Jaké změny nastaly v oblasti závazků
Faktury od dodavatelů často přicházejí různými kanály a vyžadují ruční kontrolu, zaúčtování a upomínky. Qvalia sjednocuje tyto úkony do jednoho pracovního postupu, takže se váš tým může soustředit na výjimky, místo aby faktury ručně zpracovával.
Příjem
Všechny faktury od dodavatelů v jedné doručené poště
Elektronické faktury ve formátu Peppol, zprávy EDI a faktury ve formátu PDF přicházejí na jedno místo. Faktury ve formátu PDF se digitalizují včetně údajů v záhlaví a fakturačních položek.
Kontrola a kódování
Byly zaznamenány odchylky, jak naznačují účetní výkazy
Vaše pravidla pro faktury kontrolují každou fakturu a případné odchylky zařazují do karantény s uvedením důvodu. Ke každé položce se na základě vaší historie zaúčtování navrhne příslušný účet.
Schválení
Schválení ve webové aplikaci nebo v mobilní aplikaci
Schvalovatelé dostanou oznámení, jakmile je k dispozici faktura k schválení. Každá akce je na faktuře zaznamenána, takže můžete zjistit, kdo co a kdy schválil.
Jak se dodavatelská faktura zpracovává v systému Qvalia
- Příjem. Elektronické faktury ve formátu Peppol, zprávy EDI a faktury ve formátu PDF přicházejí do stejné doručené pošty. Faktury ve formátu PDF jsou digitalizovány pomocí technologie OCR.
- Ověření. Pravidla pro faktury se aplikují na každou fakturu. Faktury, které tato pravidla nesplňují, jsou umístěny do karantény s uvedením důvodu.
- Kód. Aplikace Qvalia nabízí pro každý řádek návrhy na zaúčtování na základě toho, jak váš tým zaúčtovával podobné faktury.
- Schválit. Schvalovací proces předá fakturu příslušným schvalovatelům podle jejich role a výše částky.
- Zveřejnit. Schválené faktury se do vašeho ERP systému přenášejí prostřednictvím propojovací aplikace, API nebo SFTP.
Schvalovatelé mohou schvalovat přímo ze svého telefonu
Aplikace Qvalia pro iPhone a Android obsahuje stejné faktury, schvalovací hierarchii a ovládací prvky jako webová aplikace. Schvalovatelé dostávají push notifikaci, když na ně čeká faktura.
- Schválit, podepsat, přeřadit, pozastavit nebo zamítnout fakturu
- Komentujte a sledujte kompletní chronologii událostí
- Otevřete původní fakturu a údaje o dodavateli
Sledujte čerpání až po jednotlivé položky faktury
Každá faktura je členěna na jednotlivé položky, takže oddělení financí a nákupu mohou sledovat výdaje v systému Qvalia, aniž by musela vytvářet vlastní přehledy.
- Výdaje podle dodavatele, kategorie a produktu
- Trendy a cenové výkyvy v čase
- Údaje o jednotlivých položkách do vašeho vlastního nástroje pro business intelligence prostřednictvím API nebo CSV
Je kompatibilní s vaším ERP systémem i s vašimi dodavateli
Qvalia se propojí s účetním systémem, který již používáte. Vaši dodavatelé vám i nadále zasílají elektronické faktury ve formátu Peppol, EDI nebo PDF a všechny se dostanou do stejného pracovního toku.
- Aplikace pro propojení se systémy Fortnox, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero, Procountor a dalšími systémy
- REST API a SFTP pro jiné ERP systémy
- Elektronické faktury ve formátu Peppol přijaté prostřednictvím certifikovaného přístupového bodu Peppol společnosti Qvalia
- Záznamy o dodavatelích vyplněné na základě výpisů z obchodních rejstříků s kmenovými údaji
Jedna faktura pro váš tým i vaše systémy
Každá faktura od dodavatele se v systému Qvalia převede na strukturovaná data. Také faktury ve formátu PDF se digitalizují včetně záhlaví a jednotlivých položek. Váš tým má ve webové aplikaci přehled o detailech a stavu faktury, například v případě, že fakturu zadrželo některé fakturační pravidlo.
Váš ERP systém nebo platforma může prostřednictvím rozhraní API pro fakturaci načítat příchozí faktury ve formátu JSON nebo UBL XML.
Začínáme
Součástí nabídky Enterprise je automatizace zpracování závazků včetně digitalizace dokladů, schvalování a návrhů zaúčtování. Nastavíme vám ji společně s vámi.
- Společně s vámi projdeme vaše fakturační toky, schvalovací procesy a ERP systém.
- Společně nastavíme vaše pravidla pro fakturaci, schvalovací hierarchii a propojení s ERP systémem.
- Váš účet „ Peppol ID “ je zaregistrován a faktury od dodavatelů začínají přicházet do systému Qvalia.
Pokud potřebujete pouze přijímat a prohlížet elektronické faktury, služba Connect Large tuto funkci nabízí.
Často kladené otázky k automatizaci účtů závazků
Musí naši dodavatelé změnit způsob, jakým nám vystavují faktury?
Ne. Dodavatelé, kteří zasílají elektronické faktury ve formátu Peppol, vám je doručují prostřednictvím vaší služby Peppol ID. Dodavatelé, kteří zasílají faktury ve formátu PDF, v tom mohou pokračovat; tyto faktury se v systému Qvalia automaticky načtou.
Zasílá Qvalia faktury automaticky?
Ne. Qvalia navrhuje zaúčtování pro každou položku faktury a váš tým to potvrdí. Schválené faktury se poté přenesou do vašeho ERP systému.
Co se stane s fakturou, která nesplňuje naše pravidla?
Čeká v karanténě s uvedeným důvodem. Váš tým jej opraví a uvolní, nebo jej zpochybní u dodavatele.
Mohou schvalovatelé používat své telefony?
Ano. Aplikace Qvalia pro iPhone a Android má stejné faktury a stejnou hierarchii schvalování jako webová aplikace.
S jakými ERP systémy spolupracuje společnost Qvalia?
Aplikace pro propojení podporují systémy jako Fortnox, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero a Procountor. Ostatní ERP systémy se připojují prostřednictvím rozhraní REST API nebo SFTP.
Který tarif zahrnuje automatizaci účtování závazků?
Součástí nabídky Enterprise jsou funkce pro zadávání, pravidla fakturace, schvalování a návrhy zaúčtování. Služba Connect Large zahrnuje příjem a kontrolu elektronických faktur pro organizace, které potřebují pouze tyto funkce.