- Aké sú náklady spojené s chybami v účtovníctve záväzkov?
- Aké sú náklady na chyby: Škandinávska štúdia spoločnosti Qvalia (údaje z roku 2020)
- Ako vznikajú chyby v účtovníctve záväzkov? 6 najčastejších príčin
- Zavádzanie elektronickej fakturácie v severských krajinách
- Ako znížiť počet chýb v záväzkoch
- Často kladené otázky
Aké sú náklady spojené s chybami v účtovníctve záväzkov?
Autor: Qvalia | Aktualizované v októbri 2026
Chyby v účtovníctve záväzkov sú chyby pri zaznamenávaní, zaúčtovaní a úhrade faktúr od dodávateľov, ako napríklad chyby pri odpočte DPH, preplatky a dvojité platby. Ich náklady tvoria priamo stratené peniaze plus čas zamestnancov strávený ich vyhľadávaním a opravovaním, pričom obidve zložky rastú s každou faktúrou spracovanou ručne.
Hoci severské organizácie patria medzi technologicky najvyspelejšie, chyby v oblasti záväzkov naďalej negatívne ovplyvňujú ich konečné výsledky. Aj tá najmenšia a najnevinnšia chyba sa môže zvrhnúť do obrovských rozmerov, ak sa finančné procesy a transakčné údaje nespravujú správne.
Súčasné transakcie v oblasti B2B sa často rovnajú fakturačným postupom. Hoci základné prvky faktúry zostávajú rovnaké, ich zložitosť a objem sa môžu výrazne líšiť. Ide o ucelený proces od začiatku do konca, na ktorom sa podieľajú aspoň dve zainteresované strany. A s rastúcou zložitosťou – od DPH, platobných podmienok a položiek faktúry až po dobropisy a pokusy o podvod – sa prirodzene objavujú chyby.
Je ľahké obviňovať ľudské faktory. Pravdou však je, že hoci nástup digitálnej transformácie zvýšil efektívnosť a kontrolu, chyby stále predstavujú problém. Často ide v podstate o problém so správou údajov. Systémy ERP a softvér pre finančné procesy napodobňujú analógové procesy a fungujú izolovane. Potrebný je naopak nový prístup, ktorý umožní plne využiť pravidlá správy údajov a digitalizácie. Pre človeka aj stroj, pre finančného riaditeľa aj riaditeľa IT, nie je dokonalosť konečným cieľom, ale neustálym procesom.
Aké sú náklady na chyby: Škandinávska štúdia spoločnosti Qvalia (údaje z roku 2020)
Spoločnosť Qvalia analyzovala záväzky a účtovné procesy 100 veľkých severských organizácií s cieľom zistiť, aké náklady v skutočnosti spôsobujú chyby súvisiace s transakciami. Štúdia vychádza z faktúr z roku 2020 a bola uverejnená v roku 2021.
Hlavné zistenia
- Spoločnosť Qvalia analyzovala 20 872 182 nákupných faktúr z roku 2020, ktoré spracovalo 100 spoločností rovnomerne rozmiestnených v Dánsku, Fínsku, Nórsku a Švédsku.
- Celkovo bolo 21 569 faktúr nesprávne spracovaných alebo zaúčtovaných a bez toho, aby to bolo zistené, sa dostali do účtovníctva. To predstavuje 0,10 % všetkých analyzovaných faktúr.
- Väčšinu chýb odhalil interne finančný tím a do účtovníctva sa vôbec nedostali. Celkový počet chybných faktúr sa odhadoval na päťnásobok zisteného počtu: 107 845, čo predstavuje 0,52 % všetkých spracovaných faktúr.
- Finančné tímy strávili odhadom 22,5 pracovných dní na jednu organizáciu opravovaním chýb.
- Iba 172 faktúr (0,0008 %) viedlo k chybám pri platbe.
- Týchto 100 spoločností utrpelo v dôsledku nesprávneho spracovania stratu v celkovej výške 12 347 183 EUR. Pri rozdelení na všetky spracované faktúry to predstavuje priemernú stratu 0,59 EUR na jednu faktúru.
