Wie können Sie Ihre großen Ideen und Ziele für die Umgestaltung des Finanzwesens in greifbare Lösungen umsetzen? Was unternimmt Ihr Unternehmen, um die Finanzautomatisierung im gesamten Unternehmen zu implementieren? Die erfolgreiche Umsetzung einer Automatisierungsstrategie für Ihre Finanzabteilung mag schwierig erscheinen, aber mit der richtigen Grundlage ist sie mehr als möglich.
Digitale Transformation - das ist ein populärer Begriff, den Sie wahrscheinlich schon gehört haben. Eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie ist jedoch nicht möglich, ohne die vollständige Kontrolle über die Daten zu behalten, auf die Ihre täglichen Geschäftsfunktionen angewiesen sind.
Und obwohl die Digitalisierung von Kernprozessen wie Verkauf, Ausgaben und anderen Aufgaben der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung komplex erscheinen mag, ist dies nicht immer der Fall.
Dennoch muss Ihr Unternehmen wissen, wie es diesen Prozess angehen muss, wenn Sie nicht ein Heer von Beratern einstellen oder die Größe Ihres IT-Teams enorm erhöhen wollen. Allein diese Erkenntnis bedeutet, dass Sie bereits besser vorbereitet sind als die meisten CFOs.
Die Bausteine der Finanztransformation
Eine erfolgreiche Strategie zur Umgestaltung des Finanzwesens braucht die richtigen Bausteine, um eine effiziente Automatisierung und Kontrolle zu gewährleisten.
In einem ersten Schritt müssen Sie sich auf die Digitalisierung konzentrieren.
Das bedeutet, dass die Finanzteams die Kontrolle über die Transaktionsdaten ausüben müssen, die sie ändern wollen. CFOs müssen diese Prozesse untersuchen, und das bedeutet, dass sie die folgenden Fragen stellen müssen:
- Wie werden Finanzdaten erstellt?
- Wie werden Transaktionen verarbeitet?
- Was sind die Ziele der Organisation?
Die Bausteine sind Ihre Daten. Qualitativ bessere Daten führen immer zu qualitativ besseren Ergebnissen. Dieser einfache Punkt gilt bis hinunter zu Ihrem Endergebnis, und ein gut konzipiertes Automatisierungssystem wird zu einer höheren Effizienz und aufschlussreichen Analysen führen.
Es kann sogar zur Schaffung neuer Geschäftsmodelle führen, was letztendlich zu einer vollständigen digitalen Transformation führt.
Schritt 1: Bewerten Sie das Automatisierungspotenzial Ihres Unternehmens
Neue Technologien ermöglichen es Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben, während sie sich an das veränderte Geschäftsklima anpassen. Aber Lösungen für die digitale Transformation sind keine Einheitslösungen. Eine erfolgreiche Transformation erfordert ein gründliches Verständnis Ihrer Daten und der Art und Weise, wie Sie diese automatisieren wollen. CFOs sind die idealen Kandidaten, um eine Initiative zur digitalen Transformation anzustoßen, da sie die wichtigsten Transaktionsdaten kennen.
Wie geht ein Unternehmen also an die Automatisierung heran? Der erste Schritt besteht darin, das Automatisierungspotenzial Ihres Unternehmens zu definieren.
- Ermitteln Sie, welche Bereiche Sie automatisieren können. Was will Ihr Unternehmen mit der Automatisierung erreichen? Definieren Sie, wie Ihr Automatisierungspotenzial aussieht, indem Sie das Verhältnis zwischen analogen und digitalen Eingangsdaten festlegen. Berücksichtigen Sie dabei Dinge wie manuelle Konteneingaben, E-Rechnungen vs. Papierrechnungen vs. PDF-Rechnungen und mehr.
- Wie viele Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden Sie? Alles, was Sie in einen digitalen Prozess umwandeln können, ist ein Gewinn, der Ihr Risiko verringert, die Transparenz erhöht und ein wesentlicher Schritt zur Schaffung eines durchgängigen Prozessautomatisierungssystems ist.
- Wie verteilen Sie die Verkaufsrechnungen? Überlegen Sie, welche Formate Sie verwenden. Bestimmen Sie das Verhältnis zwischen manuellen und Online-Bestellungen.
