Hoe kunt u uw grootschalige ideeën en doelstellingen op het gebied van financiële transformatie omzetten in concrete oplossingen? Wat doet uw organisatie om financiële automatisering in de hele organisatie door te voeren? Het succesvol uitvoeren van een automatiseringsstrategie voor uw financiële afdeling lijkt misschien moeilijk, maar met de juiste basis is het meer dan mogelijk.
Digitale transformatie – een veelgebruikte term die u waarschijnlijk al wel eens bent tegengekomen. Maar een succesvolle digitaliseringsstrategie is onmogelijk zonder volledige controle te behouden over de gegevens waarop uw dagelijkse bedrijfsvoering steunt.
En hoewel het digitaliseren van kernprocessen zoals de verkoop, onkosten en andere taken op het gebied van crediteuren- en debiteurenadministratie misschien ingewikkeld lijkt, is dat niet altijd het geval.
Toch moet uw bedrijf weten hoe het dit proces moet aanpakken als u wilt voorkomen dat u een leger aan consultants moet inhuren of uw IT-team drastisch moet uitbreiden. Alleen al door dit inzicht te hebben, bent u al beter voorbereid dan de meeste CFO’s.
De bouwstenen van financiële transformatie
Een succesvolle strategie voor financiële transformatie vereist de juiste bouwstenen om efficiënte automatisering en controle te waarborgen.
De eerste stap is dat je je moet richten op digitalisering.
Dit betekent dat financiële teams controle moeten uitoefenen over de transactiegegevens die ze willen wijzigen. CFO’s moeten deze processen onder de loep nemen, en dat houdt in dat ze de volgende vragen moeten stellen:
- Hoe worden financiële gegevens gegenereerd?
- Hoe worden transacties verwerkt?
- Wat zijn de doelstellingen van de organisatie?
Uw gegevens vormen de bouwstenen. Gegevens van betere kwaliteit leiden altijd tot betere resultaten. Dit simpele principe geldt tot in de kern van uw bedrijfsresultaten, en een goed ontworpen automatiseringssysteem zorgt voor meer efficiëntie en verhelderende analyses.
Het kan zelfs leiden tot de ontwikkeling van nieuwe bedrijfsmodellen, met als eindresultaat een volledige digitale transformatie.
Stap 1: Breng het automatiseringspotentieel van uw bedrijf in kaart
Dankzij nieuwe technologieën kunnen bedrijven concurrerend blijven terwijl ze zich aanpassen aan veranderende zakelijke omstandigheden. Maar oplossingen voor digitale transformatie zijn niet voor iedereen geschikt. Een succesvolle transformatie vereist een grondig inzicht in uw gegevens en in hoe u deze wilt automatiseren. CFO’s zijn de ideale personen om een initiatief voor digitale transformatie op gang te brengen, omdat zij inzicht hebben in de belangrijkste transactiegegevens.
Hoe pakt een organisatie automatisering dan aan? De eerste stap is het in kaart brengen van het automatiseringspotentieel van uw bedrijf.
- Bepaal welke processen u kunt automatiseren. Wat wil uw bedrijf bereiken met automatisering? Breng uw automatiseringspotentieel in kaart door de verhouding tussen analoge en digitale invoergegevens vast te stellen. Houd daarbij rekening met zaken als handmatige boekingen, e-facturen versus papieren facturen versus pdf-facturen, en nog veel meer.
- Hoeveel papieren of pdf-facturen gebruikt u? Alles wat u kunt digitaliseren, levert voordelen op: het vermindert uw risico’s, vergroot de transparantie en vormt een essentiële stap in het opzetten van een volledig geautomatiseerd proces.
- Hoe verstuurt u uw verkoopfacturen? Bedenk welke formaten u gebruikt. Bepaal de verhouding tussen handmatige en online bestellingen.
