Pidä toimittajan rekisteri puhtaana. Se, miten olet vuorovaikutuksessa maailman kanssa, on erittäin tärkeä osa liiketoimintaasi. Toimialasta riippumatta yksi menestyksesi avaimista on se, miten hoidat suhteesi liikekumppaneihisi ja toimittajiin.
Sinun tulisi pitää silmällä suhteita tavarantoimittajiin. Toimittajat ovat kriittinen osa mitä tahansa liiketoimintaa, ja niillä on merkittävä rooli riskien, kassavirran ja kustannusten hallinnassa.
Jokaisen yrityksen on kuitenkin oltava varovainen myös toimittajiensa kanssa asioidessaan. Toimittajarekisterin pitäminen siistinä on yksi parhaista tavoista käsitellä tehokkaasti ja ennaltaehkäisevästi ongelmia, joita voi ilmetä maksettavassa kirjanpidossa, kuten laskujen kiistoja, tietojen selkeyteen liittyviä ongelmia ja maksutietoja. Toimittajarekisteri on tärkeä väline, jolla ylläpidetään sujuvaa rahoitusprosessia, ehkäistään petoksia ja varmistetaan sopimusten noudattaminen.
Puhdas rekisteri auttaa myös ehkäisemään virheitä. Laiminlyödyt tai päällekkäiset maksut ja vastaavat virheet johtuvat yleensä huonosti hoidetusta toimittajarekisteristä. Kun pidät toimittajasi silmällä, voit välttää luottoriskit ja mahdollisen maksukyvyttömyyden.
Miten pidät tarvikerekisterisi siistinä, järjestettynä ja hyödyllisenä? Seuraavassa on kolme vinkkiä, joiden avulla saat enemmän irti tarvikerekisteristäsi.
1. Seuraa vain aktiivisia toimittajia
Hyödyllinen toimittajarekisteri sisältää vain sellaisia tietoja, jotka ovat tällä hetkellä merkityksellisiä yrityksesi kannalta. Aiemmista liiketoimista on tärkeää pitää kirjaa, mutta rekisterissä ei pitäisi säilyttää toimimattomia liikekumppaneita. Sen sijaan toimittajarekisterissä pitäisi olla vain aktiivisia toimittajia. Voit aina aktivoida nykyiset toimittajat uudelleen, jos he aloittavat jälleen liiketoimintaa kanssasi.
Myöskään se, mikä määrittelee toimittajan aktiiviseksi, ei ole vakioitu eri yritysten välillä. Sinun on tutkittava toimittajarekisteriäsi ja laadittava omat kriteerisi, jotka toimittajan on täytettävä pysyäkseen aktiivisena. Kun olet määritellyt, mikä tekee toimittajasta aktiivisen, aloita epäaktiivisten merkintöjen poistaminen, jotta toimittajarekisterisi pysyy järjestyksessä.
2. Pidä kirjaukset täsmällisinä ja ajan tasalla
Virheelliset merkinnät ovat toinen yleinen ongelma toimittajarekistereissä. Tavarantoimittajarekisterin tarkoituksena on antaa sinulle helppo pääsy tietoihin, joita tarvitset liiketoimintasi tehokkaaseen pyörittämiseen, joten merkintöjen pitäminen paikkansapitävinä on ratkaisevan tärkeää. Varmista, että tarkistat toimittajarekisterisi usein virheiden varalta, jotta se pysyy hyödyllisenä.
Epätarkat tiedot eivät aina johdu inhimillisistä virheistä. Yksi yleinen epätarkkojen tietojen lähde on se, että oikeat tiedot muuttuvat ajan myötä. Muista, että toimittajarekisteristäsi ei ole mitään hyötyä, jos sen sisältämät tiedot eivät ole ajan tasalla. Seuraa toimittajiesi päivitettyjä maksutietoja ja lisää ne rekisteriin tarpeen mukaan, jotta tietojen tarkkuus pysyy parempana.
3. Tarkkaile päällekkäisyyksiä
Lähes jokainen toimittajan rekisteri kärsii päällekkäisistä merkinnöistä. Tämä virhe ilmenee todennäköisesti, jos toimittajarekisteri ei ole puhdas, kun aiemmin toimimaton toimittaja lisätään rekisteriin uudelleen. Sama toimittaja voi olla rekisteröity usealla eri nimellä, joista vanhimmalla on vanhentuneet maksutiedot.
On tärkeää havaita päällekkäisyydet ja poistaa virheelliset merkinnät mahdollisimman pian. Kaksinkertaiset kirjaukset voivat johtaa päällekkäisiin maksuihin, joiden selvittäminen vie yrityksen arvokasta aikaa. Toinen päällekkäisten merkintöjen ongelma on, että yhden tai useamman merkinnän tiedot ovat usein vanhentuneita, mikä lisää sekaannusta entisestään.
Kaksoismerkintöjen poistaminen on suhteellisen kivuton prosessi, joka voi parantaa toimittajarekisteriäsi merkittävästi.
Pidä toimittajarekisterisi puhtaana oikeilla automaatiotyökaluilla
Toimittajarekisterin asianmukainen hallinta on tärkeä tehtävä mille tahansa organisaatiolle. Qvalian ostoreskontran automatisointialusta on ehdoton työkalu yrityksille, jotka haluavat parantaa talousosastonsa näkyvyyttä ja valvontaa.
Uutuusominaisuutemme Supplier Managerin avulla varmistat, että toimittajarekisterisi kaikkia osa-alueita hallitaan, päivitetään ja valvotaan automaattisesti.
Oletko kiinnostunut oppimaan lisää siitä, miten voit parantaa toimittajarekisteriäsi? Lataa ilmainen e-kirjamme tänään.