دليل البدء السريع لأتمتة العمليات لفرق الشؤون المالية

يكمن جزء من تحسين الأداء المالي لشركتك في تطبيق أتمتة العمليات والمهام اليومية. ويُعد التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي من أمثلة التقنيات الناشئة التي تحظى باهتمام العديد من المديرين الماليين.

في عام 2020، أوضحت 73% من المؤسسات التي شملتها دراسة أجرتها شركة «ديلويت» أنها تدرس إمكانية اعتماد الأتمتة الذكية — بزيادة قدرها 58% عن عام 2019. علاوة على ذلك، كانت تلك المؤسسات نفسها قد بدأت بالفعل في الانتقال من البرامج التجريبية إلى توسيع نطاق الأتمتة.

ما نعرفه واضح تمامًا: إن أتمتة العمليات المالية وتحسينها تستحق الاستثمار بالنسبة للمديرين الماليين.

تُعد الأتمتة بشكل عام خيارًا جذابًا للشركات لأنها سريعة وقابلة للتطوير، وعندما تُنفَّذ بشكل صحيح، يمكنها أن تقلل بشكل كبير من الأخطاء البشرية. كما أنها توفر وقت الموظفين الذي كان سيُقضى لولا ذلك في أداء مهام روتينية وبسيطة.

لقد وصلنا أخيرًا إلى مرحلة أصبح فيها التحول الرقمي قادرًا على تمكين الشركات من تحسين عملياتها المالية بشكل فعال، وتعد الأتمتة مجرد ذروة هذا الاتجاه.

تابع القراءة لمعرفة المزيد عن أتمتة العمليات في مجال الشؤون المالية، وما يمكن أن تقدمه لشركتك، بالإضافة إلى رؤى أخرى حول هذه التكنولوجيا التحويلية.

تتناول الأتمتة اليوم بشكل كبير العمليات المتكررة والقائمة على القواعد، والتي لا تتطلب سوى القليل من التفكير الفعلي لإنجازها. فكر مثلاً في مركز اتصال يقوم بإجراء فحص روتيني للقدرة الائتمانية، أو قسم خدمة عملاء يرسل رسائل بريد إلكتروني ترحيبية. ومن الأمثلة على ذلك:

ونظراً لطبيعة هذه المهام الروتينية، فإن الأتمتة تساعد في توفير الوقت للموظفين، مما يعزز حماسهم في العمل ويتيح لهم التركيز على الجوانب الأكثر أهمية في إدارة المؤسسة.

يمكنك رقمنة المهام في الواجهة الأمامية من خلال التفاعل المباشر مع تطبيقات سطح المكتب، أو في الخلفية من خلال التعامل مع قواعد البيانات وخدمات الويب التي تعتمد عليها الشركة داخليًّا. يمكنك النظر إلى الأتمتة على أنها وسيلة لمساعدة الموظفين في الأعمال التي تتم «خلف الكواليس»، والتي كانت ستستغرق وقتًا طويلاً جدًّا خلال اليوم لولا ذلك.

تُظهر دراسة أجراها معهد ماكينزي العالمي أن التقنيات الحالية قادرة على أتمتة 42% من جميع الأنشطة المالية. وعندما ننظر إلى مزايا تطبيق تقنيات الأتمتة، يتضح لنا سبب هذا الارتفاع المفاجئ في شعبيتها في قطاع الأعمال.

ولهذه الأسباب، انتشرت الأتمتة في العديد من القطاعات المختلفة، مثل القطاع المصرفي وقطاع الاتصالات ومراكز خدمة العملاء.

لا تحتاج جميع تطبيقات العمليات المؤتمتة إلى التعلم الآلي أو الذكاء الاصطناعي، حيث إن بعض المهام منظمة وتستند إلى قواعد بشكل كافٍ لبرمجة تسلسلات العمل وفقًا لنمط "إذا حدث هذا، فافعل ذلك". ومع ذلك، فإن بعض التقنيات الأكثر تقدمًا التي تستخدمها الشركات اليوم تشمل ما يلي.

