De snelstartgids voor procesautomatisering voor financiële teams

Een deel van het optimaliseren van de financiële werkzaamheden van uw bedrijf ligt in de implementatie van automatisering van processen en dagelijkse taken. Machine learning en kunstmatige intelligentie zijn voorbeelden van opkomende technologieën die bij veel CFO's op de radar staan.

In 2020 gaf 73% van de door Deloitte ondervraagde organisaties aan dat ze intelligente automatisering aan het onderzoeken waren – een stijging van 58% ten opzichte van 2019. Bovendien waren diezelfde organisaties al bezig met de overgang van proefprogramma's naar grootschalige automatisering.

Wat we wel weten, is duidelijk: het automatiseren en optimaliseren van financiële processen is voor CFO's de investering meer dan waard.

Automatisering is over het algemeen aantrekkelijk voor bedrijven omdat het snel en schaalbaar is en, mits correct geïmplementeerd, menselijke fouten aanzienlijk kan verminderen. Het maakt ook tijd vrij voor werknemers die anders zou worden besteed aan repetitieve, ondergeschikte taken.

We zijn eindelijk op het punt gekomen waarop digitalisering bedrijven in staat heeft gesteld hun financiële processen op een zinvolle manier te optimaliseren, en automatisering is slechts het hoogtepunt van deze trend.

Lees verder voor meer informatie over procesautomatisering in de financiële sector, wat het voor uw bedrijf kan betekenen en andere inzichten in deze transformatieve technologie.

Automatisering heeft tegenwoordig vooral betrekking op repetitieve en op regels gebaseerde processen die weinig denkwerk vereisen. Denk bijvoorbeeld aan een callcenter dat routinematig kredietcontroles uitvoert of een klantenserviceafdeling die welkomstmails verstuurt. Enkele voorbeelden zijn:

Omdat deze taken zo eenvoudig zijn, helpt automatisering medewerkers tijd vrij te maken, waardoor hun motivatie op het werk toeneemt en ze zich kunnen concentreren op belangrijkere aspecten van het runnen van de organisatie.

U kunt taken in de front-end digitaliseren door rechtstreeks te communiceren met desktopapplicaties of in de back-end door te werken met de databases en webservices waarvan het bedrijf intern afhankelijk is. U kunt automatisering zien als een ondersteuning van het personeel bij het werk 'achter de schermen' dat anders te veel tijd in beslag zou nemen.

Een studie van McKinsey Global Institute toont aan dat de huidige technologieën het potentieel hebben om 42% van alle financiële activiteiten te automatiseren. Als je kijkt naar de voordelen van het implementeren van automatiseringstechnologieën, wordt het duidelijk waarom deze plotselinge explosieve populariteit in het bedrijfsleven is ontstaan.

Om deze redenen is automatisering in verschillende sectoren opgedoken, zoals het bankwezen, de telecommunicatie en klantenservicecentra.

Niet alle implementaties van geautomatiseerde processen hebben machine learning of kunstmatige intelligentie nodig, aangezien sommige taken voldoende gestructureerd en op regels gebaseerd zijn om werksequenties te programmeren in een "als dit, dan dat"-stijl. Enkele van de meer geavanceerde technieken die bedrijven tegenwoordig gebruiken, zijn echter de volgende.

Het verschil tussen een basisalgoritme en een machine learning-algoritme is dat het laatste zichzelf in de loop van de tijd verbetert door middel van feedback en continue gegevensverwerking. Hoe meer de machine 'leert', hoe minder menselijke tussenkomst er nodig is voor toekomstige bewerkingen.

U kent NLP misschien als 'spraakherkenning' en hebt het al eens gebruikt toen een automatisch antwoordapparaat u aan het begin van een gesprek vroeg om in uw eigen woorden te beschrijven waarmee u hulp nodig had.

Dit soort machines kan niet alleen taal analyseren en omzetten in tekst, maar ook de intentie van de beller identificeren. NLP versnelt het klantenserviceproces door bellers precies door te verwijzen naar waar ze moeten zijn.

Met OCR kan de software tekstbronnen scannen, zoals brieven, afbeeldingen of foto's van documenten, en deze omzetten in gemakkelijk leesbare platte tekst die door verschillende andere automatiseringstools kan worden gebruikt.

U kunt bijvoorbeeld de creditcard- of identificatiegegevens van een klant direct invoeren door gewoon een foto van de kaart zelf te maken.

Bij de verwerking van facturen is OCR een essentiële technologie om PDF-facturen om te zetten naar een machinaal leesbaar formaat, aangezien tekens op afbeeldingsbestanden worden geïnterpreteerd als digitale informatie, cijfers en getallen.

Je kunt het niet over automatisering hebben zonder het populaire trefwoord'robotische procesautomatisering' te noemen. Tussen 2016 en 2021 groeide de RPA-markt van 250 miljoen dollar naar maar liefst 2,9 miljard dollar, en het lijkt erop dat elk bedrijf zijn eigen leger van robotsoldaten wil programmeren om nieuwe uitdagingen op de markt aan te gaan.

RPA in zijn huidige vorm heeft echter een aantal nadelen waardoor het niet de 'allesomvattende oplossing' kan worden die de meeste mensen ervan verwachten:

Al deze nadelen leiden tot een eenvoudige conclusie: RPA kan nog niet omgaan met alle kleine complexiteiten en snelle veranderingen die zich in de moderne financiële wereld voordoen. In plaats van u te storten op RPA, kunt u beter onderzoeken hoe gespecialiseerde oplossingen voor financiële automatisering u kunnen helpen om belangrijke processen stap voor stap in kaart te brengen en te automatiseren.

Dat wil zeggen: begin met het digitaliseren van uw bestanden en andere informatie. E-facturen zorgen er bijvoorbeeld voor dat cruciale transactiegegevens nooit verloren gaan. Kijk vervolgens hoe al deze gegevens door uw bedrijf worden verplaatst en hoe ze worden verwerkt, inclusief eventuele goedkeuringsworkflows die ze doorlopen.

Door inzicht te krijgen in het traject dat financiële gegevens binnen het bedrijf afleggen, krijgen CFO's een beter begrip van de afhankelijkheden en vereisten die in de workflow bestaan en kunnen ze beginnen met het automatiseren van die processen.

RPA is slechts een deel van wat u uw organisatie te bieden heeft. Het implementeren van RPA kan riskant zijn als dit te haastig gebeurt, omdat u niet alleen de juiste voorbereidingen moet treffen, maar ook moet zorgen voor goede datakwaliteit, onderhoudsprotocollen en ondersteuning voor mogelijke afwijkingen in financiële gegevens.

Lees meer over hoe u uw processen kunt optimaliseren in ons e-book, Automatisering voor CFO's.