Každou fakturu doručujte prostřednictvím správného kanálu
Odběratelé z veřejného sektoru očekávají elektronické faktury ve formátu Peppol, někteří zákazníci vyžadují EDI a jiní stále preferují formát PDF. Při ručním zpracování to vede k zamítnutí faktur a nutnosti jejich opakovaného zasílání. Qvalia odesílá každou fakturu v formátu, který zákazník dokáže přijmout, a váš tým může sledovat každé doručení na jednom místě.
| Zákazník | Způsob doručení faktury | Součástí je |
| Zaregistrováno v systému Peppol, včetně odběratelů z veřejného sektoru | Elektronická faktura Peppol BIS Billing 3.0 prostřednictvím přístupového bodu Peppol společnosti Qvalia | Všechny tarify Connect |
| Zatím není možné přijímat elektronické faktury | Faktura ve formátu PDF | Všechny tarify Connect |
| Platí prostřednictvím digitální schránky nebo internetového bankovnictví | Digitální schránka nebo internetové bankovnictví | Podniková dohoda |
| Potřebuje papírovou fakturu | Tištěná faktura zaslaná poštou | Podniková dohoda |
| Vyžaduje formát EDI nebo jiný formát | Dohodnuto s každým zákazníkem zvlášť | Podniková dohoda |
V rámci podnikové dohody společnost Qvalia pro každého příjemce použije dohodnutý způsob doručení, takže váš tým odešle pouze jednu sadu faktur. Přečtěte si více o způsobech doručení
Zvolte způsob, jakým se faktury zadávají do systému Qvalia
Vytvářejte faktury ve webové aplikaci Qvalia, propojte ji s účetním systémem nebo je odesílejte ze svého vlastního fakturačního systému. Ať už zvolíte jakýkoli způsob, stav doručení zůstává stejný.
Webová aplikace Qvalia
Vytvářejte faktury a dobropisy, ukládejte zákazníky a produkty a kopírujte nebo znovu odesílejte starší faktury. Není nutná žádná integrace.
Váš ERP systém nebo účetní systém
Propojovací aplikace pro Fortnox, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero, Procountor, Netvisor a další systémy umožňují odesílat faktury bez nutnosti vývojových prací.
API nebo SFTP
Odesílejte faktury a dobropisy z fakturačního systému nebo platformy prostřednictvím rozhraní API pro fakturaci a před spuštěním v produkčním prostředí si vše otestujte v testovacím prostředí.
Zkontrolováno ještě předtím, než se dostane k zákazníkovi
Strukturované faktury se před odesláním kontrolují z hlediska dodržování příslušných pravidel formátu. Faktury v systému Peppol se ověřují podle normy EN 16931 a příslušných pravidel Peppol. Stav každé faktury můžete sledovat v systému Qvalia.
- Záznamy o zákaznících a produktech, které znovu použijete na další faktuře
- Stav a oznámení ke každé faktuře
- Protokol transakcí a protokol uživatelů, který zaznamenává, co se stalo a kdo to provedl
Když prodej začíná objednávkou
Objednávky Peppol od odběratelů
Pokud kupující zadá objednávku přes Peppol, měla by faktura obsahovat referenční číslo objednávky kupujícího. Funkce „Order-to-invoice“ vytvoří fakturu na základě údajů z objednávky, takže se nic nemusí zadávat dvakrát.
Firemní zákazníci ve vašem internetovém obchodě
V rámci platebního procesu B2B si firemní zákazníci volí platbu na fakturu. Qvalia vyhledá danou společnost, ověří, zda je registrována v systému Peppol, a zašle fakturu ve formátu, který je pro ni přijatelný.
Který tarif je pro vaši fakturaci nejvhodnější?
Připojit
Samoobslužné tarify s měsíčním vyúčtováním. V rámci každého tarifu můžete z webové aplikace odesílat elektronické faktury a faktury ve formátu PDF. Balíček „ Medium “ zahrnuje API a funkci „order-to-invoice“, balíček „ Large “ pak přidává propojovací aplikace a archivaci.
Podnik
Dynamické směrování, tisk, digitální schránka a internetové bankovnictví, EDI, B2B platby a větší objemy – vše nastavíme společně s vámi.
Často kladené otázky k automatizaci správy pohledávek
Co se stane, pokud zákazník není připojen k síti Peppol?
Fakturu lze odeslat ve formátu PDF. V rámci podnikové smlouvy systém dynamického směrování vybere pro daného zákazníka jiný kanál, například digitální schránku, internetové bankovnictví, e-mail nebo tisk.
Potřebujeme k tomu nějakou integraci, abychom mohli začít?
Ne. Faktury můžete odesílat přímo z webové aplikace a propojovací aplikaci nebo API přidat až později.
Můžeme odesílat faktury z našeho ERP systému?
Ano. Aplikace typu „Connector“ podporují systémy jako Fortnox, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero a Procountor. Ostatní systémy odesílají data prostřednictvím rozhraní Invoicing API nebo SFTP.
Je každá faktura před odesláním zkontrolována?
Ano. Strukturované faktury se před odesláním kontrolují z hlediska dodržování příslušných formátových pravidel a faktury v systému Peppol se kontrolují podle normy EN 16931 a pravidel Peppol, takže chyby se odhalí ještě předtím, než systém příjemce fakturu odmítne.
Zajišťuje Qvalia zpracování plateb?
Ne. Na faktuře jsou uvedeny vaše platební údaje a zákazníci platí na váš bankovní účet nebo prostřednictvím platebního systému. Platby se sledují ve vašem ERP systému.
Který tarif potřebujeme?
Tarify Connect zahrnují zasílání elektronických faktur a faktur ve formátu PDF prostřednictvím API z Medium a propojovacích aplikací z Large. Součástí nabídky Enterprise je dynamické směrování, tisk, digitální schránka, EDI a B2B checkout.