Hvordan kan du omsætte dine store ideer og mål for transformation af finanssektoren til konkrete løsninger? Hvad gør din organisation for at implementere finansautomatisering på tværs af hele organisationen? Det kan virke svært at gennemføre en succesfuld automatiseringsstrategi for din økonomiafdeling - men med det rette fundament er det mere end muligt.
Digital transformation - det er et populært begreb, som du sikkert har hørt nu. Men en vellykket digitaliseringsstrategi er umulig uden at bevare fuld kontrol over de data, som dine daglige forretningsfunktioner er afhængige af.
Og selv om digitalisering af kerneprocesser som salg, udgifter og andre opgaver i forbindelse med kreditor- og debitoropgaver kan virke komplekse, er det ikke altid tilfældet.
Alligevel skal din virksomhed forstå, hvordan den skal gribe denne proces an, hvis du vil undgå at ansætte en hær af konsulenter eller øge størrelsen af dit it-team voldsomt. Alene det at kende denne indsigt betyder, at du allerede er bedre forberedt end de fleste CFO'er.
Byggeklodserne i den finansielle transformation
En vellykket strategi for transformation af finanssektoren har brug for de rigtige byggesten for at sikre effektiv automatisering og kontrol.
Det første skridt kræver, at du fokuserer på digitalisering.
Det betyder, at finansteams skal have kontrol over de transaktionsoplysninger, som de ønsker at ændre. CFO'er skal undersøge disse processer, og det betyder, at de skal stille følgende spørgsmål:
- Hvordan oprettes finansdata?
- Hvordan behandles transaktioner?
- Hvad er organisationens mål?
Byggestenene er dine data. Data af bedre kvalitet vil altid føre til resultater af bedre kvalitet. Denne enkle pointe gælder hele vejen ned til din bundlinje, og et veludformet automatiseringssystem vil resultere i øget effektivitet og indsigtsfulde analyser.
Det kan endda føre til skabelse af nye forretningsmodeller, med det endelige resultat som en komplet digital transformation.
Trin 1: Vurder din virksomheds automatiseringspotentiale
Nye teknologier gør det muligt for virksomheder at forblive konkurrencedygtige, når de tilpasser sig skiftende erhvervsklimaer. Men digitale transformationsløsninger er ikke ensartede løsninger, der passer til alle. En vellykket transformation kræver en grundig forståelse af dine data og af, hvordan du planlægger at automatisere dem. CFO'er er ideelle kandidater til at kickstarte et digitalt transformationsinitiativ, fordi de forstår vigtige transaktionsdata.
Så hvordan griber en organisation automatisering an? Det første skridt er at definere din virksomheds automatiseringspotentiale.
- Identificer, hvilke områder du kan automatisere. Hvad vil din virksomhed opnå med automatisering? Definer, hvordan dit automatiseringspotentiale ser ud, ved at fastlægge forholdet mellem analoge og digitale inputdata. Overvej f.eks. manuelle kontoposteringer, e-fakturaer vs. papirfakturaer vs. PDF-fakturaer og meget mere.
- Hvor mange papir- eller PDF-fakturaer bruger du? Alt, hvad du kan konvertere til en digital proces, er en gevinst, der reducerer din risiko, øger synligheden og er et vigtigt skridt i retning af at skabe et system til automatisering af hele processen.
- Hvordan distribuerer du salgsfakturaer? Overvej, hvilke formater du bruger. Bestem forholdet mellem manuelle og online ordrer.
Trin 2: Forbedre dine digitale indgange
En vellykket digital transformation kræver teamwork. Du skal også stole på, at dine leverandører kan støtte disse ændringer. Størstedelen af risikoen ligger dog hos din leverandør, da de kan miste dig som kunde.
Du kan vælge mellem to fremgangsmåder. Enten tilskynder eller tvinger du dine leverandører til at indføre e-fakturaer for at støtte din indsats for at forbedre kvaliteten af de data, du bruger i dine end-to-end transaktionssystemer.
Uanset hvilket system du bruger, bør du tage dig tid til at:
- Identificer de forskellige dataformater, som du bruger lige nu.
- Definer, hvilke oplysninger der er vigtige for din virksomhed i forbindelse med både indkøbs- og kreditorprocesser.
- Kommuniker med dine leverandører for at udvikle en plan for at tilskynde dem til at indføre e-fakturaer.
- Vurder, opdater eller udskift softwaresystemer for at supplere dine nye digitale datainitiativer.
Trin 3: Den rigtige tilgang til finansiel automatisering
Data af høj kvalitet er rygraden i enhver automatiseringsindsats. E-fakturaer er den hurtigste måde at forbedre datakvaliteten på for de fleste virksomheder.
Både AI- og RPA-teknologier er effektive, når det drejer sig om gentagne og meget strukturerede opgaver - men de har svært ved at håndtere afvigelser. Disse systemer har svært ved at håndtere forandringer, og det kan ingen finjustering ændre på det.
Vejen til finansiel automatisering starter med at tænke over de specifikke områder, du kan forbedre - med det samme. Start med at vurdere dine nuværende systemer og opret enkle diagrammer, der viser, hvordan dataene behandles. Dette kan omfatte:
- Kortlægning af, hvordan transaktionsdata behandles på tværs af din organisation , fra input til outputdata.
- Oprettelse af detaljerede diagrammer over dine arbejdsgange. Disse diagrammer skal være så visuelle som muligt for at illustrere potentielle forhindringer og muligheder for optimering.
- Liste over de systemer og den software, du bruger i øjeblikket. Hvert system, der er involveret i en proces, øger risikoen for at beskadige dine data. Tænk over, hvilke systemer du bruger og de samlede omkostninger.
- Formuler dine udfordringer. Lav en liste med en kort liste, der fremhæver organisatoriske kompleksiteter, risici, omkostninger og flaskehalse.
Trin 4: Kend dine leverandører
Det sidste skridt er at organisere dine data. Dette omfatter oprydning af data, organisering af leverandørregistret og andre opgaver i forbindelse med husholdningen af dine data. Du bør tilstræbe at:
- Analyser, hvordan du administrerer din leverandørbog. Se på alt, herunder roller, processer, software og andre vigtige kontaktpunkter.
- Definer, hvad en "aktiv" leverandør er. fastlægge, hvilke kriterier en leverandør skal opfylde for at blive anset for at være en "aktiv" leverandør.
- Bestem, hvornår en leverandørs status skal ændres. Uanset hvad du beslutter, skal du sikre, at det er i overensstemmelse med dine andre processer og værktøjer.
- Vurder eventuelle finansielle risici, der er forbundet med dine leverandører. Vurder kreditvurdering, insolvens, forfaldsdatoer, transaktionshyppighed og meget mere.
Er du interesseret i at lære mere? Qvalia har lavet en ny e-bog, der er designet til at guide finansteams gennem deres digitale transformation.