Automatizace AP pro jakoukoli firmu
Automatizujte správu faktur dodavatelů a zefektivněte účetnictví pomocí komplexního digitálního řešení od sběru dat až po zaúčtování a schvalování. Analyzujte výdaje v reálném čase a v plném detailu pomocí položek klasifikovaných pomocí umělé inteligence.
Naše platforma umožňuje kompletní digitální proces od nákupu po platbu s jednotnými, ověřenými a strukturovanými daty.
Správa faktur dodavatelů
OCR faktur
PDF faktury jsou pomocí umělé inteligence okamžitě převedeny do strukturovaného formátu XML. OCR faktur podporuje formáty PDF, PNG a JPEG.
Elektronické faktury
Elektronické faktury od vašich dodavatelů jsou hladce přijímány a zpracovávány. Podporuje Peppol BIS Billing standardní formáty EDI.
Soulad a validace
Obsah faktur dodavatelů je automaticky ověřován z hlediska souladu s požadavky a kvality na základě vašich požadavků, což zajišťuje lepší kontrolu dat.
Správa faktur
Sjednoťte a převádějte faktury dodavatelů do svého datového formátu. Využijte výhody OCR faktur, přístupu k síti Peppol a okamžitého řešení odchylek pro efektivní provoz.
Publikování AI a obohacování dat
Publikování založené na umělé inteligenci zjednodušuje účetnictví, zatímco automatická klasifikace položek poskytuje okamžité informace o analýze výdajů.
Optimalizace pracovních postupů
Zrychlete schvalování a snižte pracovní zátěž díky rychlému a přizpůsobitelnému workflow. Vylepšete spolupráci s partnery prostřednictvím uživatelsky přívětivého portálu pro dodavatele.
Automatizované řízení odchylek
Snadné zpracování nesprávných faktur s automatickým vrácením odesílateli k opravě nebo snadnou správou ve vestavěné karanténě. Kvalita vašich dat je zajištěna 17 kontrolními body obsahu faktur a vlastními ověřováními podle vašich požadavků.
Specializovaná umělá inteligence pro zveřejňování a obohacování dat
Pokročilá transakční umělá inteligence zlepšuje účetnictví a analytiku. Automatické zaúčtování faktur zvyšuje efektivitu vašeho účetního procesu. Produkty a služby v jednotlivých položkách jsou kategorizovány například pomocí UNSPSC, což umožňuje okamžité analytické přehledy.
Schvalovací workflow
Zefektivněte schvalování faktur pro optimální výkonnost účtů payable. Přizpůsobte pracovní postupy pomocí hierarchií a oprávnění přizpůsobených vaší organizaci. Díky přístupu ke všem potřebným detailům v jednom zobrazení stačí kupujícím pouze kliknout.
Správa kmenových dat
Díky automatizovaným záznamům o dodavatelích můžete snížit platební rizika, zajistit dodržování předpisů a minimalizovat pracovní zátěž. Záznamy, včetně kreditních skóre a aktuálních daňových registrací, jsou průběžně aktualizovány z globálních databází společností.
API a další
Snadná integrace do vašeho ERP systému. Řešení pro automatizaci účtů splatných s API a dokumentací přátelskými pro vývojáře , přenosem souborů SFTP a hotovými konektory pro běžné systémy.
Kontaktujte nás
Spravujte, automatizujte a vizualizujte své prodejní a nákupní transakce pomocí Qvalia.
Vyměňujte elektronické faktury, elektronické objednávky a další dokumenty pomocí komplexního řešení, které je dostupné přes API nebo webovou aplikaci. Získejte efektivní přístup k Peppol a multikanálové EDI.
Naši zákazníci transformují procesy a dosahují plné kontroly nad transakčními daty na úrovni jednotlivých položek. Kontaktujte nás a zjistěte, jak můžeme optimalizovat vaše nákupní a prodejní procesy.
Efektivní vytváření, odesílání a přijímání elektronických obchodních dokumentů
Obohacování dat pomocí umělé inteligence
Digitalizujte a zefektivněte své procesy
Co je proces účtování závazků?
Proces účtování závazků (AP) je pracovní postup společnosti pro správu jejích závazků vůči dodavatelům a prodejcům. Zajišťuje, že všechny příchozí faktury jsou zpracovány, ověřeny a zaplaceny přesně a včas.
Typický proces AP zahrnuje několik klíčových kroků:
1. Příjem faktur: Společnost přijímá faktury od dodavatelů ve formě elektronických faktur, faktur ve formátu PDF nebo papírových dokumentů.
2. Ověření faktury: Faktura se kontroluje z hlediska správnosti, včetně údajů jako jméno dodavatele, částka faktury, datum splatnosti a platební podmínky. Tento krok často zahrnuje porovnání faktury s objednávkami a přijatými zprávami (trojité porovnání).
3. Schválení: Po ověření je faktura předána k schválení příslušným osobám nebo oddělením ve společnosti.
4. Zaúčtování faktury: Po schválení jsou údaje z faktury zaúčtovány (zaznamenány) na správné účty v ERP nebo účetním systému společnosti. To znamená přiřazení výdajů ke správným účtům hlavní knihy, nákladovým střediskům nebo projektům, aby bylo zajištěno správné účetnictví.
