Mobilní aplikace
iPhone a Android
Schvalujte, podepisujte a vkládejte poznámky kdekoli a kdykoli
Akce
Schválit nebo zamítnout
Označit, přiřadit jinému, pozastavit a přidat komentář
Pravidla
Hierarchie a omezení
Víceúrovňové, podle role a částky
Oznámení
Push notifikace
Kdy je třeba podniknout kroky ohledně faktury
Schvalujte faktury přímo z telefonu
Aplikace Qvalia pro iPhone a Android nabízí schvalovatelům stejné faktury, hierarchii a kontrolní mechanismy jako webová aplikace. Jakmile je k dispozici nová faktura, obdrží schvalovatel push notifikaci a může ji okamžitě zpracovat.
- Schválit, podepsat, přeřadit, pozastavit nebo zamítnout fakturu
- Komentujte a sledujte kompletní chronologii událostí
- Otevřete původní fakturu a údaje o dodavateli
- Zobrazit faktury čekající na schválení nebo podpis a výdaje za posledních 30 dní
Schvalování faktur ve webové aplikaci
Schvalovatelé, kteří pracují u stolu, zpracovávají stejné faktury v prohlížeči. Každá akce se zaznamená na faktuře, takže finanční oddělení může zjistit, kdo co a kdy schválil.
- Položky faktury, údaje o dodavateli a původní doklad na jedné obrazovce
- Složky s nákladovým střediskem, projektem, smlouvou nebo vlastními dimenzemi
- Přidělte úkol kolegovi nebo pozastavte fakturu
- Časová osa všech komentářů a akcí pro auditní stopu
Pravidla schvalování platná ve vaší organizaci
Jednou nastavte, kdo co schvaluje, a v případě změn v organizaci toto nastavení upravte.
| Ovládání | Jak to funguje |
| Schvalovací hierarchie | Víceúrovňové schvalování podle rolí, díky čemuž se každá faktura dostane ke správným osobám ve správném pořadí. |
| Limity částek | O tom, kdy je u faktury nutné další schválení, rozhodují omezení stanovená pro jednotlivé role nebo osoby. |
| Role a oprávnění | Uživatelské role určují, kdo může schvalovat, podepisovat nebo spravovat. |
| Přepojit a podržet | Schvalovatelé mohou fakturu předat kolegovi nebo ji pozastavit. |
| Komentáře a auditní stopa | Na faktuře je zaznamenán každý komentář a každá akce, včetně toho, kdo co udělal a kdy. |
| Web a mobilní zařízení | Stejné faktury, hierarchie a akce ve webové aplikaci i v aplikaci Qvalia pro iPhone a Android. |
Faktury ve formátech Peppol, PDF a EDI v rámci jednoho schvalovacího procesu
Elektronické faktury ve formátu Peppol, faktury ve formátu PDF a zprávy EDI jsou ověřovány, strukturovány na úrovni jednotlivých řádků a směrovány prostřednictvím stejné hierarchie.
- Elektronické faktury Peppol
Přijímány jako strukturovaná data prostřednictvím přístupového bodu Peppol společnosti Qvalia. - Faktury ve formátu PDF
Zaznamenány pomocí OCR faktur a zkontrolovány ještě předtím, než se dostanou ke schvalovateli. - Pravidla pro faktury
Faktury, které se odchylují od standardu, jsou před schválením umístěny do karantény. - Návrhy na zaúčtování
Návrhy účtů pro jednotlivé položky faktury, zkontrolované a potvrzené vaším týmem. - Váš ERP systém
Schválené faktury se přenášejí do vašeho účetního systému prostřednictvím API nebo propojovací aplikace.
Často kladené otázky ohledně schvalování faktur
Existuje mobilní aplikace pro schvalování faktur?
Ano. Aplikace Qvalia je k dispozici pro iPhone v App Store a pro Android na Google Play. Využívá stejný účet, faktury a schvalovací hierarchii jako webová aplikace.
Co mohou schvalovatelé v aplikaci dělat?
Schválit, podepsat, přepřidělit, pozastavit nebo zamítnout fakturu, přidat poznámky a otevřít původní dokument. Push notifikace je upozorní, když na ně čeká faktura.
Jaké formáty faktur lze schválit?
Elektronické faktury ve formátu Peppol, faktury ve formátu PDF zpracované pomocí OCR a zprávy EDI. Na všechny se vztahuje stejná schvalovací hierarchie.
Mohou se schválené faktury odesílat do našeho ERP systému?
Ano. Schválené faktury lze přenést do vašeho účetního systému prostřednictvím API nebo jedné z propojovacích aplikací.