- Fínsko malo najvyššiu celkovú mieru chýb (vrátane chýb, ktoré boli vnútorným procesom opravené) na úrovni 1,64 % všetkých transakcií. Švédsko malo najnižšiu mieru chýb, a to 0,10 %.
Výsledky podľa krajín
| Metrický systém | Severské krajiny | Dánsko | Nórsko | Švédsko | Fínsko |
|---|---|---|---|---|---|
| Analyzované organizácie | 100 | 25 | 25 | 25 | 25 |
| Analyzované faktúry | 20,872,182 | 4,360,246 | 4,460,918 | 7,273,356 | 4,777,662 |
| Chyby, ktoré zostali nezistené | 21,569 | 978 | 3,368 | 1,506 | 15,717 |
| Celkový počet chýb vrátane interných opráv | 107 845 (0,52 %) | 4 890 (0,11 %) | 16 840 (0,38 %) | 7 530 (0,10 %) | 78 585 (1,64 %) |
| Chyby pri platbách | 172 (0,0008 %) | 18 (0,0004 %) | 60 (0,0013 %) | 46 (0,0006 %) | 48 (0,0010 %) |
| Celková strata spôsobená chybami | EUR 12,347,183 | EUR 721,375 | EUR 3,076,729 | EUR 4,904,093 | EUR 3,644,987 |
| Priemerná strata na faktúru | EUR 0.59 | EUR 0.17 | EUR 0.69 | EUR 0.67 | EUR 0.76 |
Dánsko malo zo štyroch krajín najnižší podiel platobných chýb. Jeho priemerná strata na jednu faktúru bola menšia ako tretina severského priemeru.
Nórsko malo viac ako trojnásobne vyššiu mieru chýb ako Švédsko, ktoré malo najnižšiu celkovú úroveň chýb. Jeho priemerná strata na jednu faktúru bola tiež vyššia ako severský priemer.
Švédsko, najväčšia ekonomika v regióne, poskytlo najrozsiahlejší súbor údajov o faktúrach. Celková miera chýb bola v tejto krajine najnižšia zo všetkých štyroch krajín, zatiaľ čo priemerná strata na jednu faktúru bola mierne nad priemerom.
Fínsko vynikalo v hneď viacerých ohľadoch. Jeho celková miera chýb bola výrazne vyššia ako v ktorejkoľvek inej severskej krajine, čo výrazne zvýšilo priemer. Najvyššia bola aj priemerná strata na jednu faktúru.
Ako prebiehala štúdia
Vzorka bola zostavená zo 100 náhodne vybraných spoločností, po 25 z Dánska, Nórska, Švédska a Fínska, z ktorých všetky dosahujú ročný obrat 100 miliónov EUR alebo viac. Východiskom boli zákaznícke projekty spoločnosti Qvalia z roku 2020 a celkovo bolo analyzovaných 20 872 182 faktúr a účtovných záznamov. Zastúpené odvetvia zahŕňajú maloobchod, spracovateľský priemysel, finančné služby, IKT, stavebníctvo, dopravu a organizácie verejného sektora.
V rámci analýzy sa pomocou algoritmického skríningového procesu identifikovalo 45 potenciálnych zdrojov chýb pri spracovaní faktúr a účtovaní v hlavnej knihe a v údajoch o faktúrach. Zameriavala sa na tri hlavné typy chýb:
- Neodpočítaná alebo nedostatočne odpočítaná DPH
- Preplatky
- Dvojité platby
Každú zistenú odchýlku ručne overil odborník a príslušná organizácia ju potvrdila ako chybu. Počet chýb opravených interne bol odvodený z účtovných opráv v hlavnej knihe.
