Rýchly sprievodca automatizáciou procesov pre finančné tímy

Súčasťou optimalizácie finančnej činnosti vašej spoločnosti je implementácia automatizácie procesov a každodenných úloh. Strojové učenie a umelá inteligencia sú príkladmi nových technológií, ktoré zaujímajú mnohých finančných riaditeľov.

V roku 2020 73 % organizácií, ktoré sa zúčastnili prieskumu spoločnosti Deloitte, jasne uviedlo, že skúma možnosti inteligentnej automatizácie, čo predstavuje nárast o 58 % oproti roku 2019. Navyše, tie isté organizácie už prechádzali z pilotných programov na rozsiahlu automatizáciu.

To, čo vieme, je jasné: automatizácia a optimalizácia finančných procesov je pre finančných riaditeľov investíciou, ktorá sa oplatí.

Automatizácia je pre podniky atraktívna, pretože je rýchla, škálovateľná a pri správnej implementácii môže výrazne znížiť počet ľudských chýb. Zamestnancom tiež ušetrí čas, ktorý by inak strávili opakovanými, podradnými úlohami.

Konečne sme sa dostali do bodu, keď digitalizácia umožnila podnikom významne optimalizovať svoje finančné procesy a automatizácia je len vrcholom tohto trendu.

Čítajte ďalej a dozviete sa viac o automatizácii procesov vo financiách, o tom, čo môže priniesť vašej firme, a ďalšie informácie o tejto transformatívnej technológii.

Automatizácia sa dnes vo veľkej miere zaoberá opakovanými a pravidlami riadenými procesmi, ktorých vykonanie nevyžaduje veľa premýšľania. Predstavte si call centrum, ktoré vykonáva rutinnú kontrolu úverovej bonity, alebo oddelenie zákazníckeho servisu, ktoré rozosiela uvítacie e-maily. Niektoré príklady:

Vzhľadom na to, ako sú tieto úlohy podradné, automatizácia pomáha zamestnancom ušetriť čas, zvyšuje ich motiváciu v práci a umožňuje im sústrediť sa na dôležitejšie aspekty riadenia organizácie.

Úlohy môžete digitalizovať v prednej časti prostredníctvom priamej interakcie s desktopovými aplikáciami alebo v zadnej časti prostredníctvom práce s databázami a webovými službami, na ktorých je podnik interne závislý. Automatizáciu si môžete predstaviť ako pomoc zamestnancom s prácou „v zákulisí“, ktorá by inak zabrala príliš veľa času počas dňa.

Jedna štúdia McKinsey Global Institute nám ukazuje, že súčasné technológie majú potenciál automatizovať 42 % všetkých finančných činností. Keď sa pozriete na výhody implementácie automatizačných technológií, malo by byť zrejmé, prečo došlo k tomuto náhlemu nárastu popularity v podnikateľskom sektore.

Z týchto dôvodov sa automatizácia objavila v rôznych odvetviach, ako sú bankovníctvo, telekomunikácie a centrá zákazníckych služieb.

Nie všetky implementácie automatizovaných procesov vyžadujú strojové učenie alebo umelú inteligenciu, pretože niektoré úlohy sú dostatočne štruktúrované a založené na pravidlách, aby bolo možné naprogramovať postupnosť prác v štýle „ak toto, potom tamto“. Niektoré z pokročilejších techník, ktoré dnes podniky využívajú, však zahŕňajú nasledujúce.

Rozdiel medzi základným algoritmom a algoritmom strojového učenia spočíva v tom, že druhý sa v priebehu času zdokonaľuje prostredníctvom spätnej väzby a nepretržitého spracovávania údajov. Čím viac sa stroj „učí“, tým menej ľudského zásahu je potrebné pre budúcu prevádzku.

Možno poznáte NLP ako „rozpoznávanie reči“ a už ste ho použili, keď vás automatický záznamník na začiatku hovoru požiadal, aby ste vlastnými slovami opísali, s čím potrebujete pomôcť.

Tieto typy strojov dokážu nielen analyzovať jazyk a premeniť ho na text, ale dokážu aj identifikovať zámer volajúceho. NLP urýchľuje proces zákazníckeho servisu tým, že smeruje volajúcich presne tam, kam potrebujú.

OCR umožňuje softvéru skenovať zdroje textu, ako sú listy, obrázky alebo fotografie dokumentov, a prevádzať ich na ľahko čitateľný text, ktorý môžu využívať rôzne iné automatizačné nástroje.

Napríklad môžete okamžite zadať údaje o kreditnej karte alebo identifikačné údaje zákazníka jednoduchým odfotografovaním samotnej karty.

Pri spracovaní faktúr je OCR nevyhnutnou technológiou na konverziu faktúr vo formáte PDF do strojovo čitateľného formátu, keďže znaky v obrazových súboroch sa interpretujú ako digitálne informácie, čísla a číslice.

Nemôžete hovoriť o automatizácii bez toho, aby ste spomenuli populárne kľúčové slovo„robotická automatizácia procesov“. V rokoch 2016 až 2021 trh RPA narástol z 250 miliónov dolárov na impozantných 2,9 miliardy dolárov a zdá sa, že každá firma chce začať programovať svoju vlastnú armádu robotických vojakov, aby mohla čeliť novým výzvam na trhu.

RPA vo svojej súčasnej podobe má však niekoľko nevýhod, ktoré bránia tomu, aby sa stala „všetkým a konečným riešením“, ako si to väčšina ľudí predstavuje:

Všetky tieto nevýhody vedú k jednoduchému záveru: RPA zatiaľ nedokáže zvládnuť všetky drobné zložité situácie a rýchle zmeny, ktoré sa vyskytujú v modernom finančnom sektore. Namiesto toho, aby ste sa vrhli do RPA, radšej preskúmajte, ako vám špecializované riešenia pre automatizáciu financií môžu pomôcť postupne zmapovať a automatizovať kľúčové procesy.

To znamená, že najskôr digitalizujte svoje súbory a ďalšie informácie. Elektronické faktúry napríklad pomáhajú zabezpečiť, že sa nikdy nestratia dôležité transakčné údaje. Potom sa pozrite na to, ako sa všetky tieto údaje pohybujú vo vašej spoločnosti a ako sa spracúvajú, vrátane všetkých schvaľovacích pracovných postupov, ktorými prechádzajú.

Porozumením cesty finančných údajov v rámci spoločnosti si finanční riaditelia prehĺbia svoje chápanie závislostí a požiadaviek, ktoré existujú v pracovnom toku, a môžu tak začať automatizovať tieto procesy.

RPA je len časťou toho, čo môžete svojej organizácii ponúknuť. Implementácia RPA môže byť riskantná, ak sa vykoná príliš unáhlene, pretože potrebujete nielen správnu prípravu, ale aj dobrú kvalitu údajov, protokoly údržby a podporu pre potenciálne odchýlky vo finančných údajoch.

Viac informácií o tom, ako optimalizovať svoje procesy, nájdete v našej e-knihe Automatizácia pre finančných riaditeľov.