Hold dit leverandørregister rent. Hvordan du interagerer med omverdenen er et meget vigtigt aspekt af din virksomhed. Uanset branche er en af nøglerne til din succes den måde, du håndterer dit forhold til dine forretningspartnere og leverandører på.
Du bør holde øje med de relationer, du har med dine leverandører. Leverandørerne er en vigtig del af enhver virksomhed og spiller en væsentlig rolle for din risikostyring, likviditet og omkostninger.
Men enhver virksomhed bør også være forsigtig, når den handler med sine leverandører. At holde leverandørregistret rent er en af de bedste måder at håndtere problemer, der kan opstå i kreditorregnskabet, effektivt og forebyggende, f.eks. tvister om fakturaer, problemer med dataklarhed og betalingsoplysninger. Leverandørregistret er et vigtigt redskab til at opretholde en smidig finansproces, forebygge svig og sikre overholdelse af kontrakter.
En ren registreringsdatabase vil også hjælpe med at forhindre fejl i din ende. Manglende eller dobbelte betalinger og lignende fejl skyldes normalt et dårligt administreret leverandørregister. Ved at holde øje med dine leverandører kan du undgå kreditrisici og potentiel insolvens.
Hvordan holder du dit forsyningsregister rent, organiseret og nyttigt? Her er tre tips til at hjælpe dig med at få mere ud af dit leverandørregister.
1. Spor kun aktive leverandører
Et nyttigt leverandørregister er et register, der kun indeholder oplysninger, der er relevante for din virksomhed i øjeblikket. Det er vigtigt at opbevare oplysninger om tidligere transaktioner, men du bør ikke have inaktive forretningspartnere i dit register. I stedet bør dit leverandørregister kun indeholde oplysninger om aktive leverandører. Du kan altid genaktivere eksisterende leverandører, hvis de begynder at gøre forretninger med dig igen.
Hvad der kvalificerer en leverandør som aktiv, er heller ikke standardiseret mellem virksomheder. Du bør undersøge dit leverandørregister og opstille dine egne kriterier, som en leverandør skal opfylde for at forblive aktiv. Når du har defineret, hvad der gør en aktiv leverandør til en aktiv leverandør, skal du begynde at fjerne inaktive poster for at holde dit leverandørregister organiseret.
2. Hold posteringer korrekte og ajourførte
Forkerte indtastninger er et andet almindeligt problem med leverandørregistre. Formålet med et leverandørregister er at give dig nem adgang til de oplysninger, du har brug for til at drive din virksomhed effektivt, så det er vigtigt, at oplysningerne er korrekte. Sørg for, at du ofte kontrollerer dit leverandørregister for fejl for at holde det nyttigt.
Upræcise data skyldes ikke altid menneskelige fejl. En almindelig kilde til unøjagtige indtastninger er, at korrekte oplysninger ændres med tiden. Husk, at dit leverandørregister ikke er til nogen nytte, hvis de data, det indeholder, ikke er ajourført. Hold styr på dine leverandørers opdaterede betalingsoplysninger, og tilføj dem til registret efter behov for at opretholde en bedre datagenøjagtighed.
3. Hold øje med dubletter
Næsten alle leverandørregistre lider af dobbelte poster. Denne fejl opstår sandsynligvis, hvis dit leverandørregister ikke er rent, da en tidligere inaktiv leverandør tilføjes til registret igen. Du kan have den samme leverandør registreret under flere navne, hvoraf det ældste har forældede betalingsoplysninger.
Det er vigtigt at opdage dubletter og fjerne de forkerte poster så hurtigt som muligt. Dobbelte posteringer kan føre til dobbeltbetalinger, hvilket vil tage kostbar virksomhedstid at få bugt med. Et andet problem med dobbeltposteringer er, at data i en eller flere af posterne ofte er forældede, hvilket skaber endnu mere forvirring.
Fjernelse af dublerede poster er en relativt smertefri proces, som kan forbedre dit leverandørregister betydeligt.
Hold dit leverandørregister rent med de rigtige automatiseringsværktøjer
Det er en vigtig opgave for enhver organisation at administrere sit leverandørregister korrekt. Qvalia's platform til automatisering af kreditorbogholderi er det ultimative værktøj for virksomheder, der ønsker at udøve bedre synlighed og kontrol over deres finansafdeling.
Med vores nye funktion leverandørstyringsikrer du, at alle aspekter af dit leverandørregister administreres, opdateres og overvåges automatisk.
Er du interesseret i at lære mere om, hvordan du kan forbedre dit leverandørregister? Download vores gratis e-bog i dag.