Een alles-in-één platform voor het digitaliseren en automatiseren van de financiële processen bij lmatra
Imatra is een stad en gemeente in Oost-Finland met 30.000 inwoners. De gemeente is verantwoordelijk voor het grootste deel van het openbaar bestuur en de openbare dienstverlening, waaronder gezondheidszorg, scholen, kinderopvang, ouderenzorg en maatschappelijke dienstverlening. Deze diensten worden geleverd door de gemeente zelf of door particuliere aanbieders. Imatra is uitgeroepen tot een van de meest innovatieve gemeenten van Finland en loopt voorop bij de digitalisering van het bestuur en de openbare dienstverlening in het land.
Kari Perälä, CIO, gemeente Imatra"Qvalia heeft de manier waarop we onze financiële processen beheren en automatiseren ingrijpend veranderd. Ze bieden essentiële technologie die ervoor zorgt dat we voorop lopen op het gebied van digitalisering en de best mogelijke service kunnen bieden aan zowel interne als externe belanghebbenden."
Probleem
Lmatra had vastgesteld dat het nodig was om de digitalisering van hun transactiebeheerproces verder uit te breiden, handmatige werkzaamheden te automatiseren en de nauwkeurigheid en controle te verbeteren om zo de efficiëntie van de crediteurenadministratie te verhogen.
Het doel was om een groot aantal processen, zowel handmatige als geautomatiseerde, te vereenvoudigen en samen te voegen tot één oplossing. Dit omvatte alles van factuurverwerking en crediteurenadministratie tot goedkeuringsprocessen en boekhouding.
Bovendien streefde lmatra ernaar om 100% elektronische bedrijfsdocumenten te realiseren en papier en PDF-bestanden volledig af te schaffen.
Oplossing
Qvalia stelde zijn platform ter beschikking aan lmatra om het crediteurenproces te digitaliseren en te automatiseren, van de verwerking van e-facturen tot de boekhouding op regelniveau.
De validatie van transacties en het beheer van afwijkingen zijn geautomatiseerd, op basis van regels die volledig zijn afgestemd op de behoeften van lmatra.
De kleine leveranciers van de gemeente, die diensten verlenen op het gebied van gezondheidszorg, kinderopvang en vervoer, stellen hun facturen op in Qvalia, waardoor gestructureerde gegevens direct in het systeem van lmatra worden ingevoerd.
Resultaat
Het resultaat is een gestroomlijnd proces, met aanzienlijk lagere gemiddelde verwerkingskosten per factuur, een minimum aan afwijkingen en fouten, een efficiëntere workflow en minder handmatig werk voor het financiële team.
- De financiële gegevens van Imatra zijn gebundeld op één cloudplatform
- Verhoogde interne efficiëntie dankzij een gebruiksvriendelijk ontwerp en op regels gebaseerde automatiseringstechnologie
- Verbeterde gegevenskwaliteit en efficiëntere processen doordat analoge formaten zoals pdf-bestanden en papieren facturen tot een minimum zijn teruggebracht