Fakturerar ni en kommun, region, statlig myndighet eller annan upphandlande myndighet efter en offentlig upphandling ska fakturan vara en e-faktura enligt den europeiska standarden EN 16931. Det följer av lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling. I praktiken skickas fakturorna i formatet Peppol BIS Billing 3.0 via Peppol-nätverket.
Vad lagen kräver
| Paragraf | Innehåll |
| 1 § | Lagen gäller fakturor efter upphandling enligt lagen om offentlig upphandling, lagen om upphandling inom försörjningssektorerna, lagen om upphandling av koncessioner och lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet. Fakturans innehåll regleras i mervärdesskattelagen. |
| 2 § | En elektronisk faktura är en faktura som utfärdas, överförs och tas emot i ett strukturerat format som kan behandlas automatiskt. En PDF räknas alltså inte. |
| 3 § | Lagen gäller inte om e-faktura skulle innebära risk för att sekretessbelagda uppgifter röjs eller skada för säkerhetskänslig verksamhet. |
| 4 § | Leverantörens fakturor ska följa den europeiska standarden för e-fakturering, om parterna inte har avtalat om en annan standard. |
| 5 § | Upphandlande myndigheter och enheter är skyldiga att ta emot och behandla fakturor enligt den europeiska standarden. |
| 7 § | Den myndighet som regeringen bestämmer får förelägga en leverantör att skicka fakturor enligt standarden, och föreläggandet får förenas med vite. |
Lagen gäller sedan 1 april 2019. Kraven i 4 och 7 §§ gäller inte fakturor efter upphandlingar som påbörjades före det datumet.
Peppol och Upphandlingsmyndigheten
Lagen anger inte vilket nätverk fakturan ska skickas i, men offentlig sektor i Sverige tar i regel emot e-fakturor via Peppol. Formatet är Peppol BIS Billing 3.0, som bygger på EN 16931. Upphandlingsmyndigheten är svensk Peppol-myndighet sedan 1 juli 2026 och ansvarar för Peppol i Sverige gentemot OpenPeppol. SFTI, som tar fram rekommendationer för e-handel i offentlig sektor, rekommenderar Peppol. Läs mer i SFTI: Peppol ersätter ESAP 6 och tekniska kuvert.
Så skickar ni e-faktura till en offentlig kund
- Hitta köparens Peppol-ID. Svenska myndigheter och kommuner har oftast sitt organisationsnummer som Peppol-ID, med prefixet 0007. Se Vad är Peppol-ID?.
- Ange referens. Peppol kräver köparens referens eller ett ordernummer på fakturan. Offentliga köpare anger ofta vilken referens de vill ha i avtalet eller beställningen, och fakturor utan rätt referens kan bli liggande eller skickas tillbaka.
- Följ avtalet. Kontrollera vad upphandlingsavtalet säger om fakturering, till exempel bilagor, ordernummer och betalningsvillkor.
- Skicka via en Peppol-accesspunkt. Ni kan skicka från ert affärssystem via en tjänsteleverantör eller från en webbportal. Se Hur skickar jag en Peppol e-faktura till min kund?.
- Kreditnotor går samma väg. Även kreditnotor ska skickas som e-fakturor. Se Kreditnotor och rättelse av fakturor.
Vad som gäller framåt
EU:s ViDA-paket gör strukturerad e-faktura till grundregel från 1 juli 2030 för gränsöverskridande försäljning, och regeringen utreder om krav på e-fakturering och rapportering ska gälla även mellan svenska företag. Se Vad är ViDA?.
Så hjälper Qvalia
Qvalia är en certifierad Peppol-accesspunkt. Ni kan skicka e-fakturor till offentlig sektor från ert affärssystem via Qvalias faktura-API eller direkt i Qvalia. Fakturorna valideras mot Peppol BIS Billing 3.0 innan de levereras, så att fel upptäcks innan de når myndigheten.
Källa: lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (riksdagen.se). Fakturans innehåll beskriver vi i Vad ska en faktura innehålla?.