يكمن الفرق بين الخوارزمية الأساسية وخوارزمية التعلم الآلي في أن الأخيرة تعمل على تحسين أدائها بمرور الوقت من خلال التغذية الراجعة والمعالجة المستمرة للبيانات. فكلما زاد «تعلم» الآلة، قلت الحاجة إلى التدخل البشري في عملياتها المستقبلية.

ربما تعرف تقنية معالجة اللغة الطبيعية (NLP) باسم «التعرف على الكلام»، وقد استخدمتها من قبل عندما طلب منك جهاز الرد الآلي في بداية المكالمة أن تصف بعباراتك الخاصة الأمر الذي تحتاج إلى المساعدة بشأنه.

لا تقتصر قدرة هذه الأنواع من الأجهزة على تحليل اللغة وتحويلها إلى نص فحسب، بل إنها قادرة أيضًا على تحديد نية المتصل. تعمل معالجة اللغة الطبيعية (NLP) على تسريع عملية خدمة العملاء من خلال توجيه المتصلين إلى المكان المطلوب بالضبط.

تتيح تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) للبرنامج مسح مصادر النص — مثل الرسائل أو الصور أو صور المستندات — وتحويلها إلى نص عادي يسهل قراءته ويمكن استخدامه بواسطة مجموعة متنوعة من أدوات الأتمتة الأخرى.

على سبيل المثال، يمكنك إدخال بيانات بطاقة الائتمان أو الهوية الخاصة بالعميل على الفور بمجرد التقاط صورة للبطاقة نفسها.

في معالجة الفواتير، تُعد تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) تقنية أساسية لتحويل فواتير PDF إلى تنسيق يمكن قراءته آليًّا، حيث يتم تحويل الأحرف الموجودة في ملفات الصور إلى معلومات رقمية وأرقام ورموز.

لا يمكن الحديث عن الأتمتة دون ذكر المصطلح الشائع«أتمتة العمليات الروبوتية». ففي الفترة من عام 2016 إلى عام 2021، نما سوق أتمتة العمليات الروبوتية من 250 مليون دولار إلى 2.9 مليار دولار، وهو رقم مذهل، ويبدو أن كل شركة ترغب في البدء في برمجة جيشها الخاص من الجنود الروبوتيين لمواجهة التحديات الجديدة في السوق.

ومع ذلك، فإن تقنية RPA في شكلها الحالي تنطوي على بعض العيوب التي تمنعها من أن تصبح «الحل الشامل» الذي قد يتصوره معظم الناس:

تشير كل هذه العيوب إلى استنتاج بسيط: لا تستطيع تقنية RPA حتى الآن التعامل مع جميع التفاصيل الدقيقة والتغيرات السريعة التي تحدث في عالم التمويل الحديث. وبدلاً من الاندفاع نحو تطبيق تقنية RPA، استكشف كيف يمكن لحلول أتمتة العمليات المالية المتخصصة أن تساعدك في تخطيط العمليات الرئيسية وأتمتتها تدريجيًا.

بمعنى آخر، ابدأ برقمنة ملفاتك ومعلوماتك الأخرى. فالفواتير الإلكترونية، على سبيل المثال، تساعد في ضمان عدم ضياع البيانات المهمة المتعلقة بالمعاملات أبدًا. ثم انظر إلى كيفية انتقال كل هذه البيانات عبر مؤسستك وكيفية معالجتها، بما في ذلك أي إجراءات موافقة تمر بها.

من خلال فهم مسار البيانات المالية داخل الشركة، سيتمكن المديرون الماليون من تعميق فهمهم للعلاقات التبعية والمتطلبات الموجودة في سير العمل، وبالتالي يمكنهم البدء في أتمتة تلك العمليات.

تعد تقنية RPA مجرد جزء مما يمكنك تقديمه لمؤسستك. وقد ينطوي تطبيق تقنية RPA على مخاطر إذا تم على عجل، حيث لا تحتاج فقط إلى الاستعدادات المناسبة، بل أيضًا إلى جودة عالية للبيانات وبروتوكولات صيانة ودعم لمواجهة أي انحرافات محتملة في البيانات المالية.

اكتشف المزيد حول كيفية تحسين عملياتك من خلال كتابنا الإلكتروني «الأتمتة للمديرين الماليين».