Výskum týkajúci sa celkových nákladov na spracovanie faktúr v organizáciách, vrátane účtovných zápisov a skrytých nákladov spojených s chybami, je obmedzený. Odhady nákladov v tejto štúdii vychádzali zo štúdie spoločnosti Billentis s názvom „Business Case E-invoicing/E-billing“ (2017): 17,60 EUR na spracovanie papierovej alebo PDF nákupnej faktúry a 6,40 EUR na elektronickú faktúru, pričom náklady na kódovanie a zaúčtovanie boli odhadnuté na 3,00 EUR pre papierové a PDF faktúry a na 0 EUR pre elektronické faktúry. Výpočty vychádzali z predpokladu, že podiel elektronických faktúr je 50 %, a každá interne zistená oprava bola odhadnutá na miernych 10 minút.
Ako vznikajú chyby v účtovníctve záväzkov? 6 najčastejších príčin
Existuje mnoho spôsobov, ako môžu vzniknúť chyby v účtovníctve, ktoré vedú k nesprávnostiam a zbytočným finančným stratám. Pozrime sa na najčastejšie príčiny:
Chyby pri skenovaní a OCR
Údaje z faktúr dodávateľov sa počas procesu optického rozpoznávania znakov (OCR) papierových a PDF faktúr často nesprávne interpretujú. Existuje vysoké riziko, že tieto chyby zostanú v nasledujúcich krokoch spracovania nepovšimnuté.
Chyby v DPH
Právne predpisy týkajúce sa dane z pridanej hodnoty sú zložité. V priebehu času sa menia a každá krajina má svoje vlastné pravidlá a výnimky. Aj malá chyba môže viesť k značným stratám pri odpočte.
Preplatky
Chyby pri ručnom spracovaní faktúr (napr. zadaním nesprávneho čísla) alebo nekvalitné naskenovanie predstavujú riziko, že sa k platbám priradia nesprávne údaje z faktúr, čo môže mať za následok, že výška odchádzajúcej platby bude vyššia, ako bolo pôvodne požadované.
Dvojité platby
Ak je faktúra dodávateľa zaslaná viac ako raz alebo ak bola doručená upomienka, existuje riziko, že obe faktúry budú nakoniec zaplatené.
Nevyužité dobropisy
Mnohé spoločnosti majú u dodávateľov nevyrovnané dobropisy, pravdepodobne v dôsledku skorších neúspechov, ktoré boli dobropisované. Tieto môžu zostať nepovšimnuté a nevyužité. Kontrola, či existujú nevyrovnané dobropisy od dodávateľov, by sa mala považovať za dobrú obchodnú prax.
Nezískané zľavy
Rovnako ako bežný spotrebiteľ, ktorý pri nákupe potravín prichádza o zľavy, aj firmy môžu prísť o zľavy, na ktoré majú nárok.
Zavádzanie elektronickej fakturácie v severských krajinách
Niektoré z týchto základných príčin, ako napríklad chyby OCR a nesprávne zadané sumy, vyplývajú z ručného spracovania papierových a PDF faktúr. Štruktúrované elektronické faktúry tento krok eliminujú, pretože údaje z faktúry prichádzajú vo formáte, ktorý môže prijímajúci systém automaticky spracovať.
V porovnaní s tradičným spracovaním papierových faktúr, ba dokonca aj faktúr vo formáte PDF, sú celkové náklady na spracovanie elektronických faktúr výrazne nižšie. Európska komisia odhaduje prínos automatizácie procesu fakturácie na približne 5,28 EUR na vystavenú elektronickú faktúru a 8,40 EUR na prijatú elektronickú faktúru, pričom vychádza z nákladov na pracovnú silu vo výške 46 EUR za hodinu (správa Komisie o smernici 2014/55/EÚ, február 2024).
Miera využívania sa v jednotlivých severských krajinách stále výrazne líši:
| Krajina | Podniky, ktoré zasielajú elektronické faktúry vhodné na automatizované spracovanie (2023) |
|---|---|
| Fínsko | 93.2% |
| Nórsko | 77.0% |
| Švédsko | 57.7% |
| Dánsko | 55.9% |
| Priemer EÚ | 38.7% |
Zdroj: Eurostat (súbor údajov isoc_eb_icsn2, aktualizovaný v decembri 2025). Podiel podnikov s 10 alebo viac zamestnancami, s výnimkou finančného sektora. Rok 2023 je najnovším rokom, za ktorý sú k dispozícii údaje; údaj za Švédsko za rok 2023 je označený ako zlom v časovej rade.
