En elektronisk faktura, e-faktura, är en faktura som utfärdas, överförs och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som mottagarens system kan behandla automatiskt. Definitionen kommer från EU-direktiv 2014/55/EU, och det är den som skiljer en e-faktura från ett inskannat dokument eller en PDF i ett mejl: data är maskinläsbart, så köparens system kan tolka, matcha och bokföra fakturan utan att någon registrerar om uppgifterna.
En PDF överförs elektroniskt, men är ingen e-faktura i den här meningen, eftersom innehållet är formaterat för en läsare i stället för strukturerat för ett system. Hybridformat är undantaget. Factur-X och ZUGFeRD bäddar in en strukturerad XML-fil i en PDF/A-3-fil, så att samma fil fyller båda funktionerna.
Standarderna bakom formatet
EN 16931 är den europeiska standarden för den semantiska datamodellen för en elektronisk kärnfaktura. Den definierar vilka affärstermer en faktura kan bära och vilka affärsregler som gäller för dem, oberoende av hur fakturan överförs. Standarden anger två syntaxbindningar: OASIS UBL 2.1 och UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).
Peppol BIS Billing 3 är en Core Invoice Usage Specification (CIUS) av EN 16931 som använder UBL 2.1 och lägger till Peppols egna regler. En faktura kan därför följa EN 16931 utan att vara giltig i Peppol-nätverket, och det är valideringsreglerna som avgör skillnaden.
Så överförs e-fakturor
- Direktkoppling mellan parterna. En direkt integration mellan två affärspartner, oftast kallad EDI. Det fungerar bra för ett fåtal långsiktiga relationer med stora volymer, men varje ny partner blir ett nytt projekt.
- Operatörer och VAN-tjänster. En mellanhand sköter distributionen åt sina kunder. Räckvidden utanför operatörens egen kundbas beror på bilaterala avtal om interoperabilitet, och modellen för ofta med sig löpande licens-, distributions- och konverteringskostnader.
- Peppol. Ett öppet nätverk byggt på fyrhörnsmodellen. Avsändare och mottagare har var sin tjänsteleverantör, och mottagaren adresseras med ett Peppol-ID som slås upp i en SMP. Det krävs inget bilateralt avtal för att nå en motpart som redan finns i nätverket.
Regelverket
Direktiv 2014/55/EU kräver att upphandlande myndigheter i EU ska kunna ta emot och behandla fakturor som följer den europeiska standarden. Det omfattar offentlig sektor och pekar inte ut något särskilt nätverk. Fakturering mellan företag regleras nationellt, och allt fler länder har infört eller aviserat krav med egna format, tidplaner och rapporteringsskyldigheter. Stäm av kraven för varje marknad ni fakturerar mot den nationella myndigheten, eftersom omfattning och rapportering skiljer sig åt.
Qvalia som Peppol-tjänsteleverantör
Qvalia kopplar ert affärssystem till Peppol-nätverket, skickar och tar emot affärsdokument åt er och validerar dem innan de levereras. Inkommande PDF-fakturor från leverantörer som ännu inte finns i nätverket kan tolkas och struktureras, så att ett och samma flöde täcker båda.
Ladda ner vår guide för en heltäckande introduktion till e-fakturering.
