Die Geschichte der elektronischen Rechnungsstellung hat ihre Wurzeln in der Geschichte von EDI oder Electronic Data Interchange. Im heutigen digitalen Zeitalter sind elektronische Rechnungsstellung und EDI ein wesentlicher Bestandteil reibungsloser Finanztransaktionen und Geschäftskommunikation geworden.
Definition von E-Invoicing
Bei der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) handelt es sich um ein System, das die Übermittlung von Rechnungen zwischen Käufern und Verkäufern über digitale Schnittstellen in einem strukturierten Datenformat ermöglicht, so dass physische Rechnungen in Papierform oder Bilddateien (z. B. PDF-Dateien) überflüssig werden. Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen elektronisch zu erstellen, zu versenden und zu verwalten, wodurch der Austausch von Rechnungsdokumenten sicherer, effizienter und schneller wird.
Ein Blick in die Geschichte gibt einen faszinierenden Einblick, wie sich Technologie und Handel Hand in Hand entwickelt haben, um ein effizienteres, umweltfreundlicheres und globales Geschäftsumfeld zu schaffen.
Die Geschichte der elektronischen Rechnungsstellung lässt sich bis zur Entwicklung von EDI (Electronic Data Interchange) zurückverfolgen. EDI ist eine Gruppe von technischen Standards für elektronische Dokumente, die bereits seit Jahrzehnten besteht und den Geschäftsverkehr ermöglicht. Eine vom United States National Institute of Standards and Technology 1996 formulierte Definition kann auch heute noch als gültig angesehen werden:
... der Computer-zu-Computer-Austausch von streng formatierten Nachrichten, die andere Dokumente als Geldinstrumente darstellen.
Das Nationale Institut für Normen und Technologie der Vereinigten Staaten
Die allererste elektronische Rechnung
Die erste EDI-Nachricht war ein Schiffsmanifest, das 1965 von der Holland-America Line per Telex verschickt wurde. Seitdem hat sich der Durchbruch kontinuierlich vollzogen.
FTP, das File Transfer Protocol, wurde 1975 eingeführt und ermöglichte die einfache Übertragung von Dateien über das Internet. In den 80er Jahren begannen große Einzelhandels- und Automobilhersteller, ihre Lieferanten zur Verwendung von EDI zu bewegen.
Heute wird EDI über das HTTP-Protokoll, VAN (Value Added Network) oder offene Netze wie Peppol übertragen. 90 % der Fortune-500-Unternehmen verfügen über EDI-Funktionen.
Das Haupthindernis in der Anfangszeit waren die mit der IT-Implementierung und dem täglichen Betrieb verbundenen erheblichen Kosten. Diese Kosten in Verbindung mit dem fehlenden Zugang zu Bandbreiten verhinderten eine breitere Einführung. Zumindest nicht für kleine Unternehmen.
EDI-Netzwerke sind heutzutage viel leichter zugänglich, insbesondere durch Cloud-basierte Internetdienste und -betreiber. Qvalia bietet das standardisierte Peppol E-Invoice Management kostenlos an.
Daten und Meilensteine in der Entwicklung der elektronischen Rechnungsstellung
1960er Jahre - Die Anfänge der elektronischen Datenübertragung
- 1960s: Die Wurzeln der elektronischen Rechnungsstellung reichen bis in die 1960er Jahre zurück, als Electronic Data Interchange (EDI) aufkam. EDI ermöglichte es Unternehmen, Dokumente elektronisch zu versenden, wenn auch in einer rudimentären Form im Vergleich zu den heutigen E-Invoicing-Systemen. Das erste E-Dokument, ein Versandmanifest, wurde 1965 verschickt.
1990er Jahre - Das Aufkommen der modernen elektronischen Rechnungsstellung
- 1990s: Zunehmende Verbreitung bei großen Unternehmen, die EDI-Systeme implementieren, die eine ein- oder zweiseitige Kommunikation zwischen Geschäftspartnern ermöglichen.
