Gardez votre registre de fournisseurs propre. La façon dont vous interagissez avec le monde est un aspect très important de votre activité. Quel que soit votre secteur d'activité, l'une des clés de votre réussite réside dans la manière dont vous gérez vos relations avec vos partenaires commerciaux et vos fournisseurs.
Vous devez garder un œil sur les relations que vous entretenez avec vos fournisseurs. Ces derniers sont une composante essentielle de toute entreprise, car ils jouent un rôle important dans la gestion des risques, des flux de trésorerie et des coûts.
Mais toute entreprise doit également faire preuve de prudence dans ses relations avec ses fournisseurs. Garder le registre des fournisseurs propre est l'un des meilleurs moyens de traiter efficacement et préventivement les problèmes qui peuvent survenir dans la comptabilité fournisseurs, tels que les litiges sur les factures, les problèmes de clarté des données et les détails des paiements. Le registre des fournisseurs est un outil important pour assurer le bon déroulement du processus financier, prévenir la fraude et garantir le respect des contrats.
Un registre propre permet également d'éviter les erreurs de votre côté. Les paiements non effectués ou effectués en double, ainsi que d'autres erreurs similaires, proviennent généralement d'un registre de fournisseurs mal géré. En gardant un œil sur vos fournisseurs, vous évitez les risques de crédit et l'insolvabilité potentielle.
Comment garder votre registre de fournisseurs propre, organisé et utile ? Voici trois conseils pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre registre de fournisseurs.
1. Ne suivre que les fournisseurs actifs
Un registre des fournisseurs utile est un registre qui ne contient que des informations pertinentes pour votre entreprise. Il est important d'enregistrer les transactions passées, mais vous ne devez pas conserver dans votre registre des partenaires commerciaux inactifs. Au contraire, votre registre des fournisseurs ne doit contenir que des fournisseurs actifs. Vous pouvez toujours réactiver les fournisseurs existants s'ils recommencent à faire des affaires avec vous.
Les critères permettant de qualifier un fournisseur d'actif ne sont pas non plus uniformes d'une entreprise à l'autre. Vous devez examiner votre registre de fournisseurs et définir vos propres critères pour qu'un fournisseur reste actif. Une fois que vous avez défini ce qui fait d'un fournisseur un fournisseur actif, commencez à supprimer les entrées inactives pour que votre registre des fournisseurs reste organisé.
2. Maintenir les entrées exactes et à jour
Les entrées erronées sont un autre problème courant dans les registres de fournisseurs. L'objectif d'un registre des fournisseurs est de vous permettre d'accéder facilement aux informations dont vous avez besoin pour gérer efficacement votre entreprise ; il est donc essentiel que les entrées soient exactes. Veillez à vérifier fréquemment l'absence d'erreurs dans votre registre des fournisseurs afin d'en préserver l'utilité.
Les données inexactes ne sont pas toujours dues à une erreur humaine. Une source fréquente d'entrées inexactes est que les informations correctes changent au fil du temps. N'oubliez pas que votre registre des fournisseurs ne vous sert à rien si les données qu'il contient ne sont pas à jour. Gardez une trace des détails de paiement mis à jour de vos fournisseurs et ajoutez-les au registre si nécessaire afin de maintenir une meilleure précision des données.
3. Recherche de doublons
Presque tous les registres de fournisseurs souffrent d'entrées en double. Cette erreur est susceptible de se produire si votre registre des fournisseurs n'est pas propre, car un fournisseur anciennement inactif est à nouveau ajouté au registre. Il se peut que le même fournisseur soit enregistré sous plusieurs noms, dont le plus ancien comporte des données de paiement obsolètes.
Il est important de repérer les doublons et de supprimer les entrées incorrectes dès que possible. Les entrées en double peuvent conduire à des paiements en double, ce qui demandera un temps précieux à l'entreprise pour les démêler. Un autre problème lié aux entrées en double est que les données d'une ou de plusieurs entrées sont souvent obsolètes, ce qui ajoute encore à la confusion.
La suppression des entrées en double est un processus relativement indolore qui peut améliorer de manière significative le registre des fournisseurs.
Gardez votre registre de fournisseurs propre avec les bons outils d'automatisation
Gérer correctement votre registre de fournisseurs est une tâche importante pour toute organisation. L'automatisation des comptes fournisseurs de Qvalia plateforme est l'outil ultime pour les entreprises qui veulent exercer une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur leur département financier.
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