Ako môžete premeniť svoje veľké nápady a ciele v oblasti transformácie financií na konkrétne riešenia? Čo robí vaša organizácia na implementáciu automatizácie financií v celej organizácii? Úspešné presadzovanie stratégie automatizácie pre vaše finančné oddelenie sa môže zdať ťažké, ale s správnym základom je to viac než možné.
Digitálna transformácia – to je populárny pojem, ktorý ste už pravdepodobne počuli. Úspešná stratégia digitalizácie je však nemožná bez úplnej kontroly nad údajmi, na ktorých závisia vaše každodenné obchodné funkcie.
A hoci digitalizácia kľúčových procesov, ako sú predaj, výdavky a iné úlohy súvisiace s pohľadávkami a záväzkami, sa môže zdať zložitá, nie je to vždy tak.
Vaša spoločnosť však musí pochopiť, ako k tomuto procesu pristupovať, ak chcete zabrániť najímaniu armády konzultantov alebo výrazne zvýšiť počet členov vášho IT tímu. Už len samotné vedomie tejto skutočnosti znamená, že ste lepšie pripravení ako väčšina finančných riaditeľov.
Základné prvky transformácie financií
Úspešná stratégia transformácie financií potrebuje správne stavebné kamene, aby bola zabezpečená efektívna automatizácia a kontrola.
Prvým krokom je zamerať sa na digitalizáciu.
To znamená, že finančné tímy musia vykonávať kontrolu nad transakčnými informáciami, ktoré chcú zmeniť. Finanční riaditelia musia preskúmať tieto procesy, čo znamená položiť si nasledujúce otázky:
- Ako sa vytvárajú finančné údaje?
- Ako sa spracovávajú transakcie?
- Aké sú ciele organizácie?
Stavebnými kameňmi sú vaše údaje. Lepšia kvalita údajov vždy vedie k lepším výsledkom. Tento jednoduchý fakt platí až do konečného výsledku a dobre navrhnutý automatizačný systém prinesie zvýšenú efektívnosť a podrobné analýzy.
Môže to dokonca viesť k vytvoreniu nových obchodných modelov, ktorých konečným výsledkom bude úplná digitálna transformácia.
Krok 1: Posúďte potenciál automatizácie vo vašej spoločnosti
Nové technológie umožňujú podnikom zostať konkurencieschopnými, keďže sa prispôsobujú meniacim sa podmienkam v podnikaní. Riešenia digitálnej transformácie však nie sú univerzálne. Úspešná transformácia vyžaduje dôkladné pochopenie vašich údajov a toho, ako ich plánujete automatizovať. Finanční riaditelia sú ideálnymi kandidátmi na naštartovanie iniciatívy digitálnej transformácie, pretože rozumejú kľúčovým transakčným údajom.
Ako teda organizácia pristupuje k automatizácii? Prvým krokom je definovanie automatizačného potenciálu vašej spoločnosti.
- Určite, ktoré oblasti môžete automatizovať. Čo vaša spoločnosť dosiahne automatizáciou? Určite potenciál automatizácie stanovením pomeru medzi analógovými a digitálnymi vstupnými údajmi. Zvážte napríklad ručné zadávanie účtovných záznamov, elektronické faktúry vs. papierové faktúry vs. faktúry vo formáte PDF a ďalšie faktory.
- Koľko papierových alebo PDF faktúr používate? Všetko , čo môžete previesť do digitálnej podoby, je prínosom, ktorý znižuje vaše riziko, zvyšuje prehľadnosť a je nevyhnutným krokom k vytvoreniu komplexného systému automatizácie procesov.
- Ako distribuujete predajné faktúry? Zvážte, aké formáty používate. Určite pomer medzi manuálnymi a online objednávkami.
