Každú faktúru doručte prostredníctvom správneho kanála
Odberatelia z verejného sektora očakávajú elektronické faktúry vo formáte Peppol, niektorí zákazníci vyžadujú EDI a iní stále preferujú formát PDF. Ak sa to rieši ručne, vedie to k zamietnutiu faktúr a ich opätovnému zasielaniu. Qvalia odosiela každú faktúru vo formáte, ktorý zákazník dokáže prijať, a váš tím môže sledovať každé doručenie na jednom mieste.
| Zákazník | Ako sa faktúra doručuje | Súčasťou je |
| Zaregistrovaní v systéme Peppol, vrátane odberateľov z verejného sektora | Elektronická faktúra Peppol BIS Billing 3.0 prostredníctvom prístupového bodu Peppol spoločnosti Qvalia | Všetky tarify Connect |
| Zatiaľ nie je možné prijímať elektronické faktúry | Faktúra vo formáte PDF | Všetky tarify Connect |
| Platí prostredníctvom digitálnej schránky alebo internetového bankovníctva | Digitálna schránka alebo internetové bankovníctvo | Podniková dohoda |
| Potrebuje papierovú faktúru | Tlačená faktúra zaslaná poštou | Podniková dohoda |
| Vyžaduje EDI alebo iný formát | Dohodnuté individuálne so zákazníkom | Podniková dohoda |
Vďaka podnikovej dohode spoločnosť Qvalia pre každého príjemcu používa dohodnutý doručovací kanál, takže váš tím odosiela faktúry v jednej dávke. Prečítajte si viac o doručovacích kanáloch
Zvoľte si, ako sa faktúry majú vkladať do systému Qvalia
Vytvorte faktúry vo webovej aplikácii Qvalia, prepojte ju s účtovným systémom alebo ich odošlite zo svojho vlastného fakturačného systému. Nech už použijete akýkoľvek spôsob, k dispozícii je rovnaký stav doručenia.
Webová aplikácia Qvalia
Vytvárajte faktúry a dobropisy, ukladajte zákazníkov a produkty a kopírujte alebo opätovne odosielajte staršie faktúry. Integrácia nie je potrebná.
Váš ERP systém alebo účtovný systém
Pripojovacie aplikácie pre Fortnox, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero, Procountor, Netvisor a ďalšie systémy odosielajú faktúry bez nutnosti vývojárskych prác.
API alebo SFTP
Odosielajte faktúry a dobropisy z fakturačného systému alebo platformy prostredníctvom rozhrania API pre fakturáciu a pred spustením v produkčnom prostredí ich otestujte v testovacom prostredí.
Skontrolované ešte predtým, ako sa dostane k zákazníkovi
Štruktúrované faktúry sa pred odoslaním kontrolujú z hľadiska dodržania príslušných pravidiel formátu. Faktúry v systéme Peppol sa overujú podľa normy EN 16931 a príslušných pravidiel Peppol. Stav každej faktúry môžete sledovať v systéme Qvalia.
- Záznamy o zákazníkoch a produktoch, ktoré opätovne použijete na ďalšej faktúre
- Stav a upozornenia pre každú faktúru
- Protokol transakcií a protokol používateľov, v ktorých je zaznamenané, čo sa stalo a kto to urobil
Keď sa predaj začína objednávkou
Objednávky Peppol od kupujúcich
Keď kupujúci zadá objednávku cez Peppol, faktúra by mala obsahovať referenčné číslo objednávky kupujúceho. Funkcia „Order-to-invoice“ vytvorí faktúru na základe údajov z objednávky, takže sa nič nemusí zadávať dvakrát.
Firemní zákazníci vo vašom internetovom obchode
Pri platbe typu B2B si firemní zákazníci zvolia platbu na faktúru. Qvalia vyhľadá danú spoločnosť, overí, či je zaregistrovaná v systéme Peppol, a zašle faktúru vo formáte, ktorý táto spoločnosť dokáže prijať.
Ktorý balík je pre vašu fakturáciu najvhodnejší?
Pripojiť
Plány samoobsluhy s mesačnou fakturáciou. V rámci každého plánu môžete z webovej aplikácie odosielať elektronické faktúry a faktúry vo formáte PDF. Balík „ Medium “ obsahuje rozhranie API a funkciu „order-to-invoice“, balík „ Large “ obsahuje konektorové aplikácie a archiváciu.
Podnik
Dynamické smerovanie, tlač, digitálna schránka a internetové bankovníctvo, EDI, B2B platby a väčšie objemy – všetko nastavíme spoločne s vami.
Často kladené otázky týkajúce sa automatizácie pohľadávok
Čo sa stane, ak zákazník nepoužíva Peppol?
Faktúru je možné zaslať vo formáte PDF. V rámci podnikovej zmluvy systém dynamického smerovania vyberie pre daného zákazníka iný kanál, napríklad digitálnu schránku, internetové bankovníctvo, e-mail alebo tlač.
Potrebujeme na začiatok nejakú integráciu?
Nie. Faktúry môžete odosielať priamo z webovej aplikácie a aplikáciu pre prepojenie alebo API môžete pridať neskôr.
Môžeme posielať faktúry z nášho ERP systému?
Áno. Aplikácie typu „Connector“ podporujú systémy ako Fortnox, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero a Procountor. Ostatné systémy odosielajú údaje prostredníctvom rozhrania Invoicing API alebo SFTP.
Je každá faktúra skontrolovaná pred odoslaním?
Áno. Štruktúrované faktúry sa pred odoslaním kontrolujú z hľadiska dodržiavania príslušných pravidiel formátu a faktúry v systéme Peppol sa kontrolujú podľa normy EN 16931 a pravidiel Peppol, takže chyby sa odhalia skôr, ako systém príjemcu faktúru odmietne.
Zabezpečuje Qvalia platby?
Nie. Na faktúre sú uvedené vaše platobné údaje a zákazníci platia na váš bankový účet alebo prostredníctvom vášho platobného systému. Platby sa sledujú vo vašom ERP systéme.
Ktorý balík potrebujeme?
Tarify Connect zahŕňajú zasielanie elektronických faktúr a faktúr vo formáte PDF prostredníctvom rozhrania API z Medium a prepojovacích aplikácií z Large. Súčasťou ponuky Enterprise je dynamické smerovanie, tlač, digitálna schránka, EDI a B2B platby.