5. Platba: Platby jsou dodavateli prováděny v den splatnosti nebo před ním prostřednictvím elektronického převodu finančních prostředků (EFT), bankovního převodu nebo šeku.
6. Účetnictví a výkaznictví: Po provedení platby se transakce zaznamená do účetního nebo ERP systému společnosti. Tím se zajistí, že účty společnosti budou aktualizovány tak, aby odrážely vyrovnaný závazek.
Efektivní procesy AP mohou snížit množství manuálních úkolů, zlepšit správu cash flow a posílit vztahy s dodavateli. Automatizace těchto procesů, například pomocí nástrojů OCR a AI, může dále zvýšit přesnost a efektivitu.
Jak automatizace účtů splatných zlepšuje efektivitu podnikání?
Automatizace procesu účtování závazků snižuje množství manuálních úkolů, jako je zadávání dat a porovnávání faktur, a urychluje ověřování, schvalování a platby faktur. Automatizační nástroje, jako je OCR (optické rozpoznávání znaků) faktur, zaúčtování pomocí umělé inteligence a správa záznamů dodavatelů, pomáhají šetřit čas, eliminovat chyby, zlepšovat přesnost a zajišťovat včasné platby.
Kromě toho přístup založený na datech poskytuje v reálném čase přehled o závazcích, zlepšuje správu cash flow a umožňuje zaměstnancům soustředit se na strategičtější úkoly. To zefektivňuje celý proces AP, který se stává efektivnějším a nákladově úspornějším.
Co je zaúčtování faktury a jaký má vliv na finanční výkaznictví?
Zaúčtování faktury je účetní proces, při kterém se schválená faktura zaznamená do účetního nebo ERP systému společnosti.
To zahrnuje přiřazení částek faktur ke správným účtům hlavní knihy, nákladovým střediskům nebo projektům, aby bylo zajištěno správné sledování výdajů.
Zaúčtování má dopad na finanční výkaznictví, protože zajišťuje, že závazky a výdaje jsou přesně zachyceny v účetnictví společnosti. Správné zaúčtování zajišťuje, že finanční výkazy, jako je rozvaha a výkaz zisku a ztráty, přesně odrážejí finanční situaci společnosti, což je klíčová součást dodržování předpisů a rozhodování.
Jak mohou podniky zajistit přesnost a soulad se předpisy v procesech zpracování závazků?
Aby zajistily přesnost a soulad v procesech účtování závazků, mohou podniky zavést následující strategie:
Automatizace: Používejte softwarové nástroje k ověřování faktur, jejich porovnávání s objednávkami a zajištění správného zadávání a zaúčtování dat. Automatizace snižuje počet lidských chyb a zrychluje procesy.
Standardizované pracovní postupy: Stanovte jasnou hierarchii schvalování, aby všechny faktury procházely jednotným procesem od přijetí po zaplacení.
Kontroly dodržování předpisů: Zaveďte kontroly faktur podle firemních zásad, daňových předpisů a zákonných požadavků, abyste předešli problémům s dodržováním předpisů.
Pravidelné audity: Provádějte pravidelné audity procesů AP s cílem identifikovat nesrovnalosti a oblasti, které je třeba zlepšit.
Správa dodavatelů: Zajistěte, aby byly kmenové údaje dodavatelů přesné a aktuální, čímž se sníží pravděpodobnost zpracování nesprávných nebo podvodných faktur.
Jak klasifikace produktů a služeb zlepšuje obchodní procesy?
Klasifikace produktů a služeb může být integrována do obchodních dokumentů, jako jsou objednávky, faktury, produktové katalogy a databáze, aby bylo možné identifikovat kategorie a zjednodušit identifikaci produktů. UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) je nejrozšířenější a nejpoužívanější globální klasifikační systém s hierarchickou strukturou.
Klasifikaci lze integrovat do obchodních dokumentů, jako jsou objednávky, faktury a produktové katalogy. Přijetím tohoto standardu získá vaše organizace i zúčastněné strany v rámci dodavatelského řetězce výhody v podobě zefektivnění procesů v oblasti nákupu, financí a obchodu.
Klasifikace zjednodušuje zpracování faktur pro účtárnu tím, žekategorizuje jednotlivé položky pro větší přesnost, rychlejší schvalování a lepší reporting. To vede k efektivnějším pracovním postupům, snížení manuální práce a větší kontrole nad výdaji.
V oblasti nákupu pomáhá klasifikace sledovat výdaje, provádět přesnou analýzu výdajů a rychleji vyhledávat produkty, což zlepšuje jednání s dodavateli a vede k úsporám.
V marketingu mohou týmy využívat podrobné údaje o produktech k lepšímu průzkumu trhu a vývoji produktů, což může vést ke zvýšení spokojenosti zákazníků a tržeb.
Prodejní týmy získávají lepší přehled o trhu, zefektivňují analýzu prodeje a rozšiřují svůj dosah prostřednictvím elektronických katalogů a globálních tržišť.