- Jaké jsou náklady spojené s chybami v účtování závazků?
- Jaké jsou náklady na chyby: studie společnosti Qvalia v severských zemích (údaje z roku 2020)
- Jak dochází k chybám v účtování závazků? 6 nejčastějších příčin
- Zavádění elektronické fakturace v severských zemích
- Jak omezit chyby v účtování závazků
- Často kladené otázky
Jaké jsou náklady spojené s chybami v účtování závazků?
Autor: Qvalia | Aktualizováno v říjnu 2026
Chyby v účtování závazků představují chyby při zadávání, zaúčtování a úhradě faktur dodavatelů, jako jsou například chyby při odpočtu DPH, přeplatky a dvojí platby. Jejich náklady tvoří přímo ztracené peníze a čas zaměstnanců strávený jejich vyhledáváním a opravou, přičemž obojí se zvyšuje s každou fakturou zpracovanou ručně.
Ačkoli patří severské organizace k technologicky nejvyspělejším, chyby v oblasti závazků i nadále negativně ovlivňují jejich konečné výsledky. I ta nejmenší a nejnevinnější chyba se může nabalovat jako sněhová koule a nabýt značných rozměrů, pokud nejsou finanční procesy a transakční data řádně spravovány.
Dnešní transakce v oblasti B2B se často rovnají fakturačním procesům. I když základní prvky faktury zůstávají stejné, jejich složitost a objem se mohou značně lišit. Jedná se o ucelený proces od začátku do konce, do kterého jsou zapojeny alespoň dvě zúčastněné strany. A s rostoucí složitostí – od DPH, platebních podmínek a jednotlivých položek až po dobropisy a pokusy o podvod – se chyby nevyhnutelně objevují.
Je snadné svalovat vinu na lidský faktor. Pravdou však je, že ačkoli nástup digitální transformace zvýšil efektivitu a kontrolu, chyby zůstávají problémem. Často jde v podstatě o problém správy dat. Systémy ERP a software pro finanční procesy napodobují analogové procesy a fungují izolovaně. Místo toho je zapotřebí nový přístup, který plně využije možnosti, které skýtají pravidla správy dat a digitalizace. Pro člověka i stroj, pro finančního ředitele i ředitele IT, není dokonalost konečným stavem, ale neustálým procesem.
Jaké jsou náklady na chyby: studie společnosti Qvalia v severských zemích (údaje z roku 2020)
Společnost Qvalia analyzovala závazky a účetní procesy 100 velkých severských organizací, aby zjistila, jaké jsou skutečné náklady spojené s chybami v transakcích. Studie vychází z faktur z roku 2020 a byla zveřejněna v roce 2021.
Hlavní závěry
- Společnost Qvalia analyzovala 20 872 182 nákupních faktur z roku 2020, které zpracovalo 100 firem rovnoměrně rozložených v Dánsku, Finsku, Norsku a Švédsku.
- Celkem 21 569 faktur bylo nesprávně zpracováno nebo zaúčtováno a nepozorovaně se dostalo do účetnictví. To představuje 0,10 % všech analyzovaných faktur.
- Většinu chyb odhalil interně finanční tým a do účetnictví se vůbec nedostaly. Celkový počet chybných faktur byl odhadnut na pětinásobek zjištěného počtu: 107 845, což představuje 0,52 % všech zpracovaných faktur.
- Finanční týmy strávily odhadem 22,5 pracovních dnů na jednu organizaci opravováním chyb.
- Pouze u 172 faktur (0,0008 %) došlo k chybám při platbě.
- Těchto 100 společností utrpělo v důsledku chybného zpracování ztrátu v celkové výši 12 347 183 EUR. Při rozdělení této částky na všechny zpracované faktury to představuje průměrnou ztrátu 0,59 EUR na jednu fakturu.
- Finsko mělo nejvyšší celkovou míru chybovosti (včetně chyb opravených interně), a to 1,64 % ze všech transakcí. Švédsko mělo nejnižší míru chybovosti, a to 0,10 %.
Výsledky podle zemí
| Metrický systém | Severské země | Dánsko | Norsko | Švédsko | Finsko |
|---|---|---|---|---|---|
| Analyzované organizace | 100 | 25 | 25 | 25 | 25 |
| Analyzované faktury | 20,872,182 | 4,360,246 | 4,460,918 | 7,273,356 | 4,777,662 |
| Chyby, které zůstaly neodhaleny | 21,569 | 978 | 3,368 | 1,506 | 15,717 |
| Celkový počet chyb včetně interních oprav | 107 845 (0,52 %) | 4 890 (0,11 %) | 16 840 (0,38 %) | 7 530 (0,10 %) | 78 585 (1,64 %) |
| Chyby při platbě | 172 (0,0008 %) | 18 (0,0004 %) | 60 (0,0013 %) | 46 (0,0006 %) | 48 (0,0010 %) |
| Celková ztráta způsobená chybami | EUR 12,347,183 | EUR 721,375 | EUR 3,076,729 | EUR 4,904,093 | EUR 3,644,987 |
| Průměrná ztráta na jednu fakturu | EUR 0.59 | EUR 0.17 | EUR 0.69 | EUR 0.67 | EUR 0.76 |
Dánsko mělo ze všech čtyř zemí nejnižší podíl chyb při platbách. Jeho průměrná ztráta na jednu fakturu činila méně než třetinu průměru severských zemí.
