Hold leverandørregisteret ditt rent. Hvordan du samhandler med omverdenen er et svært viktig aspekt ved virksomheten din. Uansett bransje er en av nøklene til suksess hvordan du håndterer forholdet til dine forretningspartnere og leverandører.
Du bør holde et øye med forholdet du har til leverandørene dine. Disse leverandørene er en kritisk komponent i enhver virksomhet, og spiller en viktig rolle når det gjelder å styre risiko, kontantstrøm og kostnader.
Men alle virksomheter bør også være forsiktige når de har med leverandørene sine å gjøre. Å holde leverandørregisteret rent er en av de beste måtene å effektivt og forebyggende håndtere problemer som kan oppstå i leverandørreskontroen, for eksempel fakturatvister, problemer med dataklarhet og betalingsopplysninger. Leverandørregisteret er et viktig verktøy for å opprettholde en smidig økonomiprosess, forhindre svindel og sikre overholdelse av kontrakter.
Et rent register vil også bidra til å forhindre feil på din side. Ubesvarte eller doble betalinger og lignende feil skyldes vanligvis et dårlig administrert leverandørregister. Ved å holde et øye med leverandørene dine unngår du kredittrisiko og potensiell insolvens.
Hvordan holder du leverandørregisteret rent, organisert og nyttig? Her er tre tips som hjelper deg med å få mer ut av leverandørregisteret ditt.
1. Bare spore aktive leverandører
Et nyttig leverandørregister er et register som bare inneholder informasjon som er relevant for virksomheten din for øyeblikket. Det er viktig å holde oversikt over tidligere transaksjoner, men du bør ikke oppbevare inaktive forretningspartnere i registeret ditt. I stedet bør leverandørregisteret bare holde oversikt over aktive leverandører. Du kan alltid reaktivere eksisterende leverandører hvis de begynner å gjøre forretninger med deg igjen.
Hva som kvalifiserer en leverandør som aktiv, er heller ikke standardisert mellom virksomheter. Du bør undersøke leverandørregisteret ditt og komme opp med dine egne kriterier som en leverandør må oppfylle for å forbli aktiv. Når du har definert hva som gjør en leverandør aktiv, kan du begynne å fjerne inaktive oppføringer for å holde leverandørregisteret oversiktlig.
2. Hold oppføringene nøyaktige og oppdaterte
Feil oppføringer er et annet vanlig problem med leverandørregistre. Formålet med et leverandørregister er å gi deg enkel tilgang til informasjonen du trenger for å drive virksomheten din effektivt, så det er avgjørende at oppføringene er korrekte. Sørg for at du ofte sjekker leverandørregisteret for feil for å holde det nyttig.
Unøyaktige data skyldes ikke alltid menneskelige feil. En vanlig kilde til unøyaktige oppføringer er at korrekt informasjon endres over tid. Husk at leverandørregisteret ditt ikke er til noen nytte hvis dataene det inneholder, ikke er oppdaterte. Hold oversikt over leverandørenes oppdaterte betalingsopplysninger og legg dem til i registeret etter behov for å sikre at dataene er nøyaktige.
3. Se etter duplikater
Nesten alle leverandørregistre har dupliserte oppføringer. Denne feilen vil sannsynligvis dukke opp hvis leverandørregisteret ditt ikke er rent, ettersom en tidligere inaktiv leverandør legges til i registeret igjen. Du kan ha samme leverandør registrert under flere navn, hvorav den eldste vil ha utdaterte betalingsopplysninger.
Det er viktig å oppdage duplikater og fjerne de feilaktige oppføringene så snart som mulig. Dupliserte oppføringer kan føre til doble utbetalinger, noe som vil ta verdifull tid for bedriften å finne ut av. Et annet problem med doble oppføringer er at dataene i en eller flere av oppføringene ofte er utdaterte, noe som skaper enda mer forvirring.
Fjerning av dupliserte oppføringer er en relativt smertefri prosess som kan forbedre leverandørregisteret ditt betydelig.
Hold leverandørregisteret rent med de riktige automatiseringsverktøyene
Å administrere leverandørregisteret riktig er en viktig oppgave for enhver organisasjon. Qvalias automatiseringsplattform for leverandørreskontro er det ultimate verktøyet for bedrifter som ønsker bedre oversikt og kontroll over økonomiavdelingene sine.
Med vår nye funksjon leverandørstyringkan du sørge for at alle aspekter av leverandørregisteret ditt administreres, oppdateres og overvåkes automatisk.
Er du interessert i å lære mer om hvordan du kan forbedre leverandørregisteret ditt? Last ned vår gratis e-bok i dag.