Pracovní postup schvalování faktur pro moderní finanční týmy

Qvalia Workflow je navržena s ohledem na rychlost. Schvalovatelé dostávají okamžité push notifikace v momentě, kdy je třeba s fakturou něco udělat. Jedním klepnutím můžete fakturu zkontrolovat, schválit, podepsat, přiřadit jinému pracovníkovi, pozastavit nebo zamítnout – a to v jakémkoli prohlížeči nebo přímo z mobilní aplikace Qvalia pro iPhone či Android.

Žádné e-mailové upomínky. Žádné papírování. Žádné zdržení způsobené čekáním, až se někdo vrátí ke svému stolu.

Kompletní časová osa schvalovacího procesu – včetně připomínek, provedených kroků a historie dokumentů – je kdykoli k dispozici na všech zařízeních.

Systém Qvalia Workflow přijímá a zpracovává faktury od dodavatelů bez ohledu na jejich formát. Elektronické faktury ve formátu Peppol, faktury ve formátu PDF a zprávy EDI jsou ověřovány, strukturovány na úrovni jednotlivých položek a automaticky směrovány přes stejnou schvalovací hierarchii.

Žádné ruční třídění. Žádné výjimky ve formátu. Každá faktura přichází v podobě připravené k zpracování a každá schválená faktura je doručena do vašeho ERP systému prostřednictvím API.

Jednoduchým nastavením definujte role, odpovědnosti a výdajové limity – a kdykoli je upravte. Schvalovací hierarchie v systému Qvalia jsou plně přizpůsobitelné: jsou víceúrovňové, založené na rolích a navržené tak, aby vyhovovaly organizacím jakékoli struktury.

Schvalovatelé mohou přidávat komentáře a popisky rozměrů, přiřazovat úkoly kolegům, pozastavit faktury nebo je eskalovat. Každá akce se zaznamenává do časové osy faktury, což finančním týmům poskytuje úplný přehled a jasnou auditní stopu.

Podporované dimenze: Nákladové středisko · Projekt · Smlouva · Vlastní dimenze

Aplikace Qvalia je k dispozici pro iPhone a Android. Schvalovatelé mají díky push notifikacím přehled o příchozích fakturách, mohou nahlížet do originálních faktur, spolupracovat prostřednictvím komentářů a provádět všechny kroky v rámci pracovního postupu – to vše v rámci stejné hierarchie, která je již v aplikaci Qvalia nakonfigurována.

Rychlejší schvalování znamená kratší platební cykly a pevnější vztahy s dodavateli.

Nyní k dispozici v App Store a na Google Play.

Přidejte tolik schvalovatelů, recenzentů a správců, kolik vaše organizace potřebuje. Qvalia Workflow neúčtuje žádné licenční poplatky za uživatele. Ceny se odvíjejí od objemu transakcí – vaše náklady tedy rostou úměrně s rozvojem vaší firmy, nikoli s počtem zaměstnanců.

Workflow se aktivuje jako doplňková služba u transakcí zpracovávaných prostřednictvím Qvalia. Není nutná žádná samostatná integrace. Není nutná žádná další infrastruktura.

Zapněte funkci automatického zaúčtování a posuňte automatizaci účtování dodavatelů na vyšší úroveň. Každá položka faktury od dodavatele je automaticky zařazena do kategorie podle standardu UNSPSC – v rámci 50 000 kategorií produktů a služeb – a přiřazena k vašemu účtovnému plánu ještě před schválením člověkem.

Výsledek: předběžné zaúčtování probíhá automaticky, účetní zápisy jsou připraveny k schválení a váš tým tráví méně času ručním zpracováním.

Funkce automatického odesílání je k dispozici jako doplněk pro všechny faktury zpracovávané v systému Qvalia.

Aktivujte klasifikaci UNSPSC a získejte přístup k detailní analýze výdajů ve všech fakturách od dodavatelů. Získejte přehled o výdajích podle kategorií, dodavatelů, nákladových středisek, projektů nebo smluv – a to až na úroveň jednotlivých položek.

Určeno pro finanční týmy a odborníky v oblasti nákupu, kteří potřebují strukturovaná data, nikoli souhrny.