Norsko mělo více než trojnásobnou chybovost oproti Švédsku, které vykázalo nejnižší celkovou úroveň chyb. Jeho průměrná ztráta na jednu fakturu byla rovněž vyšší než průměr v severských zemích.
Švédsko, největší ekonomika v regionu, poskytlo nejrozsáhlejší soubor faktur. Celková míra chybovosti byla v této zemi nejnižší ze všech čtyř zemí, zatímco průměrná ztráta na jednu fakturu byla mírně nad průměrem.
Finsko vynikalo hned v několika ohledech. Jeho celková míra chybovosti byla výrazně vyšší než v kterékoli jiné severské zemi, čímž se průměr výrazně zvýšil. Nejvyšší byla také průměrná ztráta na jednu fakturu.
Jak byla studie provedena
Vzorek byl sestaven ze 100 náhodně vybraných společností, po 25 z Dánska, Norska, Švédska a Finska, z nichž všechny vykazovaly roční tržby ve výši 100 milionů EUR nebo více. Výchozím základem byly zákaznické projekty společnosti Qvalia z roku 2020 a celkem bylo analyzováno 20 872 182 faktur a účetních zápisů. Zastoupená odvětví zahrnují maloobchod, výrobu, finanční služby, ICT, stavebnictví, dopravu a organizace veřejného sektoru.
V rámci analýzy byl použit algoritmický screeningový proces k identifikaci 45 potenciálních chybových proměnných v procesu zpracování faktur a zaúčtování, které byly zjištěny v hlavní účetní knize a v údajích o fakturách. Analýza se zaměřila na tři hlavní typy chyb:
- Neodečtená nebo nedostatečně odečtená DPH
- Přeplatky
- Dvojité platby
Každá zjištěná odchylka byla ručně zkontrolována odborníkem a dotčenou organizací potvrzena jako chyba. Počet interně opravených chyb byl odvozen z účetních oprav v hlavní účetní knize.
Výzkum celkových nákladů na zpracování faktur v organizacích, včetně zaúčtování a skrytých nákladů spojených s chybami, je omezený. Odhady nákladů v této studii vycházely ze studie společnosti Billentis „Business Case E-invoicing/E-billing“ (2017): Zpracování papírové nebo PDF nákupní faktury stojí 17,60 EUR a elektronické faktury 6,40 EUR, přičemž náklady na zaúčtování a zaevidování byly odhadnuty na 3,00 EUR u papírových a PDF faktur a na 0 EUR u elektronických faktur. Výpočty vycházely z předpokladu 50% podílu elektronických faktur a každá interně zjištěná oprava byla odhadnuta na průměrných 10 minut.
Jak dochází k chybám v účtování závazků? 6 nejčastějších příčin
Účetní chyby mohou vzniknout mnoha způsoby, což vede k nesprávným údajům a zbytečným finančním ztrátám. Podívejme se na nejčastější příčiny:
Chyby při skenování a OCR
Údaje z dodavatelských faktur jsou při optickém rozpoznávání znaků (OCR) papírových a PDF faktur často nesprávně interpretovány. Existuje vysoké riziko, že tyto chyby zůstanou v následujících fázích zpracování nepovšimnuty.
Chyby v DPH
Právní předpisy týkající se daně z přidané hodnoty jsou složité. V průběhu času se mění a každá země má svá vlastní pravidla a výjimky. I malá chyba může vést ke značným ztrátám při odpočtu.
Přeplatky
Chyby vzniklé při ručním zpracování faktur (např. zadání nesprávného čísla) nebo nekvalitní skenování představují riziko, že budou k platbám přiřazeny nesprávné částky z faktur, což může vést k tomu, že výplata bude vyšší, než bylo původně požadováno.
Dvojité platby
Pokud je faktura dodavatele zaslána více než jednou nebo pokud byla zaslána upomínka, existuje riziko, že budou zaplaceny obě faktury.
Nevyužité dobropisy
Mnoho společností má u dodavatelů nevyřízené dobropisy, možná kvůli dřívějším neshodám, které byly připsány k dobru. Tyto dobropisy mohou zůstat nepovšimnuty a nevyužity. Kontrola, zda existují nevyřízené dobropisy od dodavatelů, by měla být považována za dobrý obchodní postup.
Zmeškané slevy
Stejně jako běžný spotřebitel, který při nákupu potravin přichází o slevy, i firmy mohou přijít o slevy, na které mají nárok.
