Aké zmeny nastali v oblasti záväzkov voči dodávateľom
Faktúry od dodávateľov často prichádzajú viacerými kanálmi a vyžadujú si ručnú kontrolu, zaevidovanie a upomienky. Qvalia zjednotí túto prácu do jedného pracovného toku, vďaka čomu sa váš tím môže sústrediť na výnimky namiesto ručného spracovávania faktúr.
Prijímanie
Všetky faktúry od dodávateľov v jednej doručenej pošte
Elektronické faktúry Peppol, správy EDI a faktúry vo formáte PDF prichádzajú na jedno miesto. Faktúry vo formáte PDF sa digitalizujú spolu s údajmi v hlavičke a fakturačnými riadkami.
Kontrola a kódovanie
Zistené odchýlky, navrhnuté účtovné záznamy
Vaše pravidlá pre faktúry kontrolujú každú faktúru a odchýlky zadržia v karanténe spolu s uvedeným dôvodom. Ku každej položke sa na základe vašej histórie účtovania navrhne príslušný účet.
Schválenie
Schválenie vo webovej aplikácii alebo v telefóne
Schvaľovatelia dostanú upozornenie, keď je na nich čaká faktúra. Každá akcia sa zaznamenáva priamo na faktúre, takže môžete vidieť, kto čo a kedy schválil.
Ako prebieha spracovanie faktúry od dodávateľa v systéme Qvalia
- Prijímanie. Elektronické faktúry vo formáte Peppol, správy EDI a faktúry vo formáte PDF prichádzajú do jednej doručenej pošty. Faktúry vo formáte PDF sa digitalizujú pomocou OCR.
- Kontrola. Pravidlá pre faktúry kontrolujú každú faktúru. Faktúry, ktoré tieto pravidlá nespĺňajú, zostávajú v karanténe s uvedeným dôvodom.
- Kód. Qvalia ponúka návrhy na zaúčtovanie pre každý riadok na základe toho, ako váš tím zaúčtoval podobné faktúry.
- Schváliť. Schvaľovací proces odošle faktúru príslušným schvaľovateľom podľa ich úlohy a sumy.
- Zaznamenať. Schválené faktúry sa odosielajú do vášho ERP systému prostredníctvom prepojovacej aplikácie, rozhrania API alebo protokolu SFTP.
Schvaľovatelia môžu schvaľovať priamo zo svojho telefónu
Aplikácia Qvalia pre iPhone a Android obsahuje rovnaké faktúry, schvaľovaciu hierarchiu a ovládacie prvky ako webová aplikácia. Schvaľovatelia dostávajú push notifikáciu, keď na nich čaká faktúra.
- Schváliť, podpísať, pridelíť inému, pozastaviť alebo zamietnuť faktúru
- Komentujte a sledujte kompletný priebeh udalostí
- Otvorte pôvodnú faktúru a údaje o dodávateľovi
Sledujte čerpanie prostriedkov až po jednotlivé položky faktúry
Každá faktúra je štruktúrovaná na úrovni jednotlivých riadkov, takže oddelenia financií a nákupu môžu sledovať výdavky v systéme Qvalia bez toho, aby museli vytvárať vlastné správy.
- Výdavky podľa dodávateľa, kategórie a produktu
- Trendy a cenové výkyvy v priebehu času
- Údaje o jednotlivých položkách do vášho vlastného BI nástroja prostredníctvom API alebo CSV
Funguje s vaším ERP systémom a vašimi dodávateľmi
Qvalia sa pripája k účtovnému systému, ktorý už používate. Vaši dodávatelia naďalej posielajú elektronické faktúry vo formáte Peppol, EDI alebo PDF a všetky sa dostanú do jedného pracovného toku.
- Aplikácie na prepojenie so systémami Fortnox, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero, Procountor a ďalšími systémami
- REST API a SFTP pre iné ERP systémy
- Elektronické faktúry vo formáte Peppol prijaté prostredníctvom certifikovaného prístupového bodu Peppol spoločnosti Qvalia
- Záznamy o dodávateľoch vyplnené na základe údajov z obchodných registrov spolu so základnými údajmi
Jedna faktúra pre váš tím aj vaše systémy
Každá faktúra od dodávateľa sa v systéme Qvalia premení na štruktúrované údaje. Aj faktúry vo formáte PDF sa načítajú spolu s údajmi v hlavičke a fakturačnými riadkami. Váš tím vidí podrobnosti a stav faktúry vo webovej aplikácii, napríklad v prípade, že faktúru zadržalo fakturačné pravidlo.
Váš ERP systém alebo platforma môže prostredníctvom rozhrania API pre fakturáciu načítavať prichádzajúce faktúry vo formáte JSON alebo UBL XML.
Začíname
Automatizácia spracovania záväzkov vrátane digitalizácie, schvaľovania a návrhov na zaúčtovanie je súčasťou ponuky Enterprise. Nastavíme ju spolu s vami.
- Spoločne s vami prejdeme vaše fakturačné toky, schvaľovateľov a ERP systém.
- Spoločne nastavíme vaše pravidlá fakturácie, schvaľovaciu hierarchiu a prepojenie s ERP systémom.
- Vaša služba „ Peppol ID “ je zaregistrovaná a faktúry od dodávateľov začínajú prichádzať do systému Qvalia.
Ak potrebujete iba prijímať a prehliadať elektronické faktúry, služba Connect Large vám to umožňuje.
Často kladené otázky týkajúce sa automatizácie účtovania záväzkov
Musí naši dodávatelia zmeniť spôsob, akým nám vystavujú faktúry?
Nie. Dodávatelia, ktorí zasielajú elektronické faktúry vo formáte Peppol, vám ich doručujú prostredníctvom vašej adresy Peppol ID. Dodávatelia, ktorí zasielajú faktúry vo formáte PDF, v tom môžu pokračovať a tieto faktúry sa automaticky načítajú do systému Qvalia.
Vystavuje Qvalia faktúry automaticky?
Nie. Qvalia navrhuje účtovnú položku pre každú položku faktúry a váš tím ju potvrdí. Schválené faktúry sa následne prenesú do vášho ERP systému.
Čo sa stane s faktúrou, ktorá nespĺňa naše pravidlá?
Čaká v karanténe s uvedeným dôvodom. Váš tím to opraví a uvoľní, alebo to spochybní u dodávateľa.
Môžu schvaľovatelia používať svoje telefóny?
Áno. Aplikácia Qvalia pre iPhone a Android má rovnaké faktúry a rovnakú hierarchiu schvaľovania ako webová aplikácia.
S ktorými ERP systémami spolupracuje Qvalia?
Aplikácie pre prepojenie podporujú systémy ako Fortnox, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero a Procountor. Ostatné ERP systémy sa pripájajú prostredníctvom rozhrania REST API alebo SFTP.
Ktorý balík zahŕňa automatizáciu záväzkov?
Súčasťou ponuky Enterprise sú funkcie zaznamenávania, pravidlá fakturácie, schvaľovanie a návrhy na zaúčtovanie. Ponuka „Connect Large “ zahŕňa prijímanie a kontrolu elektronických faktúr pre organizácie, ktoré potrebujú len túto funkciu.