Det här förändras i leverantörsreskontran
Leverantörsfakturor kommer ofta in i flera kanaler och kräver manuella kontroller, kontering och påminnelser. Med elektronisk fakturahantering (EFH) i Qvalia samlas arbetet i ett flöde, så att teamet kan lägga tiden på avvikelserna i stället för att flytta fakturor framåt för hand.
Mottagning
Alla leverantörsfakturor i en inkorg
Peppol-fakturor, EDI-meddelanden och PDF-fakturor kommer in på samma ställe. PDF-fakturor tolkas med fakturahuvud och fakturarader.
Kontroll och kontering
Avvikelser stoppas, konton föreslås
Era fakturaregler kontrollerar varje faktura och lägger avvikelser i karantän med orsaken angiven. Varje rad får ett kontoförslag utifrån hur ni har konterat tidigare.
Attest
Attest i webbappen eller i mobilen
Attestanter får en notis när en faktura väntar. Varje åtgärd sparas på fakturan, så att ni ser vem som attesterade vad och när.
Så går en leverantörsfaktura genom Qvalia
- Ta emot. Peppol-fakturor, EDI-meddelanden och PDF-fakturor kommer in i samma inkorg. PDF-fakturor tolkas med faktura-OCR.
- Kontrollera. Fakturaregler kontrollerar varje faktura. Fakturor som inte uppfyller dem väntar i karantän med orsaken angiven.
- Kontera. Qvalia ger konteringsförslag för varje rad, utifrån hur teamet har konterat liknande fakturor.
- Attestera. Attestflödet skickar fakturan till rätt attestanter utifrån roll och belopp.
- Bokför. Attesterade fakturor förs över till affärssystemet via en kopplingsapp, API:et eller SFTP.
Attestanter kan attestera i mobilen
Qvalias app för iPhone och Android har samma fakturor, attesthierarki och kontroller som webbappen. Attestanter får en pushnotis när en faktura väntar på dem.
- Attestera, signera, skicka vidare, pausa eller avvisa en faktura
- Kommentera och följ hela historiken
- Öppna originalfakturan och leverantörens uppgifter
Följ inköpen ner på fakturaraden
Varje faktura struktureras på radnivå, så att ekonomi och inköp kan följa inköpen i Qvalia utan att bygga egna rapporter.
- Inköp per leverantör, kategori och produkt
- Trender och prisavvikelser över tid
- Data på radnivå till ert BI-verktyg via API eller CSV
Fungerar med ert affärssystem och era leverantörer
Qvalia kopplas till det ekonomisystem ni redan använder. Leverantörerna fortsätter skicka Peppol-fakturor, EDI eller PDF-fakturor, och alla hamnar i samma flöde.
- Kopplingsappar för Fortnox, Björn Lundén, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero och andra system
- REST-API och SFTP för andra affärssystem
- Peppol-fakturor tas emot via Qvalias certifierade Peppol-accesspunkt
- Leverantörsuppgifter hämtas från företagsregister med masterdata
Samma faktura för teamet och för era system
Varje leverantörsfaktura blir strukturerad data i Qvalia. Även PDF-fakturor tolkas till fakturahuvud och fakturarader. Teamet ser uppgifterna och fakturans status i webbappen, till exempel när en fakturaregel har stoppat den.
Ert affärssystem eller er plattform kan hämta inkommande fakturor som JSON eller UBL XML via faktura-API:et.
Kom igång
Fakturahantering med tolkning, attest och konteringsförslag ingår i Enterprise-erbjudandet. Vi sätter upp det tillsammans med er.
- Vi går igenom era fakturaflöden, attestanter och affärssystem tillsammans.
- Vi sätter upp fakturaregler, attesthierarki och kopplingen till affärssystemet.
- Ert Peppol-ID registreras och leverantörsfakturorna börjar komma in i Qvalia.
Behöver ni bara ta emot och granska e-fakturor ingår det i Connect Large.
Vanliga frågor om fakturahantering
Vad är elektronisk fakturahantering (EFH)?
Elektronisk fakturahantering, ofta förkortat EFH, innebär att leverantörsfakturor tas emot, kontrolleras, attesteras och förs till bokföringen digitalt i stället för på papper. I Qvalia ingår mottagning via Peppol, EDI och PDF, fakturaregler, konteringsförslag, attest och överföring till affärssystemet.
Behöver våra leverantörer ändra hur de fakturerar oss?
Nej. Leverantörer som skickar Peppol-fakturor når er via ert Peppol-ID. Leverantörer som skickar PDF-fakturor kan fortsätta med det, och PDF-fakturorna tolkas i Qvalia.
Bokför Qvalia fakturorna automatiskt?
Nej. Qvalia föreslår ett konto för varje fakturarad och teamet bekräftar det. Attesterade fakturor förs sedan över till affärssystemet.
Vad händer med en faktura som inte uppfyller våra regler?
Den väntar i karantän med orsaken angiven. Teamet rättar och släpper den, eller bestrider den hos leverantören.
Kan attestanter använda mobilen?
Ja. Qvalias app för iPhone och Android har samma fakturor och attesthierarki som webbappen.
Vilka affärssystem fungerar Qvalia med?
Kopplingsappar finns för bland annat Fortnox, Björn Lundén, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero och Procountor. Andra affärssystem kopplas via REST-API eller SFTP.
Vilken plan innehåller fakturahantering?
Tolkning, fakturaregler, attest och konteringsförslag ingår i Enterprise-erbjudandet. Connect Large innehåller mottagning och granskning av e-fakturor för organisationer som bara behöver det.