Zorg ervoor dat uw leveranciersbestand up-to-date blijft. De manier waarop u met de buitenwereld omgaat, is een zeer belangrijk aspect van uw bedrijf. Ongeacht de branche is een van de sleutels tot uw succes de manier waarop u omgaat met uw zakenpartners en leveranciers.
Het is belangrijk om de relaties met uw leveranciers goed in de gaten te houden. Deze leveranciers vormen een essentieel onderdeel van elk bedrijf en spelen een belangrijke rol bij het beheersen van risico’s, de cashflow en de kosten.
Maar elk bedrijf moet ook zorgvuldig omgaan met zijn leveranciers. Het netjes bijhouden van uw leveranciersbestand is een van de beste manieren om problemen die zich bij de crediteurenadministratie kunnen voordoen – zoals geschillen over facturen, onduidelijkheden in de gegevens en betalingsgegevens – efficiënt en preventief aan te pakken. Het leveranciersbestand is een belangrijk hulpmiddel om een soepel financieel proces te waarborgen, fraude te voorkomen en naleving van contracten te garanderen.
Een goed bijgehouden leveranciersbestand helpt ook fouten aan uw kant te voorkomen. Ontbrekende of dubbele betalingen en soortgelijke fouten zijn meestal het gevolg van een slecht beheerd leveranciersbestand. Door uw leveranciers goed in de gaten te houden, kunt u kredietrisico’s en mogelijke insolventie voorkomen.
Hoe houd je je leveranciersbestand overzichtelijk, georganiseerd en bruikbaar? Hier zijn drie tips om je te helpen meer uit je leveranciersbestand te halen.
1. Alleen actieve leveranciers bijhouden
Een handig leveranciersbestand is een bestand dat alleen informatie bevat die op dit moment relevant is voor uw bedrijf. Het is belangrijk om gegevens over eerdere transacties bij te houden, maar u moet geen inactieve zakenpartners in uw bestand laten staan. In plaats daarvan moet uw leveranciersbestand alleen actieve leveranciers bevatten. U kunt bestaande leveranciers altijd weer activeren als ze weer zaken met u gaan doen.
Wat een leverancier als ‘actief’ kwalificeert, is ook niet standaard tussen bedrijven onderling. Bekijk uw leveranciersbestand en stel uw eigen criteria op waaraan een leverancier moet voldoen om actief te blijven. Zodra u hebt bepaald wat een actieve leverancier is, kunt u beginnen met het verwijderen van inactieve vermeldingen om uw leveranciersbestand overzichtelijk te houden.
2. Zorg ervoor dat de gegevens correct en actueel zijn
Onjuiste gegevens zijn een ander veelvoorkomend probleem bij leveranciersregisters. Het doel van een leveranciersregister is om u eenvoudig toegang te geven tot de informatie die u nodig hebt om uw bedrijf efficiënt te runnen; het is dus van cruciaal belang dat de gegevens correct zijn. Controleer uw leveranciersregister regelmatig op fouten, zodat het bruikbaar blijft.
Onjuiste gegevens zijn niet altijd het gevolg van menselijke fouten. Een veelvoorkomende oorzaak van onjuiste gegevens is dat de juiste informatie in de loop van de tijd verandert. Vergeet niet dat uw leveranciersbestand geen nut heeft als de gegevens daarin niet up-to-date zijn. Houd de bijgewerkte betalingsgegevens van uw leveranciers bij en voeg deze indien nodig toe aan het bestand om de nauwkeurigheid van de gegevens te waarborgen.
3. Let op dubbele vermeldingen
Bijna elk leveranciersbestand kampt met dubbele vermeldingen. Deze fout doet zich vaak voor als uw leveranciersbestand niet goed is opgeschoond, bijvoorbeeld wanneer een voorheen inactieve leverancier opnieuw aan het bestand wordt toegevoegd. Het kan zijn dat dezelfde leverancier onder meerdere namen is geregistreerd, waarbij de oudste vermelding verouderde betalingsgegevens bevat.
Het is belangrijk om dubbele vermeldingen op te sporen en de onjuiste gegevens zo snel mogelijk te verwijderen. Dubbele vermeldingen kunnen leiden tot dubbele betalingen, wat het bedrijf kostbare tijd kost om dit op te lossen. Een ander probleem met dubbele vermeldingen is dat de gegevens in een of meer van die vermeldingen vaak verouderd zijn, wat voor nog meer verwarring zorgt.
Het verwijderen van dubbele vermeldingen is een relatief eenvoudig proces dat uw leveranciersbestand aanzienlijk kan verbeteren.
Houd uw leveranciersbestand up-to-date met de juiste automatiseringstools
Het correct beheren van uw leveranciersbestand is een belangrijke taak voor elke organisatie. Het platform voor de automatisering van de crediteurenadministratie van Qvalia is de ultieme oplossing voor bedrijven die meer inzicht en controle willen krijgen over hun financiële afdelingen.
Met onze nieuwe functie Supplier Manager zorgt u ervoor dat elk aspect van uw leveranciersgegevens automatisch wordt beheerd, bijgewerkt en gecontroleerd.
Wilt u meer weten over hoe u uw leveranciersbestand kunt verbeteren? Download dan vandaag nog ons gratis e-book.