All-in-one-Plattform zur Digitalisierung und Automatisierung der Finanzprozesse von lmatra
Imatra ist eine Stadt und Gemeinde im Osten Finnlands mit 30.000 Einwohnern. Sie ist für den größten Teil der öffentlichen Verwaltung und Dienstleistungen zuständig, darunter Gesundheitsfürsorge, Schulen, Kindertagesstätten, Altenpflege und soziale Dienste. Die Dienstleistungen werden von der Gemeinde oder privaten Anbietern erbracht. Imatra wurde als eine der innovativsten Kommunen Finnlands ausgezeichnet und ist führend bei der Digitalisierung der Verwaltung und der öffentlichen Dienstleistungen.
Kari Perälä, CIO, Stadtverwaltung von ImatraQvalia hat die Art und Weise, wie wir unsere Finanzprozesse verwalten und automatisieren, verändert. Qvalia stellt eine wichtige Technologie zur Verfügung, die dazu beiträgt, dass wir auf dem neuesten Stand der Digitalisierung sind und den bestmöglichen Service für interne und externe Stakeholder bieten.
Problem
lmatra hatte die Notwendigkeit erkannt, die Digitalisierung des Transaktionsmanagements weiter voranzutreiben, die manuelle Arbeit zu automatisieren und die Genauigkeit und Kontrolle zu verbessern, um die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung zu steigern.
Ziel war es, eine Vielzahl von Prozessen, sowohl manuelle als auch softwaregestützte, zu vereinfachen und in einer Lösung zu konsolidieren. Das umfasste alles, von der Rechnungsbearbeitung und der Kreditorenbuchhaltung bis hin zu den Genehmigungsverfahren und der Buchhaltung.
Darüber hinaus hatte lmatra die Absicht, Geschäftsdokumente zu 100 % elektronisch zu erstellen und Papier- und PDF-Formate zu eliminieren.
Lösung
Qvalia stellte lmatra seine Plattform zur Verfügung, um den Prozess der Kreditorenbuchhaltung zu digitalisieren und zu automatisieren, von den Dienstleistungen des E-Invoice-Operators bis zur Buchhaltung auf Einzelpostenebene.
Die Transaktionsvalidierung und das Abweichungsmanagement sind automatisiert und basieren auf Regeln, die vollständig auf die Bedürfnisse von lmatra zugeschnitten sind.
Die kleinen Zulieferer der Gemeinde, die Dienstleistungen in den Bereichen Gesundheitspflege, Tagesbetreuung und Transport anbieten, erstellen ihre Rechnungen in Qvalia und bringen die strukturierten Daten sofort in das System von lmatra ein.
Ergebnis
Das Ergebnis ist ein gestraffter Prozess mit deutlich reduzierten durchschnittlichen Bearbeitungskosten pro Rechnung, minimierten Abweichungen und Fehlern, einem effizienteren Arbeitsablauf und weniger manueller Arbeit für das Finanzteam.
- Die Finanzdaten von Imatra werden in einer einzigen cloudbasierten Plattform vereinheitlicht
- Steigerung der internen Effizienz durch benutzerfreundliches Design und regelbasierte Automatisierungstechnologie
- Verbesserte Datenqualität und effiziente Prozesse, da analoge Formate wie PDF und Papierrechnungen auf ein Minimum reduziert wurden