De beknopte handleiding voor procesautomatisering voor financiële teams

Een belangrijk onderdeel van het optimaliseren van de financiële werkzaamheden binnen uw bedrijf is het automatiseren van processen en dagelijkse taken. Machine learning en kunstmatige intelligentie zijn voorbeelden van opkomende technologieën die bij veel CFO’s in de belangstelling staan.

In 2020 gaf 73% van de door Deloitte ondervraagde organisaties aan zich te verdiepen in intelligente automatisering — een stijging van 58% ten opzichte van 2019. Bovendien waren diezelfde organisaties al bezig met de overgang van proefprojecten naar grootschalige automatisering.

Eén ding is duidelijk: het automatiseren en optimaliseren van financiële processen is voor CFO’s de investering meer dan waard.

Automatisering is in het algemeen aantrekkelijk voor bedrijven omdat het snel en schaalbaar is en, mits correct geïmplementeerd, menselijke fouten aanzienlijk kan verminderen. Bovendien zorgt het ervoor dat medewerkers tijd overhouden die anders zou worden besteed aan repetitieve, routinematige taken.

We zijn eindelijk op het punt gekomen waarop digitalisering bedrijven in staat heeft gesteld hun financiële processen aanzienlijk te optimaliseren, en automatisering is slechts het hoogtepunt van deze trend.

Lees verder voor meer informatie over procesautomatisering in de financiële sector, wat dit voor uw bedrijf kan betekenen en andere inzichten in deze baanbrekende technologie.

Automatisering richt zich tegenwoordig vooral op repetitieve en op regels gebaseerde processen die weinig denkwerk vergen. Denk bijvoorbeeld aan een callcenter dat een routinecontrole van de kredietwaardigheid uitvoert of een klantenserviceafdeling die welkomstmails verstuurt. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

Omdat deze taken zo routinematig zijn, zorgt automatisering ervoor dat medewerkers meer tijd overhouden, waardoor hun motivatie op het werk toeneemt en ze zich kunnen richten op belangrijkere aspecten van het runnen van de organisatie.

U kunt taken digitaliseren in de front-end door rechtstreeks te communiceren met desktopapplicaties, of in de back-end door te werken met de databases en webservices waarop het bedrijf intern vertrouwt. U kunt automatisering zien als een manier om medewerkers te ondersteunen bij het werk ‘achter de schermen’ dat anders te veel tijd zou kosten.

Uit een onderzoek van het McKinsey Global Institute blijkt dat de huidige technologieën het potentieel hebben om 42% van alle financiële activiteiten te automatiseren. Als je kijkt naar de voordelen van het invoeren van automatiseringstechnologieën, is het duidelijk waarom deze technologieën in het bedrijfsleven plotseling zo populair zijn geworden.

Om deze redenen heeft automatisering zijn intrede gedaan in allerlei verschillende sectoren, zoals het bankwezen, de telecommunicatie en klantenservicecentra.

Niet alle implementaties van geautomatiseerde processen vereisen machine learning of kunstmatige intelligentie, aangezien sommige taken zo gestructureerd en op regels gebaseerd zijn dat werkstappen kunnen worden geprogrammeerd volgens het principe ‘als dit, dan dat’. Tot de meer geavanceerde technieken die bedrijven tegenwoordig toepassen, behoren echter de volgende.

Het verschil tussen een standaardalgoritme en een algoritme voor machine learning is dat dit laatste zichzelf in de loop van de tijd verbetert door middel van feedback en voortdurende gegevensverwerking. Hoe meer de machine ‘leert’, hoe minder menselijke tussenkomst er nodig is voor de toekomstige werking.

Misschien ken je NLP wel als ‘spraakherkenning’ en heb je er al eens gebruik van gemaakt toen een automatisch antwoordapparaat je aan het begin van een gesprek vroeg om in je eigen woorden te beschrijven waar je hulp bij nodig hebt.

Dit soort systemen kunnen niet alleen taal analyseren en in tekst omzetten, maar ook de bedoeling van de beller achterhalen. NLP versnelt het klantenserviceproces door bellers precies naar de juiste afdeling door te verwijzen.

Met OCR kan de software tekstbronnen – zoals brieven, afbeeldingen of foto’s van documenten – scannen en deze omzetten in gemakkelijk leesbare platte tekst die door allerlei andere automatiseringstools kan worden gebruikt.

Je kunt bijvoorbeeld de creditcard- of identiteitsgegevens van een klant direct invoeren door simpelweg een foto van de kaart zelf te maken.

Bij de verwerking van facturen is OCR een onmisbare technologie om PDF-facturen om te zetten naar een machinaal leesbaar formaat, waarbij tekens in afbeeldingsbestanden worden omgezet in digitale informatie, getallen en cijfers.

Als je het over automatisering hebt, kun je niet om de populaire term‘robotic process automation’ heen. Tussen 2016 en 2021 groeide de RPA-markt van 250 miljoen dollar naar maar liefst 2,9 miljard dollar, en het lijkt erop dat elk bedrijf zijn eigen leger van robotachtige soldaten wil programmeren om nieuwe uitdagingen op de markt aan te gaan.

RPA in zijn huidige vorm heeft echter een aantal nadelen, waardoor het niet de 'wondermiddel' is die de meeste mensen ervan denken:

Al deze nadelen leiden tot een eenvoudige conclusie: RPA is nog niet in staat om alle kleine fijne kneepjes en snelle veranderingen in de moderne financiële wereld aan te kunnen. In plaats van je meteen op RPA te storten, kun je beter onderzoeken hoe gespecialiseerde oplossingen voor financiële automatisering je kunnen helpen om belangrijke processen stap voor stap in kaart te brengen en te automatiseren.

Begin dus met het digitaliseren van uw bestanden en andere informatie. E-facturen zorgen er bijvoorbeeld voor dat cruciale transactiegegevens nooit verloren gaan. Bekijk vervolgens hoe al deze gegevens door uw bedrijf stromen en hoe ze worden verwerkt, inclusief de goedkeuringsprocessen die ze doorlopen.

Door inzicht te krijgen in het traject dat financiële gegevens binnen het bedrijf afleggen, krijgen CFO’s een beter begrip van de onderlinge afhankelijkheden en vereisten binnen de workflow, waardoor ze kunnen beginnen met het automatiseren van die processen.

RPA is slechts een deel van wat u uw organisatie te bieden heeft. Het implementeren van RPA kan risico’s met zich meebrengen als dit te overhaast gebeurt, aangezien u niet alleen de juiste voorbereidingen nodig hebt, maar ook goede gegevenskwaliteit, onderhoudsprotocollen en ondersteuning voor mogelijke afwijkingen in financiële gegevens.

Lees meer over hoe u uw processen kunt optimaliseren in ons e-book, ‘Automatisering voor CFO’s’.