5 voordelen van datagestuurde crediteurenadministratieteams

Als u niet weet waar uw geld naartoe gaat, loopt u het risico uw budget te verliezen door ongecontroleerde uitgaven, verkeerd toegewezen middelen, efficiëntieknelpunten en andere onnodige verliezen. Crediteurenadministratieafdelingen zijn bedoeld om kortlopende verplichtingen, geld dat het bedrijf verschuldigd is aan zijn leveranciers, debiteuren of zelfs zijn klanten, te beheren en bij te houden.

Gezien het sterk op statistieken gebaseerde en kwantificeerbare karakter van AP, kunnen de activiteiten ervan de sleutel zijn tot het efficiënt houden van de uitgaven van de organisatie en tegelijkertijd ervoor zorgen dat u weloverwogen zakelijke beslissingen kunt nemen over toekomstige financiële activiteiten.

Data-analyse kan essentieel zijn voor het AP-proces om uw hele organisatie te helpen betere beslissingen te nemen. Dit is wat een datagestuurd AP-team u kan helpen bereiken:

Het AP-management gebruikt relevante statistieken om taken voor de afdeling te plannen en middelen toe te wijzen waar ze het meest nodig zijn. Als u bijvoorbeeld merkt dat er in januari een groot aantal facturen wordt ingediend, kunt u plannen om volgend jaar rond die tijd meer personeel in te zetten om alle AP-werkzaamheden te helpen afhandelen.

Planning kan ook worden uitgebreid tot het verminderen van knelpunten in het proces. Knelpunten ontstaan wanneer het aantal facturen dat uw teams kunnen verwerken aanzienlijk wordt overschreden door het aantal dat u ontvangt. AP-managers die zich in deze situatie bevinden, moeten AP-statistieken gebruiken om te bepalen hoe het probleem kan worden opgelost. Als handmatige gegevensinvoer de boosdoener is, overweeg dan om automatiseringsoplossingen te implementeren die zijn ontworpen voor accounts payable-teams.

Incidentele fouten op de financiële afdeling zijn onvermijdelijk, vooral als u voor het grootste deel van het werk afhankelijk bent van menselijke input. Gemiste betalingen, dubbele transacties en verkeerde bedragen komen af en toe voor, en door deze fouten bij te houden aan de hand van gegevensstatistieken krijgt u inzicht in waar u de cashflow en financiële gezondheid van het bedrijf kunt verbeteren.

AP-teams kunnen zich richten op efficiëntie bij het werken met gegevens en statistieken. Vertragingen bij de verwerking kunnen leiden tot boetes voor te late betaling of ervoor zorgen dat u kortingen voor vroege betaling misloopt.

Duik diep in de kosten voor het verwerken van een enkele factuur. Hoeveel betaalt u aan personeel voor handmatige taken die mogelijk geautomatiseerd kunnen worden? Doen de software en tools waarvoor u betaalt hun werk? Een holistische aanpak laat u zien welke specifieke stappen mogelijk geoptimaliseerd moeten worden.

U werkt met een grote verscheidenheid aan partners en bedrijven, dus het ligt voor de hand dat er ook een grote verscheidenheid aan betaalmethoden is. AP-teams hebben vaak moeite met het verwerken van meerdere methoden, zoals:

Elk van deze opties vereist doorgaans een eigen specifiek systeem voor verwerking, met als gevolg dat er meer geïnvesteerd moet worden om ze op tijd af te krijgen.

Houd bij welke betaalmethoden gangbaar zijn binnen uw organisatie. Is er ruimte voor consolidatie? Maakt u gebruik van uw integratiemogelijkheden met banken, AP-software of andere diensten of oplossingen?

Het op tijd betalen van uw zakenpartners is een uitstekende manier om uw professionele relaties te versterken. Een snelle, eenvoudige transactie impliceert een bepaald niveau van vertrouwen in uw bedrijf. Daarom bieden sommige bedrijven kortingen aan voor goede betalingsgewoonten.

Een van de belangrijkste prestatie-indicatoren om bij te houden, is hoeveel kortingen voor vroege betaling u hebt weten te behalen van alle kortingen die u zijn aangeboden. Door dit cijfer te maximaliseren, laat u zien dat uw bedrijf een gezonde cashflow heeft en betrouwbaar is voor toekomstige transacties.

Een verwante maatstaf is hoe goed uw bedrijf de facturen verwerkt die u ontvangt. Sommige partners kiezen ervoor om elektronische facturen te versturen in plaats van papieren facturen, dus zorg ervoor dat uw teams beide soorten facturen kunnen verwerken. Vertragingen bij de verwerking zijn alleen maar frustrerend voor beide partijen en kunnen worden voorkomen door automatisering van de crediteurenadministratie.

Het is u waarschijnlijk opgevallen dat we tot nu toe al een aantal keer automatisering hebben genoemd. Voor afdelingen zoals financiën, waar veel gegevens moeten worden ingevoerd, informatie moet worden verwerkt en analyses moeten worden uitgevoerd, is er een groot risico op menselijke fouten en inefficiëntie als gevolg van handmatig werk.

Als CFO is het misschien tijd om nieuwe oplossingen voor financieel beheer te overwegen. Zorg dat u gelijke tred houdt met de concurrentie door meer digitalisering te ondersteunen met e-facturen en e-orders, evenals geautomatiseerde processen, het wegwerken van knelpunten en repetitieve dagelijkse taken zoals factuurvalidatie en masterdatabeheer, en nog veel meer. Download het e-book Automatisering voor CFO's.