ما هي تكلفة الأخطاء المتعلقة بالذمم الدائنة؟
بقلم Qvalia | تم التحديث في أكتوبر 2026
أخطاء الحسابات الدائنة هي أخطاء تحدث في طريقة تسجيل فواتير الموردين وتقييدها وسدادها، مثل أخطاء خصم ضريبة القيمة المضافة، والمدفوعات الزائدة، والمدفوعات المزدوجة. وتتمثل تكلفتها في الأموال المفقودة بشكل مباشر، بالإضافة إلى الوقت الذي يقضيه الموظفون في اكتشاف هذه الأخطاء وتصحيحها، وكلاهما يزداد مع كل فاتورة يتم التعامل معها يدويًّا.
على الرغم من أن المؤسسات في دول الشمال الأوروبي تُعد من بين الأكثر تطوراً من الناحية التكنولوجية، إلا أن الأخطاء في حسابات الدائنين لا تزال تؤثر سلباً على نتائجها النهائية. فقد يتفاقم أصغر الأخطاء وأبسطها ليتخذ أبعاداً كبيرة إذا لم تتم إدارة العمليات المالية وبيانات المعاملات بشكل سليم.
غالبًا ما تتطابق المعاملات بين الشركات (B2B) في الوقت الحاضر مع إجراءات إصدار الفواتير. وعلى الرغم من أن أساسيات الفاتورة تظل كما هي، إلا أن درجة تعقيدها وحجمها قد يختلفان بشكل كبير. فهي عملية متكاملة من البداية إلى النهاية، يشارك فيها طرفان على الأقل. ومع تزايد التعقيد — بدءًا من ضريبة القيمة المضافة، والشروط، وبنود الفاتورة، وصولاً إلى الأرصدة الدائنة ومحاولات الاحتيال — فإن الأخطاء تصبح أمرًا لا مفر منه.
من السهل إلقاء اللوم على العوامل البشرية. لكن الحقيقة هي أنه على الرغم من أن بزوغ فجر التحول الرقمي قد أدى إلى زيادة الكفاءة والتحكم، فإن الأخطاء لا تزال تشكل مشكلة. وغالبًا ما يعود السبب في ذلك إلى مشكلة في إدارة البيانات. فنظم تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وبرامج العمليات المالية تحاكي العمليات التقليدية وتعمل في صوامع منفصلة. وما نحتاجه بدلاً من ذلك هو نموذج جديد، وقدرات تسمح بالاستفادة الكاملة من قواعد إدارة البيانات والرقمنة. بالنسبة للإنسان والآلة، سواء كان المدير المالي أو مدير تكنولوجيا المعلومات، فإن الكمال ليس غاية في حد ذاته، بل عملية مستمرة.
تكلفة الأخطاء: دراسة «كفاليا» في دول الشمال (بيانات عام 2020)
قامت شركة «كفاليا» بتحليل حسابات الدائنين والعمليات المحاسبية لـ 100 مؤسسة كبيرة في دول الشمال الأوروبي لقياس التكلفة الفعلية للأخطاء المتعلقة بالمعاملات. تستند الدراسة إلى فواتير عام 2020، وقد نُشرت في عام 2021.
النتائج الرئيسية
- قامت شركة «كفاليا» بتحليل 20,872,182 فاتورة شراء صادرة في عام 2020، أصدرتها 100 شركة موزعة بالتساوي بين الدنمارك وفنلندا والنرويج والسويد.
- تمت معالجة أو قيد ما مجموعه 21,569 فاتورة بشكل خاطئ، ودخلت إلى نظام المحاسبة دون أن يتم اكتشاف ذلك. ويمثل هذا الرقم 0.10% من إجمالي الفواتير التي تم تحليلها.
- تم الكشف عن معظم الأخطاء داخليًّا من قِبل فريق الشؤون المالية ولم تصل أبدًا إلى قسم المحاسبة. وقد قُدر العدد الإجمالي للفواتير التي تحتوي على أخطاء بخمسة أضعاف العدد الذي تم اكتشافه: 107,845 فاتورة، أو ما يعادل 0.52% من إجمالي الفواتير التي تمت معالجتها.
- قضت فرق الشؤون المالية ما يقدر بـ 22.5 يوم عمل لكل مؤسسة في تصحيح الأخطاء.
- لم تؤدِ سوى 172 فاتورة (0.0008٪) إلى أخطاء في الدفع.
- تكبدت الشركات المائة خسارة إجمالية قدرها 12,347,183 يورو بسبب الأخطاء في المعالجة. وبتوزيع هذا المبلغ على جميع الفواتير التي تمت معالجتها، فإن ذلك يمثل خسارة متوسطة قدرها 0.59 يورو لكل فاتورة.
