Effektivare leverantörsreskontra för alla företag
Automatisera hanteringen av leverantörsfakturor med elektronisk fakturahantering och effektivisera bokföringen med en komplett digital lösning – från datainsamling till kontering och godkännande. Analysera utgifter i realtid och med full detaljrikedom genom AI-klassificerade artikelrader.
Plattformen ger en helt digital process med enhetlig, validerad och strukturerad data.
Ta emot leverantörsfakturor
Faktura-OCR
PDF-fakturor konverteras omedelbart till strukturerad XML med hjälp av AI. Faktura-OCR stöder formaten PDF, PNG och JPEG.
E-fakturor
E-fakturor från dina leverantörer tas emot och behandlas sömlöst. Stödjer Peppol BIS Billing och standard EDI-format, inklusive EDIFACT.
Validering och regelefterlevand
Kontrollen säkerställs med automatisk validering av regelefterlevnad och datakvalitet, baserat på dina krav.
Fakturahantering
Konsolidera alla leverantörsfakturor till ditt dataformat. Dra nytta av faktura-OCR, åtkomst till Peppol-nätverket och omedelbar avvikelsehantering för effektivare processer.
AI-kontering och berikning
AI-driven kontering förenklar bokföringen, medan automatisk artikelklassificering ger omedelbara insikter för spendanalys.
Optimerat attestflöde
Snabba upp godkännanden och minska arbetsbelastningen med ett snabbt och anpassningsbart attestflöde. Förbättra parnersamarbetet med användarvänlig leverantörsportal.
Automatisk felhantering
Smidig hantering av felaktiga fakturor med automatisk återsändning till avsändaren för korrigering eller enkel hantering i den inbyggda karantänen. Datakvaliteten säkerställs med 17 kontrollpunkter för fakturainnehåll och anpassade valideringar enligt dina krav.
Dedikerad AI för kontering och databerikning
Avancerad transaktions-AI för förbättrad bokföring och analys. Automatiserad fakturakontering ökar effektiviteten i din bokföringsprocess. Produkter och tjänster på artikelrader klassificeras enligt exempelvis UNSPSC för omedelbara analysinsikter.
Smart attestflöde
Effektivisera fakturagodkännanden för optimal leverantörsreskontra. Anpassa flöden med hierarkier och behörigheter utformade efter din organisation. Med tillgång till all nödvändig information i en vy behöver köparen bara klicka.
Masterdata-hantering
Med automatiserade leverantörsregister kan du minska betalningsrisker, säkerställa regelefterlevnad och minimera arbetsbelastningen. Register, inklusive kreditbetyg och aktuella skatteregistreringar, uppdateras kontinuerligt från globala företagsdatabaser.
API:er och mer
Integrera enkelt till ditt affärssystem. Automatiseringslösning för leverantörsreskontra med utvecklarvänligt API och dokumentation, SFTP-filöverföring och färdiga kopplingar för vanliga system.
Kontakta oss
Qvalia är plattformen för att hantera, automatisera och visualisera försäljnings- och inköpstransaktioner.
Utbyt e-fakturor, e-order och mer med en heltäckande lösning – tillgänglig via API eller webbapp. Få smidig tillgång till Peppol och multikanals-EDI.
Våra kunder förbättrar sina processer och får full kontroll över transaktionsdata på artikelradnivå. Kontakta oss för att lära dig mer om hur vi kan optimera dina inköps- och försäljningsprocesser.
Skapa, skicka och ta emot elektroniska affärsdokument effektivt
Enkel tillgång till AI-driven dataförädling
Digitalisera och effektivisera dina processer
Vad är elektronisk fakturahantering (EFH)?
Elektronisk fakturahantering (EFH) är en digital process för att hantera leverantörsfakturor i ett företag. Med EFH automatiseras alla steg i fakturahanteringen, från mottagandet av en faktura till dess validering, godkännande och bokföring. Detta innebär att företag kan minska eller eliminera behovet av pappersfakturor och manuella arbetsflöden.
I en typisk elektronisk fakturahanteringsprocess ingår följande steg:
Mottagning av faktura: Fakturor tas emot digitalt, ofta via e-faktura, PDF via e-post eller genom skanning med manuell inmatning eller OCR-teknik (Optical Character Recognition).
Validering och granskning: Fakturans uppgifter kontrolleras automatiskt mot beställningsordrar, kontrakt eller leveransdokument.
Godkännande: Fakturan skickas genom ett digitalt godkännandeflöde där ansvariga personer eller avdelningar granskar och godkänner fakturan.
Kontering: Fakturan bokförs automatiskt i rätt konton i företagets ekonomisystem (ERP).
Betalning: När fakturan är godkänd, schemaläggs betalningen och hanteras digitalt genom företagets betalsystem.
Vad är en leverantörsreskontraprocess?
Leverantörsreskontra (Accounts Payable – AP) är företagets arbetsprocess för att hantera sina skyldigheter gentemot leverantörer och entreprenörer. Processen säkerställer att alla inkommande fakturor behandlas, verifieras och betalas korrekt och i tid.
En typisk AP-process inkluderar flera viktiga steg:
Mottagning av faktura: Företaget tar emot fakturor från leverantörer som elektroniska fakturor, PDF-fakturor eller pappersdokument.
Fakturavalidering: Fakturan kontrolleras för noggrannhet, inklusive leverantörens namn, fakturabelopp, förfallodatum och betalningsvillkor. Detta steg innebär ofta matchning av fakturan mot inköpsordrar och leveransbevis (trepartsavstämning).
