Hvordan kan du omsette dine store ideer og mål for økonomitransformasjon til konkrete løsninger? Hva gjør organisasjonen din for å implementere økonomiautomatisering i hele organisasjonen? Det kan virke vanskelig å lykkes med en automatiseringsstrategi for økonomiavdelingen din - men med riktig grunnlag er det mer enn mulig.
Digital transformasjon - det er et populært begrep som du sikkert har hørt nå. Men en vellykket digitaliseringsstrategi er umulig uten å opprettholde full kontroll over dataene som dine daglige forretningsfunksjoner er avhengige av.
Og selv om digitalisering av kjerneprosesser som salg, utgifter og andre oppgaver knyttet til leverandørgjeld og kundefordringer kan virke komplisert, er det ikke alltid tilfelle.
Likevel må bedriften din forstå hvordan du skal tilnærme deg denne prosessen hvis du vil unngå å ansette en hær av konsulenter eller øke størrelsen på IT-teamet ditt enormt. Bare det å ha denne innsikten betyr at du allerede er bedre forberedt enn de fleste økonomidirektører.
Finanstransformasjonens byggesteiner
En vellykket strategi for finansiell transformasjon trenger de riktige byggesteinene for å sikre effektiv automatisering og kontroll.
Det første trinnet krever at du fokuserer på digitalisering.
Dette betyr at økonomiteamene må utøve kontroll over transaksjonsinformasjonen de ønsker å endre. Økonomidirektører må utforske disse prosessene, og det betyr å stille følgende spørsmål:
- Hvordan skapes finansdata?
- Hvordan behandles transaksjonene?
- Hva er organisasjonens mål?
Byggeklossene er dataene dine. Bedre datakvalitet vil alltid føre til bedre resultater. Dette enkle poenget gjelder helt ned til bunnlinjen, og et godt utformet automatiseringssystem vil føre til økt effektivitet og innsiktsfulle analyser.
Det kan til og med føre til nye forretningsmodeller, med en fullstendig digital transformasjon som sluttresultat.
Trinn 1: Vurdere bedriftens automatiseringspotensial
Ny teknologi gjør det mulig for bedrifter å forbli konkurransedyktige når de tilpasser seg et forretningsklima i endring. Men digitale transformasjonsløsninger passer ikke alle. En vellykket transformasjon krever en grundig forståelse av dataene dine og hvordan du planlegger å automatisere dem. Økonomidirektører er ideelle kandidater til å kickstarte et digitalt transformasjonsinitiativ fordi de forstår viktige transaksjonsdata.
Så hvordan tilnærmer en organisasjon seg automatisering? Det første trinnet er å definere bedriftens automatiseringspotensial.
- Identifiser hvilke områder du kan automatisere. Hva vil bedriften din oppnå med automatisering? Definer hvordan automatiseringspotensialet ditt ser ut ved å fastslå forholdet mellom analoge og digitale inndata. Tenk på ting som manuelle kontooppføringer, e-fakturaer vs. papirfakturaer vs. PDF-fakturaer og mer.
- Hvor mange papir- eller PDF-fakturaer bruker du? Alt du kan konvertere til en digital prosess er en gevinst som reduserer risikoen, øker synligheten og er et viktig skritt for å skape et gjennomgående prosessautomatiseringssystem.
- Hvordan distribuerer du salgsfakturaer? Vurder hvilke formater du bruker. Bestem forholdet mellom manuelle og elektroniske bestillinger.
Trinn 2: Forbedre dine digitale innganger
En vellykket digital transformasjon krever lagarbeid. Du må også stole på at leverandørene dine støtter disse endringene. Størstedelen av risikoen ligger imidlertid hos leverandøren din, ettersom de kan miste deg som kunde.
Det er to tilnærminger du kan velge. Enten oppmuntrer eller tvinger du leverandørene dine til å ta i bruk e-fakturaer for å forbedre kvaliteten på dataene du bruker i ende-til-ende-transaksjonssystemene dine.
Uansett hvilket system du bruker, bør du ta deg tid til det:
- Identifiser de ulike dataformatene du er avhengig av akkurat nå.
- Definer hvilken informasjon som er avgjørende for bedriften din for både anskaffelses- og leverandørgjeldsprosessene.
- Kommuniser med leverandørene dine for å utvikle en plan for å oppmuntre dem til å ta i bruk e-fakturaer.
- Vurdere, oppdatere eller erstatte programvaresystemer for å utfylle dine nye digitale datainitiativer.
Trinn 3: Riktig tilnærming til finansiell automatisering
Data av høy kvalitet er ryggraden i enhver automatiseringsinnsats. E-fakturaer er den raskeste måten å forbedre datakvaliteten på for de fleste bedrifter.
Både AI- og RPA-teknologier er effektive når det gjelder repetitive og svært strukturerte oppgaver - men de sliter med avvik. Disse systemene sliter med å takle endringer, og ingen finjustering vil endre på det.
Din vei til finansiell automatisering starter med å tenke på de spesifikke områdene du kan forbedre - umiddelbart. Begynn med å vurdere dine nåværende systemer og lage enkle diagrammer som viser hvordan dataene behandles. Dette kan omfatte
- Kartlegging av hvordan transaksjonsdata behandles i hele organisasjonen, fra input til output.
- Lage detaljerte diagrammer over arbeidsflytene dine. Disse diagrammene bør være så visuelle som mulig for å illustrere potensielle hindringer og muligheter for optimalisering.
- Oppgi systemer og programvare du bruker for øyeblikket. Hvert system som er involvert i en prosess, øker risikoen for å skade dataene dine. Tenk over hvilke systemer du bruker og de totale kostnadene.
- Innramming av utfordringene. Lag en kortliste som fremhever organisatorisk kompleksitet, risiko, kostnader og flaskehalser.
Trinn 4: Kjenn leverandørene dine
Det siste trinnet innebærer å organisere dataene dine. Dette omfatter å rydde opp i data, holde leverandørregisteret organisert og andre oppgaver knyttet til dataene dine. Du bør ta sikte på å:
- Analyser hvordan du administrerer leverandørreskontroen din. Se på alt, inkludert roller, prosesser, programvare og andre viktige kontaktpunkter.
- Definere hva en "aktiv" leverandør er. Fastslå hvilke kriterier en leverandør må oppfylle for å bli ansett som en "aktiv" leverandør.
- Bestem når en leverandørs status skal endres. Uansett hva du bestemmer deg for, sørg for at det stemmer overens med de andre prosessene og verktøyene dine.
- Vurder eventuelle finansielle risikoer knyttet til leverandørene dine. Vurder kredittvurderinger, insolvens, forfallsdatoer, transaksjonshyppighet med mer.
Er du interessert i å lære mer? Qvalia har laget en ny e-bok som er utformet for å veilede økonomiteam gjennom den digitale transformasjonen.