendement op investering (ROI) te berekenen, moeten we ook kijken naar wat u uit een geautomatiseerde AP-service haalt.

Wat levert deze geautomatiseerde verwerkingstechnologie u op? Als u weet wat het 'rendement' van uw 'investering' is, kunt u de initiële implementatiekosten beter rechtvaardigen.

Wanneer u uw zakelijke betalingssysteem optimaliseert, profiteert u niet alleen van directe voordelen, maar ook van voordelen die zich later zullen voordoen.

Nu u hebt besloten om de crediteurenadministratie in uw organisatie te stroomlijnen, wat is dan de volgende stap?

Praat met uw teams. Overleg met de financiële en IT-afdelingen om te bepalen wat er op het gebied van crediteurenadministratie moet worden verbeterd. Zijn er wettelijke of technische vereisten waarmee rekening moet worden gehouden?
Zoek een oplossing. Zoek naar diensten die aan uw voorkeuren voldoen. Op welke manieren verwerkt uw bedrijf doorgaans betalingsinformatie en hoe kan deze oplossing dat automatiseren? Maak een lijst om de prijsstructuur en de exacte geadverteerde functies te vergelijken. Identificeer de meest toekomstbestendige leveranciers. Wees u bewust van AP-softwareleveranciers die geen toekomstbestendige digitale mindset hebben aangenomen en alleen het proces van gisteren digitaliseren.
Werk samen aan de implementatie. Maak gebruik van uw IT- en crediteurenadministratieteamleden om ervoor te zorgen dat de overgang naar een geautomatiseerd systeem vlekkeloos verloopt. Integreer de oplossing indien van toepassing met uw enterprise resource planning-systeem.

Verlies geen inkomsten in het volgende financiële kwartaal. Profiteer zo snel mogelijk van de voordelen van automatisch factuurbeheer. Het kan een van de meest ingrijpende investeringen zijn die uw financiële afdeling doet.

Maak niet de fout om je alleen te richten op omzet en groei. Deze twee aspecten zijn ontzettend belangrijk, maar je kunt op verschillende manieren kostenbesparingen realiseren en de productiviteit in je hele bedrijf verbeteren.

Automatisering van crediteurenadministratie draait om het optimaliseren van essentiële financiële taken om kosten te verlagen, vertragingen te elimineren en verstoring van uw kernprocessen tot een minimum te beperken.

Krijg snel een schatting van uw ROI voor het gebruik van de nieuwste generatie AP-software; doe de twee minuten durende quiz over de ROI-calculator voor crediteurenadministratie.

Bent u geïnteresseerd in alles wat AP-automatisering voor uw bedrijf kan betekenen? Wilt u weten hoe u het rendement van AP-automatisering kunt berekenen? Maak vandaag nog een afspraak voor een demo met een van onze AP-specialisten om aan de slag te gaan.