Varje land bestämmer hur länge fakturor ska sparas, och en e-faktura ska vara äkta, oförändrad och läsbar under hela tiden. Flera länder kräver också att e-fakturan sparas i det format den togs emot i. För en strukturerad e-faktura betyder det den ursprungliga XML-filen, inte en PDF-kopia.
Det här gäller i Sverige
- Bevarandetid. Fakturor och annan räkenskapsinformation ska sparas fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (bokföringslagen 7 kap. 2 §).
- Format. En elektronisk faktura ska sparas i det format och med det innehåll den hade när den kom till företaget (7 kap. 1 §).
- Både skickade och mottagna fakturor. Skyldigheten att bevara fakturan gäller även fakturor som ni tar emot (mervärdesskattelagen 17 kap. 31 §).
- Äkthet och läsbarhet. Från utfärdandet och under hela lagringstiden ska ni kunna visa vem som utfärdat fakturan, att innehållet inte ändrats och att den går att läsa (17 kap. 30 §).
- Plats. Räkenskapsinformation ska förvaras i Sverige. Elektroniska handlingar får förvaras i ett annat EU-land om ni anmäler platsen till Skatteverket, kan ge omedelbar elektronisk åtkomst vid kontroll och kan ta fram informationen på papper i Sverige (7 kap. 3 a §).
- Överföring. Ni får förstöra originalet efter att ha fört över informationen till en annan handling, om det inte finns risk för att informationen ändras eller försvinner (7 kap. 6 §).
EU:s gemensamma regler
Mervärdesskattedirektivet (2006/112/EG) ger ramarna: ni ska spara kopior av fakturor som ni utfärdar och alla fakturor ni tar emot (artikel 244), ni väljer var de lagras så länge de kan tas fram utan dröjsmål (artikel 245), och varje land bestämmer bevarandetiden och om originalformatet krävs (artikel 247). Skattemyndigheten har rätt till åtkomst till elektroniskt lagrade fakturor (artikel 249).
Bevarandetid i andra länder
| Land | Bevarandetid | Format och plats |
| Norge | 5 år efter räkenskapsårets slut för primärdokumentation (3,5 år för vissa handlingar) | Elektroniskt material får förvaras i EES, Storbritannien eller Schweiz efter anmälan. Ett krav på att e-fakturor ska sparas i originalformat antogs i juni 2026 men gäller ännu inte. |
| Finland | 6 år för fakturor och verifikationer, 10 år för bokslut och huvudböcker | Konvertering är tillåten om äkthet och integritet går att kontrollera. |
| Danmark | 5 år från räkenskapsårets slut | Försäljningsfakturor sparas digitalt i den version som skickades. De flesta företag ska använda ett digitalt bokföringssystem. |
| Tyskland | 8 år för fakturor och verifikationer (sedan 1 januari 2025), 10 år för böcker och årsbokslut | Strukturerade e-fakturor sparas i originalformat. Lagring utanför EU kräver tillstånd. |
| Frankrike | 6 år enligt skattereglerna, 10 år enligt handelsrätten | E-fakturan ska sparas i sitt elektroniska originalformat. En utskrift räknas inte som original. |
| Belgien | 10 år från 1 januari året efter att fakturan utfärdades | Lagring utomlands är tillåten med full elektronisk åtkomst. |
| Nederländerna | 7 år (10 år för fast egendom) | Fakturor sparas i den form de skickades eller togs emot i. |
| Slovakien | 10 år efter utgången av det år fakturan avser | Papper eller elektroniskt, med åtkomst för skattemyndigheten. |
| Förenade Arabemiraten | 5 år efter skatteperiodens slut, längre i vissa fall | Sedan 1 oktober 2026 krävs inte längre att e-fakturor lagras inom landet. |
| Australien och Singapore | 5 år | Elektronisk lagring är tillåten om uppgifterna inte kan ändras och går att läsa. |
Länkar till lagtext och myndigheternas vägledning för varje land finns i den engelska versionen av artikeln.
Det här betyder det för strukturerade e-fakturor
- Spara originalfilen. Spara den XML-fil ni skickade eller tog emot, inte bara en PDF-version.
- Spara spåren. Behåll verifieringskedjan som kopplar fakturan till affären och de uppgifter som visar äkthet och integritet.
- Utgå från den längsta tiden. Verkar ni i flera länder avgör den strängaste regeln.
- Kontrollera lagringsplatsen. Molnlagring utanför EU kan kräva anmälan eller tillstånd.
- Planera för byte av leverantör. Se till att ni kan exportera fakturorna i originalformat.
Läs också om det är tillåtet att konvertera leverantörsfakturor till olika format och vad en faktura ska innehålla. Fakturor i Qvalia kan laddas ner, se Hur kan jag ladda ner eller skriva ut min faktura?.
Artikeln sammanfattar reglerna i oktober 2026 och är inte juridisk eller skattemässig rådgivning. Reglerna ändras, så kontrollera aktuell lagtext eller rådfråga en rådgivare.