- سجلت فنلندا أعلى معدل إجمالي للأخطاء (بما في ذلك الأخطاء التي تم تصحيحها داخليًّا) بنسبة 1.64% من إجمالي المعاملات. أما السويد، فقد سجلت أدنى معدل بنسبة 0.10%.
النتائج حسب البلد
| النظام المتري | الدول الاسكندنافية | الدنمارك | النرويج | السويد | فنلندا |
|---|---|---|---|---|---|
| المنظمات التي خضعت للتحليل | 100 | 25 | 25 | 25 | 25 |
| الفواتير التي تم تحليلها | 20,872,182 | 4,360,246 | 4,460,918 | 7,273,356 | 4,777,662 |
| الأخطاء التي مرت دون أن يتم اكتشافها | 21,569 | 978 | 3,368 | 1,506 | 15,717 |
| إجمالي الأخطاء، بما في ذلك التصحيحات الداخلية | 107,845 (0.52%) | 4,890 (0.11%) | 16,840 (0.38%) | 7,530 (0.10%) | 78,585 (1.64%) |
| أخطاء الدفع | 172 (0.0008%) | 18 (0.0004٪) | 60 (0.0013%) | 46 (0.0006%) | 48 (0.0010%) |
| الخسارة الإجمالية بسبب الأخطاء | EUR 12,347,183 | EUR 721,375 | EUR 3,076,729 | EUR 4,904,093 | EUR 3,644,987 |
| متوسط الخسارة لكل فاتورة | EUR 0.59 | EUR 0.17 | EUR 0.69 | EUR 0.67 | EUR 0.76 |
سجلت الدنمارك أقل نسبة من أخطاء الدفع بين الدول الأربع. وبلغ متوسط الخسارة لكل فاتورة فيها أقل من ثلث المتوسط في دول الشمال.
بلغ معدل الأخطاء في النرويج أكثر من ثلاثة أضعاف معدل الأخطاء في السويد، التي سجلت أدنى مستوى إجمالي للأخطاء. كما كان متوسط الخسارة لكل فاتورة فيها أعلى من المتوسط في دول الشمال.
قدمت السويد، التي تُعد أكبر اقتصاد في المنطقة، أكبر مجموعة بيانات من الفواتير. وكان إجمالي مستوى الأخطاء فيها هو الأدنى بين الدول الأربع جميعها، في حين كان متوسط الخسارة لكل فاتورة أعلى قليلاً من المتوسط.
وقد برزت فنلندا في أكثر من جانب. فقد كان إجمالي معدل الأخطاء فيها أعلى بكثير من أي دولة أخرى من الدول الاسكندنافية، مما أدى إلى ارتفاع المتوسط بشكل كبير. كما كان متوسط الخسارة لكل فاتورة فيها هو الأعلى أيضًا.
كيف أُجريت الدراسة
تم جمع العينة من 100 شركة تم اختيارها عشوائيًا، بواقع 25 شركة من كل من الدنمارك والنرويج والسويد وفنلندا، وجميعها تحقق إيرادات سنوية تبلغ 100 مليون يورو أو أكثر. واستندت الدراسة إلى مشاريع عملاء شركة «كفاليا» خلال عام 2020، حيث تم تحليل ما مجموعه 20,872,182 فاتورة وقيدًا محاسبيًّا. وتشمل القطاعات الممثلة في الدراسة تجارة التجزئة، والتصنيع، والخدمات المالية، وتكنولوجيا المعلومات والاتصالات، والبناء، والنقل، ومؤسسات القطاع العام.
استخدم التحليل عملية فحص خوارزمية لتحديد 45 متغيرًا محتملًا للخطأ في معالجة الفواتير وتقييد الحسابات الواردة في دفتر الأستاذ العام وبيانات الفواتير. وركز التحليل على ثلاثة أنواع رئيسية من الأخطاء:
- ضريبة القيمة المضافة غير المخصومة أو المخصومة بأقل من اللازم
- المبالغ الزائدة
- المدفوعات المزدوجة
تمت مراجعة كل انحراف تم اكتشافه يدويًّا من قِبل خبير، وتأكدت المنظمة المعنية بأنه خطأ. وقد تم استخلاص عدد الأخطاء التي تم تصحيحها داخليًّا من التصحيحات المحاسبية في دفتر الأستاذ العام.
تعد الأبحاث المتعلقة بالتكلفة الإجمالية لمعالجة الفواتير على مستوى المؤسسات، بما في ذلك عمليات التسجيل في الحسابات والتكاليف الخفية الناجمة عن الأخطاء، محدودة. واستندت تقديرات التكلفة في هذه الدراسة إلى تقرير «دراسة الجدوى الخاصة بالفواتير الإلكترونية» الصادر عن شركة «بيلنتيس» (2017): 17.60 يورو لمعالجة فاتورة شراء ورقية أو بصيغة PDF و6.40 يورو للفاتورة الإلكترونية، مع تقدير تكلفة الترميز والتسجيل بـ3.00 يورو للفواتير الورقية وPDF و0 يورو للفواتير الإلكترونية. وافترضت الحسابات أن نسبة الفواتير الإلكترونية تبلغ 50٪، وقدرت مدة كل تصحيح يتم تحديده داخليًّا بـ10 دقائق كحد أقصى.
