Automatizácia AP pre akúkoľvek firmu
Automatizujte správu faktúr dodávateľov a zefektívnite účtovníctvo pomocou komplexného digitálneho riešenia od zachytávania údajov až po zaúčtovanie a schvaľovanie. Analyzujte výdavky v reálnom čase a v plnom rozsahu pomocou položiek klasifikovaných umelou inteligenciou.
Naša platforma umožňuje kompletný digitálny proces od nákupu po platbu s jednotnými, overenými a štruktúrovanými údajmi.
Správa faktúr dodávateľov
OCR faktúr
Faktúry vo formáte PDF sa pomocou umelej inteligencie okamžite prevádzajú do štruktúrovaného formátu XML. Funkcia OCR pre faktúry podporuje formáty PDF, PNG a JPEG.
Elektronické faktúry
Elektronické faktúry od vašich dodávateľov sú plynule prijímané a spracovávané. Podporuje BIS Billing Peppol BIS Billing štandardné formáty EDI.
Súlad a validácia
Obsah faktúr dodávateľov sa automaticky overuje z hľadiska súladu s požiadavkami a kvality na základe vašich požiadaviek, čím sa zabezpečuje lepšia kontrola údajov.
Správa faktúr
Zjednoťte a premeňte faktúry dodávateľov do vášho formátu údajov. Využite výhody OCR faktúr, prístupu k sieti Peppol a okamžitého riešenia odchýlok pre efektívne operácie.
Publikovanie AI a obohacovanie údajov
Zverejňovanie poháňané umelou inteligenciou zjednodušuje účtovníctvo, zatiaľ čo automatická klasifikácia položiek poskytuje okamžité informácie o analýze výdavkov.
Optimalizácia pracovných postupov
Zrýchlite schvaľovanie a znížte pracovnú záťaž vďaka rýchlemu a prispôsobiteľnému pracovnému postupu. Zlepšite spoluprácu s partnermi prostredníctvom užívateľsky prívetivého portálu dodávateľov.
Automatizované riadenie odchýlok
Ľahká správa nesprávnych faktúr s automatickým vrátením odosielateľovi na opravu alebo jednoduchá správa vo vstavanej karanténe. Kvalita vašich údajov je zabezpečená 17 kontrolnými bodmi obsahu faktúr a vlastnými overeniami podľa vašich požiadaviek.
Špecializovaná umelá inteligencia pre zverejňovanie a obohacovanie údajov
Pokročilá transakčná umelá inteligencia zlepšuje účtovníctvo a analýzy. Automatizované zaúčtovanie faktúr zvyšuje efektívnosť vášho účtovného procesu. Produkty a služby v jednotlivých položkách sú kategorizované napríklad pomocou UNSPSC, čo umožňuje okamžité analytické prehľady.
Schvaľovací pracovný postup
Zefektívnite schvaľovanie faktúr pre optimálny výkon účtovných záväzkov. Prispôsobte pracovné postupy pomocou hierarchií a oprávnení prispôsobených vašej organizácii. Vďaka prístupu ku všetkým potrebným informáciám v jednom zobrazení stačí kupujúcim len kliknúť.
Správa hlavných údajov
Vďaka automatizovaným záznamom o dodávateľoch môžete znížiť platobné riziká, zabezpečiť súlad s predpismi a minimalizovať pracovnú záťaž. Záznamy, vrátane kreditných skóre a aktuálnych daňových registrácií, sú priebežne aktualizované z globálnych databáz spoločností.
API a ďalšie
Ľahko integrujte do svojho ERP. Riešenie automatizácie účtovných záväzkov s vývojársky prívetivými rozhraniami API a dokumentáciou, prenosom súborov SFTP a hotovými konektormi pre bežné systémy.
Kontaktujte nás
Spravujte, automatizujte a vizualizujte svoje predajné a nákupné transakcie s Qvalia.
Vymieňajte si elektronické faktúry, elektronické objednávky a ďalšie dokumenty pomocou komplexného riešenia, ktoré je dostupné prostredníctvom API alebo webovej aplikácie. Získajte efektívny prístup k Peppol a viackanálovému EDI.
Naši zákazníci transformujú procesy a dosahujú plnú kontrolu nad transakčnými údajmi na úrovni jednotlivých položiek. Kontaktujte nás a zistite, ako môžeme optimalizovať vaše nákupné a predajné procesy.
Efektívne vytvárajte, odosielajte a prijímajte elektronické obchodné dokumenty
Obohacovanie údajov pomocou umelej inteligencie
Digitalizujte a zefektívnite svoje procesy
Čo je proces účtovania záväzkov?
Proces účtovania záväzkov (AP) je pracovný postup spoločnosti na riadenie jej záväzkov voči dodávateľom a predajcom. Zabezpečuje, aby všetky prichádzajúce faktúry boli spracované, overené a zaplatené presne a včas.
Typický proces AP zahŕňa niekoľko kľúčových krokov:
1. Prijímanie faktúr: Spoločnosť prijíma faktúry od dodávateľov vo forme elektronických faktúr, faktúr vo formáte PDF alebo papierových dokumentov.
2. Overenie faktúry: Faktúra sa kontroluje z hľadiska správnosti, vrátane údajov ako meno dodávateľa, suma faktúry, dátum splatnosti a platobné podmienky. Tento krok často zahŕňa porovnanie faktúry s objednávkami a prijatými správami (trojité porovnanie).
3. Schválenie: Po overení sa faktúra odošle na schválenie príslušným osobám alebo oddeleniam v rámci spoločnosti.
4. Zaúčtovanie faktúry: Po schválení sa údaje z faktúry zaúčtujú (zaznamenajú) na správne účty v ERP alebo účtovnom systéme spoločnosti. To znamená, že výdavky sa priradia na správne účty hlavnej knihy, nákladové strediská alebo projekty, aby sa zabezpečilo správne účtovanie.