Godkännande: När fakturan är validerad skickas den för godkännande till rätt personer eller avdelningar inom företaget.
Kontering av faktura: Efter godkännande bokförs fakturans detaljer i företagets affärs- eller ekonomisystem. Detta innebär att kostnaden allokeras till rätt konton i huvudboken, kostnadsställen eller projekt för att säkerställa korrekt bokföring.
Betalning: Betalningar till leverantören görs före eller på förfallodagen, vanligtvis genom elektroniska betalningsmetoder såsom banköverföring, autogiro eller betalfil via bankens företagsbanktjänster. I vissa fall kan betalning ske genom factoring eller annan betalningslösning som avtalats mellan parterna. Det är viktigt att betalningen sker i tid för att undvika påminnelseavgifter eller förseningar, och för att bibehålla en god relation med leverantören.
Bokföring och rapportering: Efter betalningen bokförs transaktionen i företagets redovisnings- eller ERP-system. Detta säkerställer att företagets konton uppdateras för att återspegla den betalda skulden.
Effektiva AP-processer kan minska manuella arbetsuppgifter, förbättra kassaflödeshanteringen och stärka leverantörsrelationerna. Automatisering av dessa processer, exempelvis genom OCR och AI-verktyg, kan ytterligare förbättra noggrannhet och effektivitet.
Hur förbättrar automatisering av leverantörsreskontra företagets effektivitet?
Att automatisera processen för leverantörsreskontra minskar manuella uppgifter, såsom datainmatning och fakturamatchning, och påskyndar validering, godkännande och betalning av fakturor. Automatiseringsverktyg, såsom faktura-OCR (Optical Character Recognition), AI-driven kontering, och registerhantering hjälper till att spara tid, eliminera fel, förbättra noggrannheten och säkerställa att betalningar görs i tid.
Dessutom ger en mer datadriven hantering insikter i realtid om skulder, förbättrar kassaflödeshanteringen och frigör medarbetare att fokusera på mer strategiska uppgifter. Detta effektiviserar hela AP-processen, vilket gör den mer effektiv och kostnadseffektiv.
Vad är kontering och hur påverkar det den finansiella rapporteringen?
Kontering är bokföringen av fakturor, det vill säga det steg i ekonomiprocessen där en godkänd faktura registreras i företagets bokförings- eller affärssystem.
Detta innebär att fakturabeloppen allokeras till rätt konton i huvudboken, kostnadsställen eller projekt, vilket säkerställer att utgifter spåras korrekt.
Konteringen påverkar den finansiella rapporteringen genom att säkerställa att skulder och utgifter speglas korrekt i företagets bokföring. Korrekt kontering säkerställer att finansiella rapporter, som balansräkning och resultaträkning, ger en korrekt bild av företagets ekonomiska ställning, vilket är centralt för regelefterlevnad och beslutsfattande.
Hur kan företag säkerställa kvalitet och regelefterlevnad i sina leverantörsreskontraprocesser?
För att säkerställa kvalitetet, korrekthet och regelefterlevnad i leverantörsreskontraprocesser kan företag implementera följande tekniker och strategier:
Automatisering: Använd mjukvaruverktyg för att validera fakturor, matcha dem mot inköpsordrar och säkerställa korrekt datainmatning och kontering. Automatisering minskar mänskliga fel och påskyndar processerna.
Standardiserade arbetsflöden: Upprätta tydliga godkännandehierarkier för att säkerställa att alla fakturor följer en konsekvent process från mottagning till betalning.
Efterlevnadskontroller: Implementera kontroller för att jämföra fakturor mot företagspolicys, skatteregler och lagkrav för att undvika problem med regelefterlevnad.
Regelbundna revisioner: Genomför periodiska revisioner av AP-processer för att identifiera avvikelser och förbättringsområden.
Leverantörshantering: Se till att leverantörens grunddata är korrekta och uppdaterade, vilket minskar risken för att behandla felaktiga eller bedrägliga fakturor.
Hur förbättras affärsprocesser med klassificering av produkter och tjänster?
Klassificering av produkter och tjänster kan integreras i affärsdokument som inköpsordrar, fakturor, produktkataloger och databaser för att identifiera kategorier och förenkla produktidentifiering. UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) är det mest använda och användbara globala klassificeringssystemet med en hierarkisk struktur.
Klassificering kan integreras i affärsdokument som inköpsordrar, fakturor och produktkataloger. Genom att använda denna standard kan din organisation och intressenter över hela leveranskedjan dra nytta av effektivare upphandling, ekonomi- och affärsprocesser.
Klassificering förenklar fakturahanteringen i leverantörsreskontran genom att kategorisera artikelrader för bättre noggrannhet, snabbare godkännanden och förbättrad rapportering. Detta leder till effektivare arbetsflöden, minskat manuellt arbete och ökad kontroll över utgifter.
För upphandling hjälper klassificeringen till att spåra utgifter, genomföra noggrann utgiftsanalys och snabbare hitta produkter, vilket förbättrar förhandlingarna med leverantörer och driver besparingar.
Inom marknadsföring kan team använda detaljerad produktdata för bättre marknadsundersökningar och produktutveckling, vilket kan leda till ökad kundnöjdhet och högre intäkter.
Försäljningsteam får förbättrade marknadsinsikter, strömlinjeformad försäljningsanalys och kan utöka sin räckvidd via e-kataloger och globala marknadsplatser.