كيف تحدث الأخطاء في حسابات الدائنين؟ 6 أسباب جذرية شائعة
هناك العديد من الطرق التي قد تحدث من خلالها أخطاء محاسبية، مما يؤدي إلى أخطاء وتسرب مالي كان من الممكن تجنبه. دعونا نلقي نظرة على الأسباب الجذرية الأكثر شيوعًا:
أخطاء المسح الضوئي والتعرف الضوئي على الحروف (OCR)
غالبًا ما تُفسَّر بيانات فواتير الموردين تفسيرًا خاطئًا أثناء عملية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) للفواتير الورقية وفواتير PDF. وهناك خطر كبير من أن تمر هذه الأخطاء دون أن يُلاحظها أحد في خطوات المعالجة اللاحقة.
أخطاء ضريبة القيمة المضافة
تعد تشريعات ضريبة القيمة المضافة معقدة. فهي تتغير بمرور الوقت، ولكل دولة قواعدها واستثناءاتها الخاصة. وقد يؤدي أي خطأ بسيط إلى خسائر كبيرة في الخصومات.
المبالغ الزائدة
تشكل الأخطاء اليدوية التي تحدث عند معالجة الفواتير (مثل كتابة رقم خاطئ) أو المسح الضوئي ذي الجودة المنخفضة خطرًا يتمثل في ربط أرقام خاطئة من الفواتير بالمدفوعات، مما يؤدي إلى دفع مبلغ أكبر من المبلغ المطلوب أصلاً.
المدفوعات المزدوجة
إذا تم إرسال فاتورة المورد أكثر من مرة، أو في حالة تلقي تذكير، فهناك خطر أن يتم سداد كلتا الفاتورتين.
مذكرات الائتمان غير المستخدمة
تكون لدى العديد من الشركات أرصدة دائنة معلقة لدى الموردين، ربما بسبب أخطاء سابقة تم تعويضها. وقد تمر هذه الأرصدة دون أن يلاحظها أحد أو تُستخدم. وينبغي اعتبار التحقق من وجود أرصدة دائنة معلقة لدى الموردين ممارسة تجارية جيدة.
الخصومات التي فاتتك
تمامًا مثل أي مستهلك عادي يفوت فرصة الحصول على الخصومات أثناء التسوق لشراء البقالة، قد تفوت الشركات أيضًا فرصة الحصول على الخصومات التي يحق لها الحصول عليها.
تطبيق الفواتير الإلكترونية في دول الشمال الأوروبي
تنشأ العديد من هذه الأسباب الجذرية، مثل أخطاء التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والأخطاء في كتابة المبالغ، عن المعالجة اليدوية للفواتير الورقية وفواتير PDF. وتلغي الفواتير الإلكترونية المنظمة هذه الخطوة، لأن بيانات الفاتورة تصل بتنسيق يمكن للنظام المستلم معالجته تلقائيًا.
بالمقارنة مع الطريقة التقليدية في التعامل مع الفواتير الورقية، وحتى الفواتير بصيغة PDF، فإن التكلفة الإجمالية لمعالجة الفواتير الإلكترونية أقل بكثير. وتقدر المفوضية الأوروبية الفائدة المترتبة على أتمتة عملية إصدار الفواتير بنحو 5.28 يورو لكل فاتورة إلكترونية صادرة و8.40 يورو لكل فاتورة إلكترونية مستلمة، بافتراض أن تكلفة العمالة تبلغ 46 يورو في الساعة (تقرير المفوضية بشأن التوجيه 2014/55/EU، فبراير 2024).
لا يزال هناك تباين كبير في مدى انتشار هذه الممارسة عبر دول الشمال:
| البلد | الشركات التي ترسل فواتير إلكترونية صالحة للمعالجة الآلية (2023) |
|---|---|
| فنلندا | 93.2% |
| النرويج | 77.0% |
| السويد | 57.7% |
| الدنمارك | 55.9% |
| المتوسط في الاتحاد الأوروبي | 38.7% |
المصدر: يوروستات (مجموعة البيانات isoc_eb_icsn2، تم تحديثها في ديسمبر 2025). نسبة الشركات التي تضم 10 موظفين أو أكثر، باستثناء القطاع المالي. عام 2023 هو أحدث عام تم فيه إجراء المسح؛ وقد تم تمييز الرقم الخاص بالسويد لعام 2023 باعتباره انقطاعًا في السلسلة الزمنية.