5. Platba: Platby sú dodávateľovi uhradené v deň splatnosti alebo pred ním prostredníctvom elektronického prevodu finančných prostriedkov (EFT), bankového prevodu alebo šekom.
6. Účtovníctvo a vykazovanie: Po vykonaní platby sa transakcia zaznamená do účtovného alebo ERP systému spoločnosti. Tým sa zabezpečí, že účty spoločnosti budú aktualizované tak, aby odrážali vyrovnaný záväzok.
Efektívne procesy AP môžu znížiť počet manuálnych úloh, zlepšiť riadenie cash flow a posilniť vzťahy s dodávateľmi. Automatizácia týchto procesov, napríklad prostredníctvom nástrojov OCR a AI, môže ďalej zvýšiť presnosť a efektívnosť.
Ako automatizácia účtovných záväzkov zvyšuje efektívnosť podnikania?
Automatizácia procesu účtovania záväzkov znižuje počet manuálnych úloh, ako je zadávanie údajov a porovnávanie faktúr, a urýchľuje overovanie, schvaľovanie a platbu faktúr. Automatizačné nástroje, ako je OCR (optické rozpoznávanie znakov) faktúr, zverejňovanie na základe umelej inteligencie a správa záznamov dodávateľov, pomáhajú šetriť čas, eliminovať chyby, zlepšovať presnosť a zabezpečovať včasné platby.
Okrem toho prístup založený na väčšom množstve údajov poskytuje v reálnom čase prehľad o záväzkoch, zlepšuje riadenie cash flow a umožňuje zamestnancom sústrediť sa na strategickejšie úlohy. To zefektívňuje celý proces AP, čím sa stáva efektívnejším a nákladovo efektívnejším.
Čo je zaúčtovanie faktúry a aký má vplyv na finančné výkazníctvo?
Zaúčtovanie faktúry je účtovný proces, pri ktorom sa schválená faktúra zaznamená do účtovného alebo ERP systému spoločnosti.
To zahŕňa priradenie súm faktúr k správnym účtom hlavnej knihy, nákladovým strediskám alebo projektom, čím sa zabezpečí správne sledovanie výdavkov.
Zaznamenávanie má vplyv na finančné výkazníctvo, pretože zabezpečuje, že záväzky a výdavky sú presne zaznamenané v účtovných knihách spoločnosti. Správne zaznamenávanie zabezpečuje, že finančné výkazy, ako sú súvaha a výkaz ziskov a strát, presne odrážajú finančnú situáciu spoločnosti, čo je kľúčovou súčasťou dodržiavania predpisov a rozhodovania.
Ako môžu podniky zabezpečiť presnosť a súlad so zákonmi v procesoch spracovania záväzkov?
Aby zabezpečili presnosť a súlad v procesoch účtovania záväzkov, môžu podniky implementovať nasledujúce stratégie:
Automatizácia: Používajte softvérové nástroje na overovanie faktúr, ich porovnávanie s objednávkami a zabezpečenie správneho zadávania a zaúčtovania údajov. Automatizácia znižuje počet ľudských chýb a urýchľuje procesy.
Štandardizované pracovné postupy: Vytvorte jasnú hierarchiu schvaľovania, aby ste zaistili, že všetky faktúry prechádzajú konzistentným procesom od prijatia až po zaplatenie.
Kontroly súladu: Implementujte kontroly na overenie faktúr voči firemným politikám, daňovým predpisom a zákonným požiadavkám, aby ste predišli problémom so súladom.
Pravidelné audity: Vykonávajte pravidelné audity procesov AP s cieľom identifikovať nezrovnalosti a oblasti, ktoré je potrebné zlepšiť.
Správa dodávateľov: Zabezpečte, aby boli základné údaje o dodávateľoch presné a aktuálne, čím sa zníži pravdepodobnosť spracovania nesprávnych alebo podvodných faktúr.
Ako klasifikácia produktov a služieb zlepšuje obchodné procesy?
Klasifikácia produktov a služieb môže byť integrovaná do obchodných dokumentov, ako sú objednávky, faktúry, katalógy produktov a databázy, aby sa identifikovali kategórie a zjednodušila identifikácia produktov. UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) je najpoužívanejší a najužitočnejší globálny klasifikačný systém s hierarchickou štruktúrou.
Klasifikáciu je možné integrovať do obchodných dokumentov, ako sú objednávky, faktúry a katalógy produktov. Prijatím tohto štandardu vaša organizácia a zainteresované strany v rámci dodávateľského reťazca získajú výhody v podobe zefektívnenia procesov obstarávania, financií a obchodných procesov.
Klasifikácia zjednodušuje spracovanie faktúr pre účtovné záväzky kategorizovanímpoložiek pre väčšiu presnosť, rýchlejšie schvaľovanie a lepšie vykazovanie. To vedie k efektívnejším pracovným postupom, zníženiu manuálnej práce a väčšej kontrole nad výdavkami.
V oblasti nákupu pomáha klasifikácia sledovať výdavky, vykonávať presnú analýzu výdavkov a rýchlejšie vyhľadávať produkty, čím sa zlepšujú rokovania s dodávateľmi a dosahujú úspory.
V oblasti marketingu môžu tímy využívať podrobné údaje o produktoch na lepší prieskum trhu a vývoj produktov, čo môže viesť k zvýšeniu spokojnosti zákazníkov a tržieb.
Predajné tímy získavajú lepší prehľad o trhu, zefektívňujú analýzu predaja a rozširujú svoj dosah prostredníctvom elektronických katalógov a globálnych trhovísk.