Pracovný postup schvaľovania faktúr pre moderné finančné tímy

Qvalia Workflow je navrhnutá s dôrazom na rýchlosť. Schvaľovatelia dostávajú okamžité push notifikácie hneď, ako faktúra vyžaduje akciu. Jedným kliknutím môžete faktúru skontrolovať, schváliť, podpísať, prerozdeliť, pozastaviť alebo zamietnuť – v akomkoľvek prehliadači alebo priamo z mobilnej aplikácie Qvalia na iPhone alebo Android.

Žiadne e-mailové upomienky. Žiadne papierové dokumenty. Žiadne zdržania spôsobené čakaním, kým sa niekto vráti k svojmu stolu.

Kompletný časový priebeh schvaľovania – vrátane pripomienok, vykonaných krokov a histórie dokumentov – je k dispozícii na každom zariadení a kedykoľvek.

Systém Qvalia Workflow prijíma a spracováva faktúry od dodávateľov bez ohľadu na ich formát. Elektronické faktúry vo formáte Peppol, faktúry vo formáte PDF a správy EDI sú overované, štruktúrované na úrovni jednotlivých položiek a automaticky smerované cez rovnakú schvaľovaciu hierarchiu.

Žiadne ručné triedenie. Žiadne výnimky vo formáte. Každá faktúra prichádza pripravená na spracovanie a každá schválená faktúra sa prostredníctvom API odošle do vášho ERP systému.

Jednoduchým nastavením môžete definovať úlohy, zodpovednosti a výdavkové limity – a kedykoľvek ich upraviť. Schvaľovacie hierarchie v Qvalia sú plne prispôsobiteľné: sú viacúrovňové, založené na úlohách a navrhnuté tak, aby vyhovovali organizáciám akejkoľvek štruktúry.

Schvaľovatelia môžu pridávať komentáre a popisky rozmerov, pridelovať úlohy kolegom, pozastaviť faktúry alebo ich eskalovať. Každá akcia sa zaznamenáva v časovej osi faktúry, čím majú finančné tímy úplný prehľad a k dispozícii jasný audit trail.

Podporované dimenzie: Nákladové stredisko · Projekt · Zmluva · Vlastné dimenzie

Aplikácia Qvalia je k dispozícii pre zariadenia iPhone a Android. Schvaľovatelia majú vďaka push notifikáciám prehľad o prichádzajúcich faktúrach, majú prístup k originálnym faktúram, spolupracujú prostredníctvom komentárov a môžu vykonávať všetky kroky pracovného postupu – a to všetko v rámci tej istej hierarchie, ktorá je už nakonfigurovaná v aplikácii Qvalia.

Rýchlejšie schvaľovanie znamená kratšie platobné cykly a pevnejšie vzťahy s dodávateľmi.

Teraz k dispozícii v App Store a na Google Play.

Pridajte toľko schvaľovateľov, recenzentov a správcov, koľko vaša organizácia potrebuje. Qvalia Workflow neúčtuje žiadne licenčné poplatky za jednotlivých používateľov. Ceny sa odvíjajú od objemu transakcií – vaše náklady teda rastú úmerne s rozmachom vašej firmy, nie s počtom zamestnancov.

Workflow sa aktivuje ako doplnková služba pri transakciách spracovávaných prostredníctvom Qvalia. Nie je potrebná žiadna samostatná integrácia. Nie je potrebná žiadna dodatočná infraštruktúra.

Aktivujte funkciu automatického zaúčtovania a posuňte automatizáciu účtovníctva na vyššiu úroveň. Každá položka faktúry od dodávateľa sa automaticky zaradí do kategórie podľa štandardu UNSPSC – v rámci 50 000 kategórií tovarov a služieb – a priradí sa k vášmu účtovnému plánu ešte pred schválením zo strany pracovníka.

Výsledok: predbežné zaúčtovanie prebieha automaticky, účtovné záznamy sú pripravené na schválenie a váš tím strávi menej času ručným spracovaním.

Funkcia automatického odosielania je k dispozícii ako doplnok pre všetky faktúry spracovávané v systéme Qvalia.

Aktivujte klasifikáciu UNSPSC a získajte prístup k podrobnej analýze výdavkov vo všetkých faktúrach od dodávateľov. Získajte prehľad o výdavkoch podľa kategórie, dodávateľa, nákladového strediska, projektu alebo zmluvy – až na úroveň jednotlivých položiek.

Vytvorené pre finančné tímy a odborníkov v oblasti nákupu, ktorí potrebujú štruktúrované údaje, nie len súhrny.