Die Kosten von Fehlern bei der Kreditorenbuchhaltung

Von Qvalia | Aktualisiert im Oktober 2026

Fehler in der Kreditorenbuchhaltung sind Fehler bei der Erfassung, Verbuchung und Begleichung von Lieferantenrechnungen, wie beispielsweise Fehler beim Vorsteuerabzug, Überzahlungen und Doppelzahlungen. Die damit verbundenen Kosten setzen sich aus dem direkten finanziellen Verlust sowie dem Zeitaufwand der Mitarbeiter für die Erkennung und Behebung dieser Fehler zusammen – und beide steigen mit jeder Rechnung, die manuell bearbeitet wird.

Obwohl nordische Unternehmen zu den technologisch fortschrittlichsten zählen, beeinträchtigen Fehler in der Kreditorenbuchhaltung weiterhin ihre Geschäftsergebnisse. Selbst die kleinsten und harmlosesten Fehler können sich zu erheblichen Problemen ausweiten, wenn die Finanzprozesse und Transaktionsdaten nicht ordnungsgemäß verwaltet werden.

Heutzutage sind B2B-Transaktionen oft gleichbedeutend mit Rechnungsstellungsprozessen. Auch wenn die Grundlagen einer Rechnung gleich bleiben, können Komplexität und Umfang enorm variieren. Es handelt sich um einen integrierten End-to-End-Prozess, an dem mindestens zwei Beteiligte beteiligt sind. Und mit zunehmender Komplexität – von der Mehrwertsteuer über Zahlungsbedingungen und Einzelposten bis hin zu Gutschriften und Betrugsversuchen – sind Fehler vorprogrammiert.

Qvalia hat die Kreditorenbuchhaltung und die Buchhaltungsprozesse von 100 großen nordischen Unternehmen analysiert, um zu ermitteln, welche Kosten durch transaktionsbezogene Fehler tatsächlich entstehen. Die Studie basiert auf Rechnungen aus dem Jahr 2020 und wurde 2021 veröffentlicht.

Dänemark wies von den vier Ländern den geringsten Anteil an Zahlungsfehlern auf. Der durchschnittliche Verlust pro Rechnung betrug dort weniger als ein Drittel des nordischen Durchschnitts.

Norwegen wies eine mehr als dreimal so hohe Fehlerquote auf wie Schweden, das die geringste Gesamtfehlerquote verzeichnete. Auch der durchschnittliche Verlust pro Rechnung lag dort über dem nordischen Durchschnitt.

Schweden, die größte Volkswirtschaft der Region, lieferte den umfangreichsten Datensatz an Rechnungen. Die Gesamtfehlerquote war dort die niedrigste aller vier Länder, während der durchschnittliche Verlust pro Rechnung leicht über dem Durchschnitt lag.

Finnland stach in mehr als einer Hinsicht hervor. Die Gesamtfehlerquote lag deutlich höher als in jedem anderen nordischen Land, was den Durchschnitt erheblich in die Höhe trieb. Auch der durchschnittliche Verlust pro Rechnung war dort am höchsten.

Die Stichprobe umfasste 100 zufällig ausgewählte Unternehmen – jeweils 25 aus Dänemark, Norwegen, Schweden und Finnland –, die alle einen Jahresumsatz von mindestens 100 Millionen Euro erzielten. Als Grundlage dienten die Kundenprojekte von Qvalia im Jahr 2020; insgesamt wurden 20.872.182 Rechnungen und Buchungssätze analysiert. Zu den vertretenen Branchen zählen der Einzelhandel, das verarbeitende Gewerbe, Finanzdienstleistungen, die IKT-Branche, das Baugewerbe, das Transportwesen sowie Organisationen des öffentlichen Sektors.

Im Rahmen der Analyse wurden mithilfe eines algorithmischen Screening-Verfahrens 45 potenzielle Fehlerquellen bei der Rechnungsbearbeitung und den Buchungen im Hauptbuch sowie in den Rechnungsdaten identifiziert. Der Schwerpunkt lag dabei auf drei Hauptfehlerarten:

Jede festgestellte Abweichung wurde von einem Sachverständigen manuell überprüft und von der betroffenen Organisation als Fehler bestätigt. Die Anzahl der intern korrigierten Fehler wurde anhand der Buchungskorrekturen im Hauptbuch ermittelt.

Es gibt nur wenige Untersuchungen zu den Gesamtkosten der Rechnungsbearbeitung in Unternehmen, einschließlich der Buchungen und der versteckten Kosten durch Fehler. Die Kostenschätzungen der Studie basieren auf dem „Business Case E-Invoicing/E-Billing“ von Billentis (2017): 17,60 Euro für die Bearbeitung einer Einkaufsrechnung in Papierform oder als PDF und 6,40 Euro für eine E-Rechnung, wobei die Kosten für die Erfassung und Verbuchung bei Papier- und PDF-Rechnungen auf 3,00 Euro und bei E-Rechnungen auf 0 Euro geschätzt wurden. Die Berechnungen gingen von einem Anteil von 50 % an E-Rechnungen aus, und jeder intern festgestellte Korrekturaufwand wurde auf moderate 10 Minuten geschätzt.

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Buchhaltungsfehler auftreten können, die zu Ungenauigkeiten und vermeidbaren finanziellen Verlusten führen. Werfen wir einen Blick auf die häufigsten Ursachen:

Einige dieser Ursachen, wie beispielsweise OCR-Fehler und falsch eingegebene Beträge, gehen auf die manuelle Bearbeitung von Papier- und PDF-Rechnungen zurück. Strukturierte E-Rechnungen machen diesen Schritt überflüssig, da die Rechnungsdaten in einem Format eingehen, das das Empfängersystem automatisch verarbeiten kann.

Im Vergleich zur herkömmlichen Bearbeitung von Papierrechnungen und sogar von PDF-Rechnungen sind die Gesamtkosten für die Verarbeitung von E-Rechnungen deutlich geringer. Die Europäische Kommission schätzt den Nutzen der Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses auf etwa 5,28 Euro pro ausgestellter E-Rechnung und 8,40 Euro pro empfangener E-Rechnung, ausgehend von Arbeitskosten von 46 Euro pro Stunde (Bericht der Kommission zur Richtlinie 2014/55/EU, Februar 2024).

Die Verbreitung variiert in den nordischen Ländern nach wie vor stark:

Quelle: Eurostat (Datensatz isoc_eb_icsn2, Stand: Dezember 2025). Anteil der Unternehmen mit 10 oder mehr Beschäftigten, ohne den Finanzsektor. 2023 ist das letzte Erhebungsjahr; der Wert für Schweden für 2023 ist als Bruch in der Zeitreihe gekennzeichnet.