Hoe berekent u het rendement op uw investering in de automatisering van uw crediteurenadministratie?

Om te overleven en te floreren in de huidige concurrerende markt moet je op de hoogte blijven van trends en ontwikkelingen in de sector en manieren vinden om meer waarde te bieden dan je concurrenten.

Door die extreme focus op groei en conversies en het streven naar meer omzet, inkomsten en winst, zien veel bedrijven de verborgen waarde over het hoofd die in hun cruciale interne financiële processen op ontdekking wacht.

Een aspect dat veel bedrijven vaak over het hoofd zien, is de crediteurenadministratie (AP) en de voordelen die automatisering daarvan biedt.

Er wordt misschien niet zo veel over AP-automatisering gesproken als over marketing- of verkoopautomatisering, maar de impact ervan is aanzienlijk. Deze technologie creëert meerwaarde door de processen rond crediteurenadministratie te stroomlijnen en biedt u meer grip op uw financiële processen.

En hoewel AP-automatisering op zich geen inkomsten oplevert, kan het wel aanzienlijke kostenbesparingen opleveren als je weet waar je op moet letten.

Hoe kun je dan het rendement op je investering in automatisering van de crediteurenadministratie berekenen? Laten we dat eens bekijken.

Geen enkel bedrijf produceert alle gereedschappen, materialen en diensten die het nodig heeft. De meeste bedrijven kopen wat ze nodig hebben in bij externe bedrijven, die als leveranciers fungeren. Crediteurenadministratie is een onderdeel van de bedrijfsfinanciën dat zich richt op het beheer van betalingen aan uw leveranciers. De meeste, maar niet alle, van deze uitgaven worden vooraf besteld.

Meestal levert de leverancier het product en stuurt hij een factuur naar uw organisatie ter betaling. De precieze details van dit proces variëren afhankelijk van de aard van de bestelling, de branche en de specifieke bedrijfsprocedures.

Sommige financiële afdelingen maken onderscheid tussen crediteuren en leverancierscrediteuren. Crediteuren is doorgaans een overkoepelende term voor alle kortlopende schulden die een bedrijf aan zijn leveranciers heeft. Leverancierscrediteuren hebben uitsluitend betrekking op voorraadgerelateerde producten die nodig zijn voor het grootste deel van de bedrijfsvoering.

Een supermarkt heeft bijvoorbeeld voedingsmiddelen en dranken opgenomen onder de handelsschulden. Leveranciers van schoonmaakproducten kunnen daarentegen louter als crediteuren worden beschouwd.

Je komt misschien ook de term ‘debiteuren’ tegen; dit is in feite het tegenhangerproces voor de leverancier. Wanneer je je leveranciers betaalt, wordt er een boeking in je crediteurenadministratie opgenomen, en de leveranciers voegen een soortgelijke boeking toe in hun debiteurenadministratie.

Met andere woorden, het is een van de kernfuncties waarin zakelijke relaties in de praktijk tot uiting komen.

Bij het verrichten van deze betalingen zijn meerdere stappen nodig, en die hoeven niet allemaal handmatig te worden uitgevoerd.

Facturen komen bij het bedrijf binnen via e-mail, papieren documenten en, in toenemende mate, elektronische facturen via speciale elektronische netwerken zoals Peppol. Ze moeten het proces van goedkeuring, controle, archivering en uiteindelijk betaling doorlopen. Maar nog voordat het zover is, moet iemand de documenten sorteren en ordenen.

Om fouten op te sporen, moeten financiële afdelingen en individuele inkopers elke factuur controleren om er zeker van te zijn dat het overeengekomen bedrag klopt. Bij elke factuur moet ook relevante informatie worden bijgevoegd, zoals de context van de aankoop en de bestelgegevens. Dit tijdrovende proces houdt doorgaans in dat de bestelling moet worden teruggevoerd naar de leverancier.

Zelfs één gemiste of onjuist ingediende factuur kan leiden tot vertragingen bij toekomstige leveringen, waardoor u mogelijk niet meer in staat bent om uw klanten te bedienen.

Het kan ook leiden tot kapitaalverlies, bijvoorbeeld als gevolg van verkeerd beheerde btw, dubbele betalingen en te hoge betalingen.

Door te kijken hoe de crediteurenbalans van jaar tot jaar verandert, krijg je inzicht in de koers van het bedrijf. Een stijging van het crediteurenbedrag wijst er bijvoorbeeld op dat de organisatie meer producten en diensten op krediet inkoopt. De crediteurenbalans is daarmee een nuttig hulpmiddel voor het beheer van de cashflow.

Elke stap kost het bedrijf tijd om te voltooien. Houd rekening met de salariskosten wanneer u berekent hoeveel de verwerking van crediteuren uw organisatie kost.

Wat levert het automatiseren van het beheer van crediteurenkosten u op? Het antwoord is meer dan alleen omzet, want een efficiënt en gestroomlijnd betalingssysteem vergroot indirect de kans op succes voor uw bedrijf.

