Die Schnellstartanleitung zur Prozessautomatisierung für Finanzteams

Ein Teil der Optimierung der Finanzarbeit Ihres Unternehmens liegt in der Implementierung der Automatisierung von Prozessen und täglichen Aufgaben. Maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz sind Beispiele für neue Technologien, die viele CFOs auf dem Radar haben.

Im Jahr 2020 gaben 73 % der von Deloitte befragten Unternehmen an, dass sie eine intelligente Automatisierung in Betracht ziehen - ein Anstieg von 58 % gegenüber 2019. Darüber hinaus haben dieselben Unternehmen bereits den Übergang von Pilotprogrammen zur Skalierung der Automatisierung vollzogen.

Was wir wissen, ist klar: Die Automatisierung und Optimierung von Finanzprozessen ist für CFOs eine lohnende Investition.

Die Automatisierung ist für Unternehmen im Allgemeinen attraktiv, weil sie schnell und skalierbar ist und bei richtiger Umsetzung menschliche Fehler erheblich reduzieren kann. Außerdem gewinnen die Mitarbeiter dadurch Zeit, die sie sonst für sich wiederholende, niedere Aufgaben aufwenden müssten.

Wir sind endlich an dem Punkt angelangt, an dem die Digitalisierung Unternehmen in die Lage versetzt, ihre Finanzprozesse sinnvoll zu optimieren, und die Automatisierung ist nur der Höhepunkt dieses Trends.

Lesen Sie weiter, um mehr über die Prozessautomatisierung im Finanzwesen zu erfahren, was sie für Ihr Unternehmen tun kann, und um weitere Einblicke in diese transformative Technologie zu erhalten.

Bei der Automatisierung handelt es sich heute größtenteils um sich wiederholende und regelbasierte Prozesse, die nur wenig Nachdenken erfordern. Denken Sie an ein Callcenter, das eine routinemäßige Kreditprüfung durchführt, oder an eine Kundendienstabteilung, die Begrüßungs-E-Mails verschickt. Einige Beispiele sind:

Da diese Aufgaben sehr geringfügig sind, verschafft die Automatisierung den Mitarbeitern mehr Zeit, was ihre Arbeitsmotivation steigert und es ihnen ermöglicht, sich auf wichtigere Aspekte der Unternehmensführung zu konzentrieren.

Sie können Aufgaben im Front-End digitalisieren, indem Sie direkt mit Desktop-Anwendungen interagieren, oder im Back-End, indem Sie mit den Datenbanken und Webdiensten arbeiten, auf die das Unternehmen intern angewiesen ist. Man kann sich die Automatisierung so vorstellen, dass sie die Mitarbeiter bei Arbeiten "hinter den Kulissen" unterstützt, die sonst zu viel Zeit am Tag in Anspruch nehmen würden.

Eine Studie des McKinsey Global Institute zeigt, dass die derzeitigen Technologien das Potenzial haben, 42 % aller Finanzaktivitäten zu automatisieren. Wenn man sich die Vorteile der Implementierung von Automatisierungstechnologien ansieht, sollte es offensichtlich sein, warum diese plötzliche Beliebtheitsexplosion im Unternehmenssektor stattgefunden hat.

Aus diesen Gründen hat die Automatisierung in einer Vielzahl von Branchen Einzug gehalten, z. B. im Bankwesen, in der Telekommunikation und in Kundendienstzentren.

Nicht alle Implementierungen von automatisierten Prozessen erfordern maschinelles Lernen oder künstliche Intelligenz, da einige Aufgaben strukturiert und regelbasiert genug sind, um Arbeitsabläufe im Stil von "wenn dies, dann das" zu programmieren. Zu den fortschrittlicheren Techniken, die von Unternehmen heute eingesetzt werden, gehören jedoch die folgenden.

Der Unterschied zwischen einem einfachen Algorithmus und einem maschinellen Lernalgorithmus besteht darin, dass letzterer sich im Laufe der Zeit durch Rückmeldungen und kontinuierliche Datenverarbeitung selbst verbessert. Je mehr die Maschine "lernt", desto weniger menschliches Eingreifen ist für den künftigen Betrieb erforderlich.

Vielleicht kennen Sie NLP als "Spracherkennung" und haben es schon einmal benutzt, als ein automatischer Anrufbeantworter Sie zu Beginn eines Anrufs gebeten hat, in Ihren eigenen Worten zu sagen, wozu Sie Hilfe benötigen.

Diese Art von Maschinen kann nicht nur Sprache analysieren und in Text umsetzen, sondern auch die Absicht des Anrufers erkennen. NLP beschleunigt den Kundendienstprozess, indem Anrufer genau dorthin geleitet werden, wo sie gebraucht werden.

Mit OCR kann die Software Textquellen - wie Briefe, Bilder oder Fotos von Dokumenten - scannen und in leicht lesbaren Text umwandeln, der von einer Vielzahl anderer Automatisierungswerkzeuge verwendet werden kann.

So können Sie beispielsweise die Kreditkarten- oder Ausweisdaten eines Kunden sofort eingeben, indem Sie einfach ein Foto der Karte selbst machen.

Bei der Rechnungsverarbeitung ist OCR eine wesentliche Technologie, um PDF-Rechnungen in ein maschinenlesbares Format zu konvertieren, da die Zeichen in den Bilddateien in digitale Informationen, Zahlen und Ziffern umgewandelt werden.

Man kann nicht über Automatisierung sprechen, ohne das beliebte Stichwort "robotische Prozessautomatisierung" zu erwähnen. Von 2016 bis 2021 wuchs der RPA-Markt von 250 Millionen Dollar auf beeindruckende 2,9 Milliarden Dollar, und es scheint, als wolle jedes Unternehmen seine eigene Armee von Robotersoldaten programmieren, um sich neuen Herausforderungen auf dem Markt zu stellen.

Allerdings hat RPA in seiner jetzigen Form einige Nachteile, die verhindern, dass es das "A und O" wird, für das die meisten Menschen es halten:

All diese Nachteile deuten auf eine einfache Schlussfolgerung hin: RPA kann noch nicht all die kleinen Feinheiten und schnellen Veränderungen bewältigen, die im modernen Finanzwesen auftreten. Anstatt sich in RPA zu stürzen, sollten Sie lieber herausfinden, wie spezialisierte Automatisierungslösungen für das Finanzwesen Ihnen helfen können, wichtige Prozesse langsam abzubilden und zu automatisieren.

Beginnen Sie also mit der Digitalisierung Ihrer Akten und anderer Informationen. Mit elektronischen Rechnungen beispielsweise können Sie sicherstellen, dass wichtige Transaktionsdaten nicht verloren gehen. Dann sollten Sie sich ansehen, wie sich all diese Daten in Ihrem Unternehmen bewegen und wie sie verarbeitet werden, einschließlich aller Genehmigungsabläufe, die sie durchlaufen.

Indem sie den Weg der Finanzdaten durch das Unternehmen verstehen, können CFOs ihr Verständnis für die Abhängigkeiten und Anforderungen, die im Arbeitsablauf bestehen, vertiefen und so mit der Automatisierung dieser Prozesse beginnen.

RPA ist nur ein Teil dessen, was Sie Ihrem Unternehmen bieten können. Die Implementierung von RPA kann riskant sein, wenn sie zu voreilig erfolgt, denn Sie benötigen nicht nur die richtigen Vorbereitungen, sondern auch eine gute Datenqualität, Wartungsprotokolle und Unterstützung für mögliche Abweichungen bei Finanzdaten.

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