Miten voit muuttaa suuret rahoitusalan muutosideasi ja -tavoitteesi konkreettisiksi ratkaisuiksi? Mitä organisaatiosi tekee ottaakseen taloushallinnon automaation käyttöön koko organisaatiossa? Rahoitusosastosi automatisointistrategian menestyksekäs toteuttaminen voi tuntua vaikealta, mutta oikean perustan avulla se on enemmän kuin mahdollista.
Digitaalinen transformaatio on suosittu termi, jonka olet todennäköisesti jo kuullut. Onnistunut digitalisointistrategia on kuitenkin mahdoton ilman, että päivittäisten liiketoimintojesi perustana olevat tiedot pysyvät täysin hallinnassa.
Vaikka ydinprosessien, kuten myynnin, kulujen ja muiden maksettavien ja saatavien tehtävien digitalisointi voi tuntua monimutkaiselta, se ei aina ole sitä.
Yrityksesi on kuitenkin ymmärrettävä, miten tätä prosessia kannattaa lähestyä, jos haluat välttää konsulttiarmeijan palkkaamisen tai IT-tiimin koon valtavan kasvun. Pelkästään tämä tieto tarkoittaa, että olet jo valmiimpi kuin useimmat talousjohtajat.
Rahoituksen muutoksen rakennuspalikat
Onnistunut rahoitusalan muutosstrategia tarvitsee oikeat rakennuspalikat tehokkaan automaation ja valvonnan varmistamiseksi.
Ensimmäinen vaihe edellyttää, että keskityt digitalisointiin.
Tämä tarkoittaa, että taloushallinnon tiimien on hallittava transaktiotietoja, joita ne haluavat muuttaa. Talousjohtajien on tutkittava näitä prosesseja, mikä tarkoittaa seuraavien kysymysten esittämistä:
- Miten rahoitustiedot luodaan?
- Miten tapahtumia käsitellään?
- Mitkä ovat organisaation tavoitteet?
Rakennuspalikat ovat tietosi. Laadukkaammat tiedot johtavat aina laadukkaampiin tuloksiin. Tämä yksinkertainen seikka pätee aina tuloslaskelmaan asti, ja hyvin suunniteltu automaatiojärjestelmä lisää tehokkuutta ja oivaltavaa analytiikkaa.
Se voi jopa johtaa uusien liiketoimintamallien luomiseen, jolloin lopputuloksena on täydellinen digitaalinen muutos.
Vaihe 1: Arvioi yrityksesi automaatiopotentiaali.
Uuden teknologian avulla yritykset voivat säilyttää kilpailukykynsä, kun ne sopeutuvat muuttuvaan liiketoimintaympäristöön. Digitaalisen transformaation ratkaisut eivät kuitenkaan sovi kaikille. Onnistunut muutos edellyttää perusteellista ymmärrystä tiedoistasi ja siitä, miten aiot automatisoida ne. Talousjohtajat ovat ihanteellisia ehdokkaita käynnistämään digitaalisen muutoksen, koska he ymmärtävät keskeiset transaktiotiedot.
Miten organisaatio siis lähestyy automaatiota? Ensimmäinen askel on määritellä yrityksesi automaatiopotentiaali.
- Selvitä, mitä alueita voit automatisoida. Mitä yrityksesi saavuttaa automaation avulla? Määrittele, miltä automaatiopotentiaalisi näyttää määrittelemällä analogisen ja digitaalisen syöttötiedon suhde. Mieti esimerkiksi manuaalisia tiliöintejä, verkkolaskuja vs. paperilaskuja vs. PDF-laskuja ja paljon muuta.
- Kuinka monta paperilaskua tai PDF-laskua käytät? Kaikki, mitä voit muuntaa digitaaliseksi prosessiksi, on voitto, joka vähentää riskiäsi, lisää näkyvyyttä ja on olennainen askel kohti kokonaisvaltaisen prosessiautomaatiojärjestelmän luomista.
- Miten jakelet myyntilaskuja? Mieti, mitä formaatteja käytät. Määritä manuaalisten ja verkkotilausten välinen suhde.