Als u probeert uw crediteurenadministratie handmatig te regelen, kan dit leiden tot vertraagde betalingen aan leveranciers, die niet alleen boetes in rekening zullen brengen, maar ook minder geneigd zullen zijn om met u samen te werken en uw merk te ondersteunen.

De kwaliteit van de producten en diensten die uw organisatie levert, hangt rechtstreeks samen met de materialen die u van leveranciers ontvangt. Een gebrekkige betalingsplanning kan leiden tot een verminderde kwaliteit, wat de reputatie van uw merk bij potentiële kopers kan schaden.

Het is moeilijk voor uw bedrijf om te groeien als inefficiënte verwerking van crediteuren uw workflow belemmert. Het vinden van manieren om uw leveranciersbestand uit te breiden zonder uw medewerkers extra te belasten, zou een prioriteit moeten zijn.

Fouten in de boekhouding kunnen kostbaar zijn en de winst van uw bedrijf aantasten. Verouderde software of processen, of menselijke fouten, leiden vaak tot bijvoorbeeld fouten in de btw-aangifte en betalingen. Deze fouten zorgen er op hun beurt voor dat er geld uit uw processen weglekt, wat binnen de bestaande bedrijfsvoering erg lastig te detecteren kan zijn. In organisaties met grote transactievolumes kan dit jaarlijks oplopen tot aanzienlijke bedragen.

De voordelen van automatisering zijn bekend bij elke vooruitstrevende specialist, manager of ondernemer. Door repetitieve taken uit te besteden aan software en clouddiensten, creëert u meer tijd voor uw medewerkers en verkleint u de kans op menselijke fouten.

De crediteurenadministratie is voor de meeste bedrijven nog steeds een proces dat veel handmatig werk met zich meebrengt. Laten we eens bekijken wat de impact van automatisering op uw crediteurenadministratie is en of u rendement op uw investering kunt verwachten.

Geautomatiseerde crediteurenadministratie brengt diverse initiële investeringen met zich mee, waaronder de volgende:

Om het rendement op investering (ROI) te berekenen, moeten we ook kijken naar wat een geautomatiseerde AP-dienst u oplevert.

Wat levert deze geautomatiseerde verwerkingstechnologie u op? Als u weet wat het ‘rendement’-gedeelte van ‘rendement op investering’ inhoudt, kunt u de initiële implementatiekosten beter rechtvaardigen.

Wanneer u het betalingssysteem van uw bedrijf optimaliseert, profiteert u niet alleen van directe voordelen, maar ook van voordelen op de langere termijn.

Nu u hebt besloten om de crediteurenadministratie binnen uw organisatie te stroomlijnen, wat is dan de volgende stap?

Praat met uw teams. Overleg met de financiële en IT-afdelingen om vast te stellen wat er op het gebied van crediteurenadministratie moet worden verbeterd. Zijn er wettelijke of technische vereisten waarmee rekening moet worden gehouden?
Zoek een oplossing. Ga op zoek naar diensten die aan uw wensen voldoen. Op welke manieren verwerkt uw bedrijf doorgaans betalingsgegevens en hoe kan deze oplossing die processen automatiseren? Stel een lijst op om de prijsstructuur en de exacte aangeboden functies te vergelijken. Identificeer de meest toekomstbestendige leveranciers. Wees u bewust van AP-softwareleveranciers die geen toekomstbestendige digitale mindset hebben en slechts de processen van gisteren digitaliseren.
Werk samen aan de implementatie. Schakel uw IT- en crediteurenadministratieteam in om ervoor te zorgen dat de overgang naar een geautomatiseerd systeem vlekkeloos verloopt. Integreer de oplossing met uw ERP-systeem indien van toepassing.

Laat dit kwartaal geen omzet mislopen. Profiteer zo snel mogelijk van de voordelen van geautomatiseerd factuurbeheer. Het kan een van de meest impactvolle investeringen zijn die uw financiële afdeling doet.

Maak niet de fout om je alleen op omzet en groei te richten. Deze twee aspecten zijn weliswaar van groot belang, maar er zijn tal van manieren waarop je binnen je hele bedrijf kosten kunt besparen en de productiviteit kunt verbeteren.

Bij de automatisering van de crediteurenadministratie gaat het om het optimaliseren van essentiële financiële taken om kosten te verlagen, vertragingen te voorkomen en verstoring van uw kernprocessen tot een minimum te beperken.

Krijg snel een indicatie van uw ROI bij de implementatie van de nieuwste generatie AP-software; vul de korte quiz van twee minuten in met de ROI-calculator voor crediteurenadministratie.

Wilt u ontdekken wat AP-automatisering allemaal voor uw bedrijf kan betekenen? Wilt u weten hoe u het rendement op uw investering in AP-automatisering kunt berekenen? Boek dan vandaag nog een demo met een van onze AP-specialisten om aan de slag te gaan.