Peppol är utvecklat för att förenkla hanteringen av e-fakturor och andra affärsmeddelanden för företag, organisationer och offentlig sektor. Namnet är en förkortning på Pan European Public Procurement Online.
Bakgrund
Sedan 2019 så är det lag att offentliga verksamheter endast får ta emot e-fakturor i samband med nya upphandlingar. Peppol är det rekommenderade affärsnätverket genom sina standardiserade UBL-baserade format för meddelanden (kallat BIS) och dess öppna infrastruktur för utbyte av meddelanden. Detta har bidragit till att öka digitaliseringen av affärstransaktioner inom B2B-handel.
Peppol drivs av den internationella organisationen OpenPeppol. Nätverket har goda förutsättningar för att bli en global standard, något som tidigare har saknats, och fler och fler länder utanför EU ansluter sig, såsom Australien, Nya Zeeland och Singapore.
Meddeladen som distribueras i nätverket skickas direkt mellan respektive affärssystem eller fakturahanteringsprogram, oftast via en Peppol-tjänsteleverantör (även kallad accesspunkt). Det enda som avsändaren behöver är mottagarens Peppol-ID för att meddeladet ska hitta fram till rätt företag eller organisation. Formatet för e-fakturor i Peppol kallas Peppol BIS Billing 3.
Peppol fungerar både som en plattform för meddelandeutbyte mellan parter och som en uppsättning standardiserade format för olika steg i inköpsprocessen.
Peppols byggstenar
- Standardiserade meddelandeformat (BIS) för olika delar av inköpsprocessen, såsom e-fakturor, e-ordrar, e-kataloger och svarsmeddeladen
- En gemensam digital infrastruktur för att skicka och ta emot meddelanden mellan företag via deras affärs- och ekonomisystem eller specialiserade appar
- Ett centralt register som förenklar identifiering av och kontakt med affärspartners anslutna till Peppol, samt visar hur e-handel kan bedrivas med dem och vilka meddelanden de kan hantera
- Gemensamma riktlinjer för samarbete mellan affärspartners och deras tjänsteleverantörer, inklusive regler för information och servicenivå
- OpenPeppol, en europeisk organisation med lokal närvaro som ansvarar för utveckling, underhåll och support av Peppol-relaterade frågor
Funktionalitet i korthet
Affärspartners (både köpare och säljare) kopplar upp sig till Peppol-nätverket via så kallade accesspunkter. De benämns ibland också som Peppol-tjänsteleverantörer.
Dessa accesspunkter identifierar affärspartners i nätverket genom deras unika elektroniska adress, Peppol-ID. Sökningar efter affärspartners sker via en funktion som kallas Service Metadata Locator (SML), som använder sig av olika register spridda över Peppol-nätverket, kända som Service Metadata Publishing (SMP).
Fördelar med Peppol
Tidigare har hanteringen av e-fakturor varit komplext och kostsamt, bland annat på grund av att det har saknats bredare internationella standarder för elektroniska kommunikation av affärsdokument. Peppol gör hanteringen betydligt enklare och billigare, både i nationella transaktioner och över landsgränser.
- Informationsöverföringen blir felfri, till skillnad från analoga eller ostrukturerade format såsom papper och PDF. Det förbättrar möjligheterna till att automatisera ekonomiprocesserna.
- Interoperabiliteten förbättras väsentligt. Endast mottagarens Peppol-ID krävs för att ett meddelade ska nå fram, var den än befinner sig.
- De gemensamma formatstandarderna minskar behovet av transformering. Det minskar komplexiteten och kostnaden i den löpande verksamheten och gör det enklare att exempelvis fakturera en ny kund.
Nackdelar med Peppol
Peppol erbjuder många fördelar för digital hantering av affärsmeddeladen, men det finns också några utmaningar som kan vara viktiga att känna till.
- Implementeringen av Peppol kan för vissa organisationer kräva investeringar, särskilt om man behöver byta ut gamla formatstandarder och legacy-system.
- Brist på stöd för väldigt specifika meddelandetyper, exempelvis inom vissa branscher.
- Informationsinsatser kan krävas gentemot kunder och leverantörer. Nätverket är fortfarande nytt på marknaden.
Läs mer om hur Peppol skiljer sig från andra lösningar för e-fakturahantering.
Sök efter Peppol-anslutna med vår sökfunktion för Peppol ID.
För teknisk dokumentation och integrationer, gå till API och utvecklarresurser.
