Stručný průvodce automatizací procesů pro finanční týmy

Součástí optimalizace finančních činností vaší společnosti je zavedení automatizace procesů a každodenních úkolů. Strojové učení a umělá inteligence jsou příklady nových technologií, které mnoho finančních ředitelů sleduje.

V roce 2020 73 % organizací dotazovaných společností Deloitte jasně uvedlo, že zkoumají možnosti inteligentní automatizace, což představuje nárůst o 58 % oproti roku 2019. Tyto organizace navíc již přecházely od pilotních programů k rozsáhlé automatizaci.

Jedno je jasné: automatizace a optimalizace finančních procesů se finančním ředitelům rozhodně vyplatí.

Automatizace je pro podniky obecně atraktivní, protože je rychlá, škálovatelná a při správném zavedení může výrazně snížit počet lidských chyb. Zaměstnancům také uvolňuje čas, který by jinak strávili opakujícími se, podřadnými úkoly.

Konečně jsme se dostali do bodu, kdy digitalizace umožnila podnikům smysluplně optimalizovat jejich finanční procesy a automatizace je pouze vrcholem tohoto trendu.

Čtěte dál a dozvíte se více o automatizaci procesů ve finančnictví, o tom, co může přinést vaší firmě, a další informace o této transformativní technologii.

Automatizace se dnes zabývá převážně opakujícími se a pravidly řízenými procesy, jejichž provedení nevyžaduje mnoho přemýšlení. Představte si call centrum provádějící rutinní kontrolu úvěrové bonity nebo oddělení zákaznických služeb rozesílající uvítací e-maily. Mezi příklady patří:

Vzhledem k tomu, jak podřadné tyto úkoly jsou, automatizace pomáhá zaměstnancům ušetřit čas, zvyšuje jejich motivaci v práci a umožňuje jim soustředit se na důležitější aspekty řízení organizace.

Úkoly můžete digitalizovat v přední části prostřednictvím přímé interakce s desktopovými aplikacemi nebo v zadní části prostřednictvím práce s databázemi a webovými službami, na kterých je podnik interně závislý. Automatizaci si můžete představit jako pomoc zaměstnancům s „zákulisní“ prací, která by jinak zabírala příliš mnoho času během dne.

Jedna studie McKinsey Global Institute nám ukazuje, že současné technologie mají potenciál automatizovat 42 % všech finančních činností. Když se podíváte na výhody zavedení automatizačních technologií, mělo by být zřejmé, proč došlo k tomuto náhlému nárůstu popularity v podnikatelském sektoru.

Z těchto důvodů se automatizace objevila v celé řadě různých odvětví, jako je bankovnictví, telekomunikace a zákaznická centra.

Ne všechny implementace automatizovaných procesů vyžadují strojové učení nebo umělou inteligenci, protože některé úkoly jsou natolik strukturované a založené na pravidlech, že lze programovat pracovní postupy ve stylu „pokud toto, pak tamto“. Mezi pokročilejší techniky, které dnes podniky využívají, však patří následující.

Rozdíl mezi základním algoritmem a algoritmem strojového učení spočívá v tom, že druhý z nich se v průběhu času zdokonaluje prostřednictvím zpětné vazby a nepřetržitého zpracování dat. Čím více se stroj „učí“, tím méně je pro budoucí provoz zapotřebí lidský zásah.

Možná znáte NLP jako „rozpoznávání řeči“ a již jste jej použili, když vás automatický záznamník na začátku hovoru požádal, abyste vlastními slovy popsali, s čím potřebujete pomoci.

Tyto typy strojů dokážou nejen analyzovat jazyk a převést jej do textové podoby, ale také identifikovat záměr volajícího. NLP urychluje proces zákaznického servisu tím, že volajícího nasměruje přesně tam, kam potřebuje.

OCR umožňuje softwaru skenovat zdroje textu, jako jsou dopisy, obrázky nebo fotografie dokumentů, a převádět je do snadno čitelného prostého textu, který lze použít v celé řadě dalších automatizačních nástrojů.

Například můžete okamžitě zadat údaje o kreditní kartě nebo identifikační údaje zákazníka pouhým vyfocením samotné karty.

Při zpracování faktur je OCR nezbytnou technologií pro převod faktur ve formátu PDF do strojově čitelného formátu, protože znaky v obrazových souborech jsou interpretovány jako digitální informace, čísla a číslice.

Nelze hovořit o automatizaci, aniž by se zmínilo populární klíčové slovo„robotická automatizace procesů“. Od roku 2016 do roku 2021 vzrostl trh RPA z 250 milionů dolarů na impozantních 2,9 miliardy dolarů a zdá se, že každá firma chce začít programovat vlastní armádu robotických vojáků, aby mohla čelit novým výzvám na trhu.

RPA ve své současné podobě má však několik nevýhod, které brání tomu, aby se stala „vším a vším“, jak si ji většina lidí představuje:

Všechny tyto nevýhody vedou k jednoduchému závěru: RPA zatím nedokáže zvládnout všechny drobné složitosti a rychlé změny, ke kterým dochází v moderním finančnictví. Namísto toho, abyste se vrhli na RPA, raději prozkoumejte, jak vám specializovaná řešení pro automatizaci financí mohou pomoci postupně zmapovat a automatizovat klíčové procesy.

Začněte tedy digitalizací svých souborů a dalších informací. Elektronické faktury například pomáhají zajistit, že se nikdy neztratí důležité transakční údaje. Poté se podívejte, jak se všechna tato data pohybují ve vaší firmě a jak jsou zpracovávána, včetně všech schvalovacích procesů, kterými procházejí.

Díky pochopení cesty finančních dat v rámci společnosti prohloubí finanční ředitelé své znalosti o závislostech a požadavcích, které existují v pracovním postupu, a mohou tak začít s automatizací těchto procesů.

RPA je pouze částí toho, co můžete své organizaci nabídnout. Implementace RPA může být riskantní, pokud je provedena příliš ukvapeně, protože potřebujete nejen správnou přípravu, ale také dobrou kvalitu dat, protokoly údržby a podporu pro případné odchylky ve finančních datech.

Více informací o tom, jak optimalizovat vaše procesy, najdete v naší elektronické knize Automatizace pro finanční ředitele.