Schritt 2: Verbessern Sie Ihre digitalen Eingänge
Eine erfolgreiche digitale Transformation erfordert Teamarbeit. Sie müssen sich auch auf Ihre Lieferanten verlassen können, um diese Veränderungen zu unterstützen. Der Großteil des Risikos liegt jedoch bei Ihrem Lieferanten, da er Sie als Kunden verlieren könnte.
Sie können zwei Wege einschlagen. Entweder Sie schaffen Anreize für Ihre Lieferanten oder zwingen sie, elektronische Rechnungen einzuführen, um die Qualität der Daten zu verbessern, die Sie in Ihren durchgängigen Transaktionssystemen verwenden.
Unabhängig davon, welches System Sie verwenden, sollten Sie sich die Zeit dafür nehmen:
- Ermitteln Sie die verschiedenen Datenformate, die Sie derzeit verwenden.
- Legen Sie fest, welche Informationen für Ihr Unternehmen sowohl für die Beschaffung als auch für die Kreditorenbuchhaltung wichtig sind .
- Kommunizieren Sie mit Ihren Lieferanten , um einen Plan zu entwickeln, der sie zur Einführung elektronischer Rechnungen ermutigt.
- Bewerten, aktualisieren oder ersetzen Sie Softwaresysteme , um Ihre neuen digitalen Dateninitiativen zu ergänzen.
Schritt 3: Der richtige Ansatz für die Finanzautomatisierung
Qualitativ hochwertige Daten sind das Rückgrat jeder Automatisierungsmaßnahme. Elektronische Rechnungen sind für die meisten Unternehmen der schnellste Weg zur Verbesserung der Datenqualität.
Sowohl KI- als auch RPA-Technologien sind effektiv, wenn es um sich wiederholende und stark strukturierte Aufgaben geht - aber sie haben Schwierigkeiten mit Abweichungen. Diese Systeme haben Schwierigkeiten, mit Veränderungen umzugehen, und keine noch so große Feinabstimmung wird daran etwas ändern.
Ihr Weg zur Finanzautomatisierung beginnt damit, dass Sie sich überlegen, in welchen Bereichen Sie sich verbessern können - und zwar sofort. Beginnen Sie damit, Ihre aktuellen Systeme zu bewerten und einfache Diagramme zu erstellen, die zeigen, wie die Daten verarbeitet werden. Dies kann Folgendes beinhalten:
- Abbildung der Verarbeitung von Transaktionsdaten in Ihrem Unternehmen, von Eingabe- bis zu Ausgabedaten.
- Erstellung detaillierter Diagramme zu Ihren Arbeitsabläufen. Diese Diagramme sollten so anschaulich wie möglich sein, um potenzielle Hürden und Optimierungsmöglichkeiten zu verdeutlichen.
- Auflistung der von Ihnen derzeit verwendeten Systeme und Software. Jedes System, das an einem Prozess beteiligt ist, erhöht das Risiko, dass Ihre Daten beschädigt werden. Überlegen Sie, welche Systeme Sie verwenden und wie hoch die Gesamtkosten sind.
- Formulierung Ihrer Herausforderungen. Erstellen Sie eine Auswahlliste, die organisatorische Komplexität, Risiken, Kosten und Engpässe aufzeigt.
Schritt 4: Kennen Sie Ihre Zulieferer
Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Daten zu organisieren. Dazu gehören das Bereinigen von Daten, das Organisieren Ihres Lieferantenregisters und andere Haushaltsaufgaben im Zusammenhang mit Ihren Daten. Das sollten Sie anstreben:
- Analysieren Sie, wie Sie Ihr Lieferantenbuch verwalten. Betrachten Sie alles, einschließlich Rollen, Prozesse, Software und andere wichtige Berührungspunkte.
- Definieren Sie, was ein "aktiver" Lieferant ist. Legen Sie fest, welche Kriterien ein Anbieter erfüllen muss, um als "aktiver" Anbieter zu gelten.
- Legen Sie fest, wann der Status eines Lieferanten geändert werden soll. Wie auch immer Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass es mit Ihren anderen Prozessen und Instrumenten übereinstimmt.
- Bewerten Sie alle finanziellen Risiken, die mit Ihren Lieferanten verbunden sind. Beurteilen Sie Bonität, Insolvenz, Fälligkeit, Transaktionshäufigkeit und mehr.
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