Application mobile
iPhone et Android
Valider, signer et ajouter des commentaires où que vous soyez
Actions
Approuver ou rejeter
Signer, réattribuer, mettre en attente et ajouter un commentaire
Règles
Hiérarchies et limites
À plusieurs niveaux, par rôle et par montant
Notifications
Notifications push
Lorsqu'une facture nécessite une intervention
Validez vos factures depuis votre téléphone
L'application Qvalia pour iPhone et Android offre aux responsables de validation les mêmes factures, la même hiérarchie et les mêmes contrôles que l'application web. Une notification push est envoyée lorsqu'une facture est en attente, et le responsable de validation peut y donner suite immédiatement.
- Approuver, signer, réaffecter, mettre en attente ou rejeter une facture
- Donnez votre avis et suivez le déroulement complet des événements
- Ouvrez la facture d'origine et les coordonnées du fournisseur
- Consultez les factures en attente de validation ou de signature, ainsi que les dépenses des 30 derniers jours
Validation des factures dans l'application web
Les responsables de validation qui travaillent depuis leur bureau traitent ces mêmes factures dans le navigateur. Chaque action est enregistrée sur la facture, ce qui permet au service financier de savoir qui a validé quoi et à quel moment.
- Les lignes de facture, les coordonnées du fournisseur et le document d'origine, le tout dans une seule vue
- Lignes de totalisation avec centre de coûts, projet, contrat ou vos propres dimensions
- Réattribuer la tâche à un collègue ou mettre la facture en attente
- Chronologie de tous les commentaires et actions pour la piste d'audit
Règles de validation propres à votre organisation
Définissez une fois pour toutes qui approuve quoi, puis modifiez ces règles lorsque l'organisation évolue.
Hiérarchies d'approbation
Un processus de validation à plusieurs niveaux en fonction des rôles, afin que chaque facture parvienne aux bonnes personnes dans le bon ordre.
Plafonds de dépenses
Ce sont les plafonds fixés par fonction ou par personne qui déterminent à quel moment une facture doit faire l'objet d'une nouvelle validation.
Rôles et autorisations
Gérez les utilisateurs, les rôles et les niveaux d'autorisation, et déterminez qui peut approuver, signer ou administrer.
Tous les formats de facture, un seul processus de validation
Les factures électroniques Peppol, les factures au format PDF et les messages EDI sont validés, structurés au niveau des lignes et acheminés selon la même hiérarchie.
- Factures électroniques Peppol
Reçues sous forme de données structurées via le point d'accès Peppol de Qvalia. - Factures au format PDF
Numérisées grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR) et vérifiées avant d'être transmises à un responsable de validation. - Règles relatives aux factures
Les factures non conformes sont mises en attente avant d'être validées. - Suggestions de comptabilisation
Suggestions de comptabilisation par ligne de facture, examinées et validées par votre équipe. - Votre ERP
Les factures validées sont transmises à votre système comptable via l'API ou une application de connexion.
FAQ sur la validation des factures
Existe-t-il une application mobile pour la validation des factures ?
Oui. L'application Qvalia est disponible pour iPhone sur l'App Store et pour Android sur Google Play. Elle utilise le même compte, les mêmes factures et la même hiérarchie d'approbation que l'application web.
Que peuvent faire les validateurs dans l'application ?
Valider, signer, réaffecter, mettre en attente ou rejeter une facture, ajouter des commentaires et ouvrir le document original. Des notifications push les informent lorsqu'une facture les attend.
Quels formats de factures peuvent être validés ?
Factures électroniques Peppol, factures au format PDF numérisées à l'aide d'un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) et messages EDI. Toutes suivent la même hiérarchie d'approbation.
Les factures validées peuvent-elles être transférées vers notre ERP ?
Oui. Les factures validées peuvent être transférées vers votre système comptable via l'API ou l'une des applications de connexion.