2000er Jahre - Regierungsinitiativen und weltweite Einführung
- 2001: In Europa wurde die elektronische Rechnungsstellung schrittweise in den Rechtsrahmen aufgenommen. Die Richtlinie 2001/115/EG war einer der ersten Schritte zur Modernisierung der Rechtsvorschriften auf der Grundlage der Verbesserung der Mehrwertsteuerpflichten und der elektronischen Formate.
- Ab 2005: Verschiedene Länder wie Brasilien und Mexiko haben die elektronische Rechnungsstellung vorgeschrieben und verlangen von den Unternehmen die Umstellung auf elektronische Formate zur Einhaltung der Steuervorschriften.
2010er Jahre - E-Invoicing wird zum Standard
- 2010s: Die Plattformen für die elektronische Rechnungsstellung wurden benutzerfreundlicher und mit anderer Finanzsoftware integriert, so dass Unternehmen aller Größenordnungen automatisierte und optimierte Lösungen erhielten.
- 2014: Die Europäische Union hat mit der Verabschiedung der Richtlinie 2014/55/EU einen wichtigen Schritt getan, um die flächendeckende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Europa zu erleichtern.
2020er Jahre - Das Zeitalter der Automatisierung und cloudbasierter Lösungen
- 2020 und darüber hinaus: Die elektronische Rechnungsstellung erlebte einen deutlichen Aufschwung, insbesondere aufgrund der globalen Pandemie, die die Einführung von Verfahren zur digitalen Transformation in allen Branchen beschleunigte. Cloud-basierte Lösungen setzten sich durch und ermöglichten eine Rechnungsstellung in Echtzeit, globale Erreichbarkeit und verbesserte Zusammenarbeit.
Heutige e-Challenges
Auch wenn die Technologie große Fortschritte gemacht hat, gibt es immer noch Herausforderungen in Bezug auf Technik und Kosten. Die große Anzahl von Formaten ist eine solche Schwelle. Neben dem maßgeschneiderten EDI gibt es allein auf dem nordischen Markt nur eine kleine Auswahl an Formaten:
- Peppol
- Finvoice
- Svefaktura
- INVOIC
- BGC-Rechnung
- Finvoice
- UBL2
- OIOXML
Bei B2B-Transaktionen müssen Geschäftspartner, die unterschiedliche Formate verwenden, diese konvertieren, bevor sie elektronische Dokumente, wie z. B. elektronische Rechnungen, in ihren jeweiligen Prozessen verwalten können. Dies sind technische und finanzielle Hindernisse, die bis heute bestehen.
Glücklicherweise haben sich einige dominierende Formate herausgebildet. Am bemerkenswertesten ist Peppol, der Standard der Europäischen Union für elektronische Transaktionsdokumente. Seit April 2019 ist Peppol das obligatorische Format und Geschäftsnetzwerk für die EU, was die Einführung elektronischer Rechnungen sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor beschleunigt und den Weg dafür geebnet hat, dass Peppol zu einem globalen Standard wird.
Die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung: Offen, intelligent und nachhaltig
Mit Entwicklungen wie Blockchain, KI, IoT und dem aufkommenden offenen Peppol-Netzwerk ist die Zukunft eine Vision von intelligenteren, sichereren und vernetzten E-Invoicing-Lösungen. Intelligente Verträge, die durch Blockchain ermöglicht werden, könnten die Art und Weise revolutionieren, wie wir Geschäftsnachrichten verwenden und wie Transaktionen abgewickelt werden, indem sie mehr Sicherheit und Transparenz gewährleisten.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Nachhaltigkeit, von der Verringerung des Papierverbrauchs bis hin zu automatisierten digitalen Prozessen, die im Einklang mit globalen umweltfreundlichen Initiativen stehen und einen wichtigen Beitrag zur Schaffung eines nachhaltigen Unternehmensökosystems leisten.
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