Zavádění elektronické fakturace v severských zemích
Některé z těchto základních příčin, jako jsou chyby OCR a nesprávně zadané částky, souvisejí s ručním zpracováním papírových a PDF faktur. Strukturované elektronické faktury tento krok eliminují, protože data z faktury přicházejí ve formátu, který je přijímající systém schopen automaticky zpracovat.
Ve srovnání s tradičním zpracováním papírových faktur, a dokonce i faktur ve formátu PDF, jsou celkové náklady na zpracování elektronických faktur výrazně nižší. Evropská komise odhaduje přínos automatizace fakturačního procesu na přibližně 5,28 EUR za každou vystavenou elektronickou fakturu a 8,40 EUR za každou přijatou elektronickou fakturu, přičemž vychází z mzdových nákladů ve výši 46 EUR za hodinu (zpráva Komise o směrnici 2014/55/EU, únor 2024).
Míra přijetí se v jednotlivých severských zemích stále značně liší:
| Země | Podniky zasílající elektronické faktury vhodné pro automatizované zpracování (2023) |
|---|---|
| Finsko | 93.2% |
| Norsko | 77.0% |
| Švédsko | 57.7% |
| Dánsko | 55.9% |
| Průměr EU | 38.7% |
Zdroj: Eurostat (datový soubor isoc_eb_icsn2, aktualizováno v prosinci 2025). Podíl podniků s 10 a více zaměstnanci, s výjimkou finančního sektoru. Rok 2023 je nejnovějším rokem, za který jsou k dispozici údaje; údaj za Švédsko z roku 2023 je v časové řadě označen jako přerušení.
Jak omezit chyby v účtování závazků
- Přejděte u dodavatelů na strukturované elektronické faktury, například prostřednictvím Peppolu, aby se údaje z faktur nikdy nemusely ručně zadávat ani skenovat.
- Před provedením platby zkontrolujte, zda se nejedná o duplicitu: stejný dodavatel, částka, číslo faktury a datum. Upomínky považujte za potenciální duplicitu.
- U každé faktury ověřte správnost uvedené DPH podle předpisů platných v zemi dodavatele.
- Před schválením platby porovnejte faktury s objednávkami a dodávkami, abyste odhalili případné přeplatky.
- Pravidelně kontrolujte nevyřízené dobropisy od dodavatelů a zaúčtujte je.
- Sledujte sjednané platební podmínky a slevy a plaťte včas, abyste je mohli využít.
Automatizace zpracování závazků společnosti Qvalia kombinuje rozpoznávání textu z faktur (OCR), přístup k systému Peppol a zaúčtování i klasifikaci jednotlivých položek řízené umělou inteligencí na jedné platformě, čímž omezuje manuální zpracování, při kterém dochází k mnoha chybám.
Často kladené otázky
Kolik stojí chyby v účtování závazků?
Podle studie společnosti Qvalia, která analyzovala 20 872 182 nákupních faktur ze severských zemí z roku 2020, stály chyby 100 velkých organizací celkem 12,3 milionu EUR, což představuje v průměru 0,59 EUR na jednu zpracovanou fakturu. Finanční týmy strávily jejich opravou odhadem 22,5 pracovních dnů na jednu organizaci.
Jaké procento faktur obsahuje chyby v závazcích?
Ve stejné studii z roku 2020 bylo chybných 0,52 % všech zpracovaných faktur, a to včetně chyb, které interně opravil finanční tým. Chyby, které prošly do účetnictví bez povšimnutí, představovaly 0,10 % všech faktur.
Jaké jsou nejčastější chyby v účtování závazků?
Mezi nejčastější příčiny patří nesprávně načtená data z faktur při skenování a OCR, chyby při odpočtu DPH, přeplatky, dvojité platby, nevyužité dobropisy dodavatelů a nevyužité slevy.
O kolik se díky elektronické fakturaci ušetří na jedné faktuře?
Evropská komise odhaduje přínos automatizace fakturace na přibližně 5,28 EUR za každou vystavenou elektronickou fakturu a 8,40 EUR za každou přijatou elektronickou fakturu, přičemž vychází z předpokladu, že náklady na pracovní sílu činí 46 EUR za hodinu.
Jak rozšířená je elektronická fakturace v severských zemích?
Podle údajů Eurostatu zasílalo v roce 2023 93,2 % podniků ve Finsku elektronické faktury vhodné pro automatizované zpracování, zatímco v Norsku to bylo 77,0 %, ve Švédsku 57,7 %, v Dánsku 55,9 % a v celé EU 38,7 % (podniky s 10 a více zaměstnanci).
Jak mohou firmy omezit chyby v účtování závazků?
Nahraďte papírové a PDF faktury strukturovanými elektronickými fakturami, před provedením platby zkontrolujte, zda se faktury neopakují, ověřte DIČ, přiřaďte faktury k objednávkám a dodávkám, započítejte nevyužité dobropisy dodavatelů a sledujte sjednané slevy.