Ako znížiť počet chýb v záväzkoch
- Prechod dodávateľov na štruktúrované elektronické faktúry, napríklad prostredníctvom Peppolu, vďaka čomu už nikdy nebude potrebné údaje z faktúr ručne zadávať ani skenovať.
- Pred platbou skontrolujte, či sa neopakujú údaje: rovnaký dodávateľ, suma, číslo faktúry a dátum. Upozornenia na nezaplatenie považujte za riziko duplicitnej platby.
- Overte správnosť uvedenej DPH na každej faktúre podľa predpisov platných v krajine dodávateľa.
- Pred schválením platby porovnajte faktúry s objednávkami a dodávkami, aby ste odhalili prípadné preplatky.
- Pravidelne kontrolujte nezaplatené dobropisy od dodávateľov a započítavajte ich.
- Sledujte dohodnuté platobné podmienky a zľavy a platte včas, aby ste ich mohli využiť.
Automatizácia spracovania záväzkov od spoločnosti Qvalia spája na jednej platforme technológiu OCR pre faktúry, prístup k systému Peppol a umelou inteligenciou riadené zaúčtovanie a klasifikáciu položiek faktúr, čím sa znižuje množstvo manuálnych úkonov, pri ktorých dochádza k mnohým chybám.
Často kladené otázky
Koľko stoja chyby v účtovníctve záväzkov?
Podľa štúdie spoločnosti Qvalia, ktorá analyzovala 20 872 182 nákupných faktúr zo škandinávskych krajín za rok 2020, stáli chyby 100 veľkých organizácií celkovo 12,3 milióna EUR, čo predstavuje v priemere 0,59 EUR na spracovanú faktúru. Finančné oddelenia strávili ich opravou odhadom 22,5 pracovných dní na jednu organizáciu.
V akom percentu faktúr sa vyskytujú chyby v záväzkoch?
V tej istej štúdii z roku 2020 bolo 0,52 % všetkých spracovaných faktúr chybných, ak sa započítali aj chyby, ktoré vnútorne opravil finančný tím. Chyby, ktoré prešli do účtovníctva bez toho, aby boli odhalené, predstavovali 0,10 % všetkých faktúr.
Aké sú najčastejšie chyby v účtovníctve záväzkov?
Medzi najčastejšie príčiny patria nesprávne prečítané údaje z faktúr pri skenovaní a OCR, chyby pri odpočte DPH, preplatky, dvojité platby, nevyužité dobropisy od dodávateľov a nevyužité zľavy.
Koľko sa ušetrí na jednej faktúre vďaka elektronickej fakturácii?
Európska komisia odhaduje prínos automatizácie fakturácie na približne 5,28 EUR za každú vystavenú elektronickú faktúru a 8,40 EUR za každú prijatú elektronickú faktúru, pričom vychádza z nákladov na pracovnú silu vo výške 46 EUR za hodinu.
Ako bežné je elektronické fakturovanie v severských krajinách?
Podľa Eurostatu v roku 2023 zasielalo vo Fínsku elektronické faktúry vhodné na automatizované spracovanie 93,2 % podnikov, zatiaľ čo v Nórsku to bolo 77,0 %, vo Švédsku 57,7 %, v Dánsku 55,9 % a v celej EÚ 38,7 % (podniky s 10 a viac zamestnancami).
Ako môžu firmy znížiť počet chýb v účtovníctve záväzkov?
Nahraďte papierové a PDF faktúry štruktúrovanými elektronickými faktúrami, skontrolujte, či sa pred platbou nevyskytujú duplicitné faktúry, overte DPH, priraďte faktúry k objednávkam a dodávkam, započítajte nevyrovnané dobropisy od dodávateľov a sledujte dohodnuté zľavy.