Vaihe 2: Paranna digitaalisia tuloja
Onnistunut digitaalinen muutos edellyttää tiimityötä. Sinun on myös luotettava toimittajiin, jotta he tukevat näitä muutoksia. Suurin osa riskistä on kuitenkin toimittajallasi, sillä he voivat menettää sinut asiakkaana.
Voit valita kaksi lähestymistapaa. Joko kannustat tai pakotat tavarantoimittajasi ottamaan käyttöön verkkolaskut tukeaksesi pyrkimystäsi parantaa kokonaisvaltaisissa liiketoimintajärjestelmissäsi käyttämiesi tietojen laatua.
Riippumatta siitä, mitä järjestelmää käytät, sinun tulisi käyttää aikaa:
- Tunnista eri tietomuodot, joihin luotat tällä hetkellä.
- Määrittele, mitkä tiedot ovat yrityksellesi ratkaisevan tärkeitä sekä hankinta- että ostoreskontraprosesseissa.
- Keskustele tavarantoimittajiesi kanssa ja laadi suunnitelma, jolla heitä kannustetaan ottamaan käyttöön sähköiset laskut.
- Arvioi, päivitä tai vaihda ohjelmistojärjestelmiä , jotta ne täydentävät uusia digitaalisia tietoaloitteita.
Vaihe 3: Oikea lähestymistapa talouden automatisointiin
Laadukkaat tiedot ovat kaikkien automaatiopyrkimysten selkäranka. Sähköiset laskut ovat useimmille yrityksille nopein tapa parantaa tietojen laatua.
Sekä tekoäly- että RPA-teknologiat ovat tehokkaita, kun on kyse toistuvista ja hyvin strukturoiduista tehtävistä, mutta poikkeamien kanssa on vaikeuksia. Näillä järjestelmillä on vaikeuksia selviytyä muutoksista, eikä mikään hienosäätö muuta tätä.
Talouden automatisointi alkaa siitä, että mietit, mitä osa-alueita voit parantaa välittömästi. Aloita arvioimalla nykyisiä järjestelmiäsi ja laatimalla yksinkertaisia kaavioita, joista käy ilmi, miten tietoja käsitellään. Tämä voi sisältää mm:
- Kartoitetaan, miten transaktiotietoja käsitellään organisaatiossasi, syötetystä datasta tuotettuun dataan.
- Yksityiskohtaisten kaavioiden luominen työnkuluista. Näiden kaavioiden tulisi olla mahdollisimman visuaalisia, jotta ne havainnollistaisivat mahdollisia esteitä ja optimointimahdollisuuksia.
- Luettelo nykyisin käyttämistäsi järjestelmistä ja ohjelmistoista. Jokainen prosessiin osallistuva järjestelmä lisää tietojesi vahingoittumisriskiä. Mieti, mitä järjestelmiä käytät ja mitkä ovat kokonaiskustannukset.
- Haasteiden muotoilu. Luo luettelo, jossa korostetaan organisaation monimutkaisuutta, riskejä, kustannuksia ja pullonkauloja.
Vaihe 4: Tunne toimittajasi
Viimeinen vaihe on tietojen järjestäminen. Tähän kuuluu tietojen siivoaminen, toimittajarekisterin järjestäminen ja muut tietoihin liittyvät siivoustehtävät. Sinun tulisi pyrkiä seuraaviin tavoitteisiin:
- Analysoi, miten hallinnoit toimittajarekisteriäsi. Tarkastele kaikkea, myös rooleja, prosesseja, ohjelmistoja ja muita keskeisiä kosketuspisteitä.
- Määrittele, mikä on "aktiivinen" toimittaja. Määritä, mitkä kriteerit toimittajan on täytettävä, jotta sitä voidaan pitää "aktiivisena" toimittajana.
- Määritä, milloin toimittajan asemaa olisi muutettava. Mitä tahansa päätätkin, varmista, että se on yhdenmukainen muiden prosessien ja työkalujen kanssa.
- Arvioi kaikki tavarantoimittajiin liittyvät taloudelliset riskit. Arvioi luottoluokitukset, maksukyvyttömyys, eräpäivät, liiketoimien tiheys ja paljon muuta.
Oletko kiinnostunut oppimaan lisää? Qvalia on luonut uuden e-kirjan, joka on suunniteltu opastamaan taloushallinnon tiimejä digitaalisessa muutoksessa.