Workbuster heeft een lange ervaring met het beheer van orders en facturen voor de particuliere aannemers van de Zweedse openbare dienst voor arbeidsvoorziening op het gebied van arbeidsbemiddeling. Toen de openbare dienst voor arbeidsvoorziening besloot om transacties te digitaliseren volgens Peppol, een Europese norm, wendde Workbuster zich tot Qvalia.

Een groot deel van de taken van de Zweedse openbare arbeidsbemiddelingsdienst, de nationale overheidsinstantie voor openbare arbeidsbemiddeling en de uitvoering van het arbeidsbeleid, is tegenwoordig geprivatiseerd en wordt uitgevoerd door particuliere uitzendbureaus en dienstverleners.

Workbuster faciliteert al geruime tijd de order- en factuurstroom tussen deze partijen. Het bedrijf ondersteunt ongeveer 130 onafhankelijke leveranciers.

Vorig jaar besloot de Dienst voor Arbeidsvoorziening om de stroom van bestellingen en facturen te digitaliseren met behulp van Peppol, een Europees netwerk voor de uitwisseling van e-facturen en andere bedrijfsdocumenten dat snel is uitgegroeid tot een van de grootste ter wereld.

"Onze klanten en wij hadden maar heel weinig tijd om te veranderen, slechts twee maanden of zo", zegt Peter Spetz.

Na vijf VAN te hebben benaderd, waarvan geen enkele binnen het krappe tijdsbestek een oplossing tegen een redelijke prijs kon bieden, vond Workbuster Qvalia.

Het bedrijf beschikte al over oplossingen voor facturering via Peppol, maar niet over een oplossing voor de verwerking van elektronische bestellingen volgens de vereisten van het netwerk.

“Bij Qvalia waren ze ongelooflijk flexibel. Ze hebben het orderbeheer volgens Peppol heel snel in hun systeem geïmplementeerd, volledig volgens het strakke tijdschema”.

Een uitdaging was het aanzienlijke transactievolume dat Workbuster beheert. Zo zijn er in de afgelopen 12 maanden 250.000 nieuwe deelnemers verwerkt voor het programma van de Zweedse openbare dienst voor arbeidsvoorziening, waarbij het aantal transacties van facturen en bestellingen bijna een miljoen bedraagt.

"We hebben in september contact opgenomen met Qvalia en in oktober was alles klaar en kon de eerste klant van start gaan. Dat heeft minder dan vier weken geduurd. We zijn erg tevreden over Qvalia", aldus Peter Spetz.

De oplossing van Qvalia is een platform waarop bedrijven financiële processen met betrekking tot inkoop en verkoop snel kunnen digitaliseren en automatiseren. Het modulaire platform kan worden aangepast aan de wensen en behoeften van gebruikers op het gebied van e-factuurbeheer, geautomatiseerde boekhouding en analyse. Het kan ook eenvoudig worden geïntegreerd met bestaande systemen, zoals ERP- of boekhoudsoftware.

Henri Taipale is de CEO en oprichter van Qvalia. Hij vertelt dat ze op vrijdag een eerste ontmoeting hadden met Workbuster en dat ze de maandag daarop al een plan konden presenteren.

"Bij Qvalia zijn we sterk gericht op Peppol. Onze infrastructuur is gebaseerd op het netwerk als raamwerk. De digitalisering die daaruit voortvloeit, is een voorwaarde voor onze oplossingen met toegevoegde waarde, bijvoorbeeld op het gebied van boekhoudautomatisering en analyse", zegt hij.

In vergelijking met traditionele e-facturering en e-orderbeheer met behulp van VAN heeft Peppol verschillende voordelen. Het is gemakkelijker om te beginnen met transactiestromen en verwerking, en u hoeft geen tijd en extra kosten te riskeren wanneer facturen bijvoorbeeld tussen verschillende dienstverleners worden verzonden.

Dankzij de openheid en internationale dekking van het netwerk is het hard op weg om de wereldwijde standaard voor e-facturering te worden.

“We beschikken over onze eigen, op maat gemaakte technologie voor de volledige infrastructuur, waarmee we snel oplossingen op maat voor onze klanten kunnen creëren. Zo hebben we onze oplossing zo snel aan Workbuster kunnen leveren”.