Krok 2: Vylepšite svoje digitálne vstupy
Úspešná digitálna transformácia vyžaduje tímovú prácu. Musíte sa tiež spoľahnúť na svojich dodávateľov, aby podporili tieto zmeny. Väčšina rizika však leží na vašich dodávateľoch, pretože by vás mohli stratiť ako zákazníka.
Môžete zvoliť dva prístupy. Buď motivujete alebo nútite svojich dodávateľov, aby prešli na elektronické faktúry, čím podporíte svoje úsilie o zvýšenie kvality údajov, ktoré používate vo svojich komplexných transakčných systémoch.
Bez ohľadu na to, aký systém používate, mali by ste si nájsť čas na:
- Identifikujte rôzne formáty údajov, na ktoré sa momentálne spoliehate.
- Definujte, ktoré informácie sú pre vašu spoločnosť kľúčové pre procesy obstarávania a účtovania záväzkov.
- Komunikujte so svojimi dodávateľmi a vypracujte plán, ktorý ich povzbudí k prechodu na elektronické faktúry.
- Posúďte, aktualizujte alebo vymeňte softvérové systémy, aby dopĺňali vaše nové iniciatívy v oblasti digitálnych dát.
Krok 3: Správny prístup k finančnej automatizácii
Vysokokvalitné údaje sú základom každého automatizačného úsilia. Elektronické faktúry sú pre väčšinu spoločností najrýchlejším spôsobom, ako zlepšiť kvalitu údajov.
Technológie AI aj RPA sú efektívne, pokiaľ ide o opakované a vysoko štruktúrované úlohy, ale majú problémy s odchýlkami. Tieto systémy majú ťažkosti s prispôsobením sa zmenám a žiadne jemné doladenie to nezmení.
Vaša cesta k finančnej automatizácii začína premýšľaním o konkrétnych oblastiach, ktoré môžete okamžite vylepšiť. Začnite posúdením vašich súčasných systémov a vytvorením jednoduchých grafov, ktoré ukazujú, ako sa spracovávajú údaje. Môže to zahŕňať:
- Mapovanie spôsobu spracovania transakčných údajov vo vašej organizácii, od vstupných až po výstupné údaje.
- Vytváranie podrobných grafov vašich pracovných postupov. Tieto grafy by mali byť čo najprehľadnejšie, aby ilustrovali potenciálne prekážky a možnosti optimalizácie.
- Zoznam systémov a softvéru, ktoré momentálne používate. Každý systém zapojený do procesu zvyšuje riziko poškodenia vašich údajov. Zamyslite sa nad tým, aké systémy používate a aké sú celkové náklady.
- Formulujte svoje výzvy. Vytvorte zoznam, ktorý zdôrazňuje organizačnú zložitosť, riziká, náklady a prekážky.
Krok 4: Poznajte svojich dodávateľov
Posledným krokom je organizácia vašich údajov. To zahŕňa čistenie údajov, udržiavanie poriadku v registri dodávateľov a ďalšie úlohy súvisiace s vašimi údajmi. Mali by ste sa zamerať na:
- Analyzujte, ako spravujete účtovnú knihu dodávateľov. Pozrite sa na všetko, vrátane rolí, procesov, softvéru a ďalších kľúčových kontaktných bodov.
- Definujte, čo je „aktívny“ dodávateľ. Stanovte kritériá, ktoré musí dodávateľ spĺňať, aby bol považovaný za „aktívneho“ dodávateľa.
- Určite, kedy by sa mal zmeniť status dodávateľa. Nech sa rozhodnete akokoľvek , uistite sa, že je to v súlade s vašimi ostatnými procesmi a nástrojmi.
- Posúďte všetky finančné riziká súvisiace s vašimi dodávateľmi. Posúďte úverové ratingy, platobnú neschopnosť, splatnosti, frekvenciu transakcií a ďalšie faktory.
Chcete sa dozvedieť viac? Spoločnosť Qvalia vytvorila novú elektronickú knihu, ktorá má pomôcť finančným tímom pri ich digitálnej transformácii.