Stap 2: Verbeter je digitale invoer
Een succesvolle digitale transformatie vereist teamwork. Je moet ook op je leveranciers kunnen rekenen om deze veranderingen te ondersteunen. Het grootste deel van het risico ligt echter bij je leverancier, aangezien hij jou als klant zou kunnen verliezen.
Er zijn twee manieren waarop u dit kunt aanpakken. U kunt uw leveranciers stimuleren of verplichten om over te stappen op e-facturering, ter ondersteuning van uw streven om de kwaliteit van de gegevens die u in uw end-to-end transactiesystemen gebruikt, te verbeteren.
Ongeacht welk systeem je gebruikt, is het belangrijk dat je de tijd neemt om:
- Geef aan welke verschillende gegevensformaten u momenteel gebruikt.
- Bepaal welke informatie voor uw bedrijf van cruciaal belang is voor zowel uw inkoop- als crediteurenadministratieprocessen.
- Overleg met uw leveranciers om een plan op te stellen waarmee u hen kunt stimuleren om over te stappen op elektronische facturen.
- Beoordeel, werk bij of vervang softwaresystemen om uw nieuwe initiatieven op het gebied van digitale gegevens te ondersteunen.
Stap 3: De juiste aanpak van financiële automatisering
Gegevens van hoge kwaliteit vormen de ruggengraat van elk automatiseringsproject. Voor de meeste bedrijven zijn e-facturen de snelste manier om de gegevenskwaliteit te verbeteren.
Zowel AI- als RPA-technologieën zijn effectief bij repetitieve en sterk gestructureerde taken, maar hebben moeite met afwijkingen. Deze systemen kunnen slecht omgaan met veranderingen, en geen enkele mate van verfijning zal daar verandering in brengen.
Uw weg naar financiële automatisering begint met na te denken over de specifieke gebieden die u kunt verbeteren – en wel meteen. Begin met het in kaart brengen van uw huidige systemen en het maken van eenvoudige schema’s die laten zien hoe de gegevens worden verwerkt. Dit kan het volgende omvatten:
- In kaart brengen hoe transactiegegevens binnen uw organisatie worden verwerkt, van invoer- tot uitvoergegevens.
- Het opstellen van gedetailleerde diagrammen van uw werkprocessen. Deze diagrammen moeten zo visueel mogelijk zijn om mogelijke knelpunten en mogelijkheden voor optimalisatie duidelijk te maken.
- Geef een overzicht van de systemen en software die u momenteel gebruikt. Elk systeem dat bij een proces betrokken is, verhoogt het risico op gegevensverlies. Denk na over welke systemen u gebruikt en wat de totale kosten daarvan zijn.
- Uw uitdagingen in kaart brengen. Stel een shortlist op waarin de complexiteit van de organisatie, risico’s, kosten en knelpunten duidelijk naar voren komen.
Stap 4: Leer je leveranciers kennen
De laatste stap bestaat uit het ordenen van uw gegevens. Dit omvat het opschonen van gegevens, het bijhouden van uw leveranciersbestand en andere administratieve taken met betrekking tot uw gegevens. U moet ernaar streven om:
- Analyseer hoe u uw leveranciersadministratie beheert. Bekijk alle aspecten, zoals rollen, processen, software en andere belangrijke contactpunten.
- Definieer wat een „actieve“ leverancier is. Stel vast aan welke criteria een leverancier moet voldoen om als „actieve“ leverancier te worden aangemerkt.
- Bepaal wanneer de status van een leverancier moet worden gewijzigd. Wat u ook besluit, zorg ervoor dat dit aansluit bij uw andere processen en hulpmiddelen.
- Beoordeel alle financiële risico’s die verband houden met uw leveranciers. Bekijk kredietwaardigheid, insolventie, vervaldata, transactiefrequentie en meer.
Wilt u meer weten? Qvalia heeft een nieuw e-book samengesteld dat financiële teams begeleidt bij hun digitale transformatie.