Peppol is een internationaal bedrijfsnetwerk waarmee bedrijven elektronische facturen, inkooporders en andere documenten kunnen uitwisselen. Het is uitermate geschikt voor elektronisch orderbeheer.
Het Peppol-netwerk is gebaseerd op gestandaardiseerde specificaties voor business-to-business (B2B)-berichten, ook wel Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) genoemd. Een van de essentiële onderdelen van Peppol is het e-orderformaat, dat de structuur en inhoud vastlegt van e-orders die via het netwerk worden uitgewisseld.
Het Peppol BIS Ordering is ontworpen om een efficiënte uitwisseling van inkooporders tussen bedrijven en hun leveranciers mogelijk te maken. Het Peppol-formaat specificeert een reeks gestandaardiseerde velden en gegevenselementen die in een elektronische bestelling moeten worden opgenomen, zoals de naam en het adres van de koper en de verkoper, de datum en het tijdstip van de bestelling, de bestelde producten of diensten, en de leverings- en betalingsvoorwaarden.
Het Peppol-orderbeheerproces
Een van de belangrijkste voordelen van het BIS Ordering is dat het interoperabiliteit tussen verschillende e-procurementsystemen mogelijk maakt. Omdat het formaat gestandaardiseerd is, kunnen bedrijven verschillende e-procurementsystemen gebruiken en toch elektronische bestellingen met elkaar uitwisselen. Dit helpt de administratieve lasten te verminderen en de communicatie tussen kopers en verkopers te stroomlijnen.
Kort gezegd verloopt het bestelproces als volgt:
- De klant maakt een bestelling aan in zijn inkoopsysteem en verstuurt deze via de catalogus, het inkoopsysteem of handmatige invoer.
- De bestelling wordt via Peppol als gestructureerd bericht naar de leverancier verzonden, waarvoor een Peppol ID vereist is. De klant verstrekt de benodigde informatie over het product of de dienst via e-mail, Excel, PDF of de website. Daarnaast kan hij via de e-catalogus van Peppol de voorraad en prijzen raadplegen. Het bestelbericht moet het gekozen product of de gekozen dienst, de hoeveelheid en andere identificatiegegevens bevatten.
- De leverancier ontvangt het bericht en kan de bestelling volledig accepteren, deze gedeeltelijk accepteren met aanpassingen in de hoeveelheid of vervangende producten, of de bestelling volledig afwijzen.
- De leverancier deelt zijn reactie mee via een bevestigingsbericht dat naar de klant wordt teruggestuurd. De bevestiging bevat informatie over de voorraad, levertijden en meer. Peppol ondersteunt ook bestelberichten zonder bevestiging, de zogenaamde Peppol BIS Order only.
- De klant werkt de bestelstatus bij in zijn systeem, waarna de leverancier overgaat tot de afgesproken levering.
Aanvullende berichtentechnologie voor inkoop
Naast Peppol-e-facturen en het BIS Ordering biedt het Peppol-netwerk nog een reeks andere mogelijkheden voor inkoop. Tot de nieuwe technologieën behoren:
- E-catalogi: een gestandaardiseerd formaat voor het uitwisselen van product- en dienstencatalogi tussen kopers en verkopers.
- Punchout: een manier waarop inkopers toegang krijgen tot de catalogus van een leverancier (die op maat kan worden samengesteld op basis van bijvoorbeeld lopende overeenkomsten en raamovereenkomsten) en bestellingen rechtstreeks vanuit hun e-procurementsysteem kunnen versturen, waardoor ze naadloos producten en diensten kunnen bekijken en bestellen. Een ideale oplossing voor B2B-e-commerce.
- Offerteaanvraag (RFQ): Een gestandaardiseerd formulier voor het aanvragen van offertes bij leveranciers, waarmee inkopers prijzen kunnen vergelijken en de leverancier kunnen kiezen die het beste bij hun behoeften past.
- Contractbeheer: een manier waarop bedrijven hun contracten met leveranciers elektronisch kunnen beheren, inclusief het opstellen, volgen en verlengen van contracten.
Deze mogelijkheden voor elektronisch bestellen kunnen bedrijven helpen hun inkoopprocessen te verbeteren, de administratieve lasten te verminderen en de communicatie met leveranciers te stroomlijnen. Het Peppol-netwerk biedt bovendien een reeks andere voordelen, waaronder meer inzicht in inkoopprocessen, verhoogde efficiëntie en minder fouten en vertragingen.
Samenvatting
Kortom, het BIS Ordering vormt een essentieel onderdeel van het Peppol-netwerk voor elektronische inkoop en maakt een efficiënte uitwisseling van inkooporders tussen bedrijven en hun leveranciers mogelijk. Het netwerk biedt ook een reeks andere e-orderfuncties, waaronder e-catalogi, punch-out, offerteaanvragen en contractbeheer, die inkoopprocessen verder kunnen verbeteren. Naarmate het gebruik van e-procurement blijft groeien, wordt verwacht dat het Peppol-netwerk een steeds belangrijker hulpmiddel zal worden voor bedrijven die hun inkoopprocessen willen stroomlijnen en hun bedrijfsresultaten willen verbeteren.
Gerelateerde artikelen
De meeste bedrijven zijn al overgestapt van papier naar digitaal, maar veel bedrijven zitten nog steeds opgescheept met versnipperde tools, handmatige routines, ontoereikende functies in hun ERP-systemen, …
We lanceren Connect — de online tool en API voor zakelijke berichtenuitwisseling die elektronische facturering en orderbeheer voor elk bedrijf eenvoudiger, sneller en voordeliger maakt.
Inzicht in de technische specificaties en het implementatieproces van Peppol is van cruciaal belang voor ontwikkelaars om robuuste systemen te bouwen die de efficiëntie van organisaties vergroten. In dit bericht worden de belangrijkste concepten en technische richtlijnen beschreven waarmee ontwikkelaars aan de slag kunnen met elektronische bestellingen via Peppol.