كيفية الحد من الأخطاء في الحسابات الدائنة
- حث الموردين على استخدام الفواتير الإلكترونية المنظمة، على سبيل المثال عبر Peppol، بحيث لا يتعين أبدًا كتابة بيانات الفواتير يدويًّا أو مسحها ضوئيًّا.
- تحقق من وجود فواتير مكررة قبل السداد: نفس المورد، والمبلغ، ورقم الفاتورة، والتاريخ. اعتبر رسائل التذكير مؤشراً على احتمال وجود فواتير مكررة.
- التحقق من صحة ضريبة القيمة المضافة الواردة في كل فاتورة وفقًا للقواعد المعمول بها في بلد المورد.
- قم بمطابقة الفواتير مع الطلبات وعمليات التسليم قبل الموافقة على الدفع، للكشف عن أي مبالغ زائدة.
- قم بمراجعة مذكرات الائتمان المعلقة الصادرة عن الموردين بانتظام وقم بتطبيقها.
- تتبع شروط الدفع والخصومات المتفق عليها، وقم بالدفع في الموعد المحدد للاستفادة منها.
تجمع أتمتة حسابات الدفع من «كفاليا» بين تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) للفواتير، والوصول إلى شبكة «بيبول» (Peppol)، والتسجيل وتصنيف البنود الفردية المدعومين بالذكاء الاصطناعي، كل ذلك في منصة واحدة، بهدف تقليل المعالجة اليدوية التي تنشأ عنها العديد من الأخطاء.
الأسئلة الشائعة
ما هي تكلفة الأخطاء في حسابات الدائنين؟
في الدراسة التي أجرتها شركة «كفاليا» على 20,872,182 فاتورة شراء من دول الشمال الأوروبي تعود إلى عام 2020، كلفت الأخطاء 100 مؤسسة كبيرة مبلغًا إجماليًّا قدره 12.3 مليون يورو، بمتوسط 0.59 يورو لكل فاتورة تمت معالجتها. وقضت فرق الشؤون المالية ما يقدر بـ 22.5 يوم عمل لكل مؤسسة في تصحيح هذه الأخطاء.
ما هي النسبة المئوية للفواتير التي تحتوي على أخطاء في الحسابات الدائنة؟
في الدراسة نفسها التي أُجريت عام 2020، بلغت نسبة الفواتير الخاطئة 0.52% من إجمالي الفواتير التي تمت معالجتها، وذلك عند احتساب الأخطاء التي تم تصحيحها داخليًّا من قِبل فريق الشؤون المالية. أما الأخطاء التي مرت دون أن يتم اكتشافها ووصلت إلى قسم المحاسبة، فقد بلغت نسبتها 0.10% من إجمالي الفواتير.
ما هي الأخطاء الأكثر شيوعًا في حسابات الدائنين؟
وتتمثل الأسباب الجذرية الأكثر شيوعًا في الأخطاء في قراءة بيانات الفواتير الناتجة عن المسح الضوئي والتعرف الضوئي على الحروف (OCR)، وأخطاء خصم ضريبة القيمة المضافة، والمدفوعات الزائدة، والمدفوعات المزدوجة، ومذكرات الائتمان غير المستخدمة الصادرة عن الموردين، والخصومات التي لم يتم الاستفادة منها.
كم تبلغ قيمة التوفير الذي تحققه الفواتير الإلكترونية لكل فاتورة؟
تُقدِّر المفوضية الأوروبية الفائدة المترتبة على أتمتة عملية إصدار الفواتير بنحو 5.28 يورو لكل فاتورة إلكترونية يتم إصدارها و8.40 يورو لكل فاتورة إلكترونية يتم استلامها، على افتراض أن تكلفة العمالة تبلغ 46 يورو في الساعة.
ما مدى انتشار الفواتير الإلكترونية في دول الشمال الأوروبي؟
وفقًا لـ «يوروستات»، أرسلت 93.2% من الشركات في فنلندا فواتير إلكترونية صالحة للمعالجة الآلية في عام 2023، مقارنةً بنسبة 77.0% في النرويج، و57.7% في السويد، و55.9% في الدنمارك، و38.7% على مستوى الاتحاد الأوروبي (الشركات التي تضم 10 موظفين أو أكثر).
كيف يمكن للشركات الحد من الأخطاء في حسابات الدائنين؟
استبدل الفواتير الورقية وفواتير PDF بالفواتير الإلكترونية المنظمة، وتحقق من عدم وجود فواتير مكررة قبل السداد، وتحقق من صحة ضريبة القيمة المضافة، وقم بمطابقة الفواتير مع الطلبات وعمليات التسليم، وقم بتطبيق مذكرات الائتمان المستحقة من الموردين، وتابع الخصومات المتفق عليها.