Jak můžete své velké nápady a cíle v oblasti transformace financí proměnit v konkrétní řešení? Co dělá vaše organizace pro zavedení automatizace financí v celé organizaci? Úspěšné prosazení strategie automatizace pro vaše finanční oddělení se může zdát obtížné, ale s správným základem je to více než možné.
Digitální transformace – to je populární pojem, který jste pravděpodobně již slyšeli. Úspěšná strategie digitalizace je však nemožná bez úplné kontroly nad daty, na nichž závisí každodenní fungování vaší firmy.
Ačkoli digitalizace klíčových procesů, jako jsou prodeje, výdaje a další úkoly související s účty splatnými a pohledávkami, může vypadat složitě, není tomu tak vždy.
Vaše společnost však musí pochopit, jak k tomuto procesu přistupovat, pokud chcete zabránit najímání armády konzultantů nebo výrazně zvětšit velikost svého IT týmu. Pouhá znalost tohoto poznatku znamená, že jste již lépe připraveni než většina finančních ředitelů.
Základní stavební kameny transformace financí
Úspěšná strategie transformace financí vyžaduje správné stavební kameny, které zajistí efektivní automatizaci a kontrolu.
Prvním krokem je zaměřit se na digitalizaci.
To znamená, že finanční týmy musí vykonávat kontrolu nad transakčními informacemi, které chtějí změnit. Finanční ředitelé musí tyto procesy prozkoumat, a to znamená položit si následující otázky:
- Jak se vytvářejí finanční údaje?
- Jak jsou transakce zpracovávány?
- Jaké jsou cíle organizace?
Základními stavebními kameny jsou vaše data. Lepší kvalita dat vždy vede k lepším výsledkům. Tento jednoduchý fakt platí až do samého konce a dobře navržený automatizační systém povede ke zvýšení efektivity a k získání podrobných analytických údajů.
Může to dokonce vést k vytvoření nových obchodních modelů, jejichž konečným výsledkem bude kompletní digitální transformace.
Krok 1: Posuďte potenciál automatizace ve vaší společnosti
Nové technologie umožňují podnikům zůstat konkurenceschopnými, protože se přizpůsobují měnícím se podmínkám podnikání. Řešení digitální transformace však nejsou univerzální. Úspěšná transformace vyžaduje důkladné porozumění vašim datům a tomu, jak je plánujete automatizovat. Finanční ředitelé jsou ideálními kandidáty pro zahájení iniciativy digitální transformace, protože rozumějí klíčovým transakčním datům.
Jak tedy organizace přistupuje k automatizaci? Prvním krokem je definovat automatizační potenciál vaší společnosti.
- Určete, které oblasti můžete automatizovat. Čeho vaše společnost automatizací dosáhne? Definujte svůj automatizační potenciál stanovením poměru mezi analogovými a digitálními vstupními daty. Zvažte například ruční zadávání účtů, elektronické faktury vs. papírové faktury vs. faktury ve formátu PDF a další.
- Kolik papírových nebo PDF faktur používáte? Cokoli , co můžete převést na digitální proces, je výhodou, která snižuje vaše riziko, zvyšuje přehlednost a je nezbytným krokem k vytvoření komplexního systému automatizace procesů.
- Jak distribuujete prodejní faktury? Zvažte, jaké formáty používáte. Určete poměr mezi manuálními a online objednávkami.
Krok 2: Vylepšete své digitální vstupy
Úspěšná digitální transformace vyžaduje týmovou práci. Musíte se také spolehnout na své dodavatele, aby tyto změny podpořili. Většina rizika však leží na straně dodavatele, protože by mohl přijít o vás jako zákazníka.
Můžete zvolit dva přístupy. Buď motivujete své dodavatele, aby začali používat elektronické faktury, a tím podpoříte své úsilí o zlepšení kvality dat, která používáte ve svých komplexních transakčních systémech, nebo je k tomu donutíte.
Bez ohledu na to, jaký systém používáte, měli byste si udělat čas na:
- Identifikujte různé formáty dat, na které se v současné době spoléháte.
- Definujte, které informace jsou pro vaši společnost klíčové jak pro procesy nákupu, tak pro procesy účtování závazků.
- Komunikujte se svými dodavateli a vypracujte plán, který je povzbudí k přechodu na elektronické faktury.
- Posuďte, aktualizujte nebo nahraďte softwarové systémy, aby doplňovaly vaše nové iniciativy v oblasti digitálních dat.
Krok 3: Správný přístup k finanční automatizaci
Kvalitní data jsou základem jakéhokoli automatizačního úsilí. Elektronické faktury jsou pro většinu společností nejrychlejším způsobem, jak zlepšit kvalitu dat.
Technologie AI i RPA jsou účinné, pokud jde o opakující se a vysoce strukturované úkoly, ale mají potíže s odchylkami. Tyto systémy se těžko vyrovnávají se změnami a žádné jemné doladění na tom nic nezmění.
Vaše cesta k finanční automatizaci začíná přemýšlením o konkrétních oblastech, které můžete okamžitě zlepšit. Začněte posouzením svých současných systémů a vytvořením jednoduchých grafů, které ukazují, jak jsou data zpracovávána. To může zahrnovat:
- Mapování způsobu zpracování transakčních dat v celé vaší organizaci, od vstupních až po výstupní data.
- Vytváření podrobných grafů vašich pracovních postupů. Tyto grafy by měly být co nejvíce vizuální, aby ilustrovaly potenciální překážky a příležitosti k optimalizaci.
- Seznam systémů a softwaru, které aktuálně používáte. Každý systém zapojený do procesu zvyšuje riziko poškození vašich dat. Zamyslete se nad tím, jaké systémy používáte a jaké jsou celkové náklady.
- Formulujte své výzvy. Vytvořte seznam, který zdůrazňuje organizační složitosti, rizika, náklady a úzká místa.
Krok 4: Poznejte své dodavatele
Posledním krokem je organizace vašich dat. To zahrnuje čištění dat, udržování přehledného registru dodavatelů a další úklidové práce související s vašimi daty. Měli byste se snažit:
- Analyzujte, jak spravujete svou knihu dodavatelů. Podívejte se na vše, včetně rolí, procesů, softwaru a dalších klíčových kontaktních bodů.
- Definujte, co je to „aktivní“ dodavatel. Stanovte kritéria, která musí dodavatel splňovat, aby byl považován za „aktivního“ dodavatele.
- Určete, kdy by měl být status dodavatele změněn. Ať se rozhodnete jakkoli , ujistěte se, že je to v souladu s vašimi ostatními procesy a nástroji.
- Posuďte veškerá finanční rizika související s vašimi dodavateli. Posuďte úvěrové ratingy, platební neschopnost, splatnosti, frekvenci transakcí a další faktory.
Chcete se dozvědět více? Společnost Qvalia vytvořila nový elektronický knihu, která má za cíl provést finanční týmy procesem digitální transformace.