Peppol er et internasjonalt forretningsnettverk som gjør det mulig for bedrifter å utveksle elektroniske fakturaer, innkjøpsordrer og andre dokumenter. Det fungerer perfekt for elektronisk ordrehåndtering.
Peppol-nettverket er basert på standardiserte spesifikasjoner for meldinger mellom bedrifter (B2B), kjent som Peppol BIS (Business Interoperability Specifications). En av de viktigste komponentene i Peppol er e-ordreformatet, som definerer strukturen og innholdet i e-ordrer som utveksles gjennom nettverket.
Formatet Peppol BIS Ordering er utviklet for å muliggjøre effektiv utveksling av innkjøpsordrer mellom bedrifter og deres leverandører. Peppol-formatet spesifiserer et sett med standardiserte felter og dataelementer som må inkluderes i en e-ordre, for eksempel kjøpers og selgers navn og adresse, dato og klokkeslett for bestillingen, produktene eller tjenestene som bestilles, samt leverings- og betalingsbetingelser.
Administrasjonsprosessen for Peppol-ordrer
En av de største fordelene med formatet Peppol BIS Ordering er at det muliggjør interoperabilitet mellom ulike e-innkjøpssystemer. Fordi formatet er standardisert, kan bedrifter bruke ulike e-innkjøpssystemer og likevel utveksle e-ordrer med hverandre. Dette bidrar til å redusere den administrative byrden og effektivisere kommunikasjonen mellom kjøpere og selgere.
Kort fortalt fungerer bestillingsprosessen som følger:
- Kunden oppretter en bestilling i sitt innkjøpssystem og sender den inn via katalog, innkjøpssystem eller manuell inntasting.
- Bestillingen sendes via Peppol som en strukturert melding til leverandøren på Peppol ID. Kunden oppgir nødvendig informasjon om produktet eller tjenesten via e-post, Excel, PDF eller nettstedet. De kan også få tilgang til lagerbeholdning og priser gjennom Peppols e-katalog. Bestillingsmeldingen må inneholde valgt produkt eller tjeneste, antall og andre identifikatorer.
- Leverandøren mottar meldingen og kan akseptere bestillingen i sin helhet, delvis akseptere den med endringer i mengde eller erstatningsprodukter, eller avvise bestillingen helt.
- Leverandøren kommuniserer sitt svar gjennom en bekreftelsesmelding som sendes tilbake til kunden. Bekreftelsen inneholder blant annet informasjon om lagerbeholdning og leveringstid. Peppol støtter også bestillingsmeldinger uten bekreftelse, kalt Peppol BIS Order only.
- Kunden oppdaterer ordrestatusen i sitt system, og leverandøren fortsetter med den avtalte leveransen.
Ytterligere meldingsteknologi for anskaffelser
I tillegg til Peppol e-faktura og formatet Peppol BIS Ordering tilbyr Peppol-nettverket en rekke andre muligheter for innkjøp. Blant de nye teknologiene er
- Elektroniske kataloger: Et standardisert format for deling av produkt- og tjenestekataloger mellom kjøpere og selgere.
- Punchout: En måte for innkjøpere å få tilgang til en leverandørs katalog (som kan skreddersys basert på f.eks. gjeldende avtaler og rammeverk) og sende bestillinger direkte fra e-innkjøpssystemet, slik at de kan bla gjennom og bestille produkter og tjenester sømløst. Et perfekt verktøy for B2B-e-handel.
- Forespørsel om tilbud (RFQ): Et standardisert format for å be om tilbud fra leverandører, slik at innkjøpere kan sammenligne priser og velge den beste leverandøren for sine behov.
- Kontraktsadministrasjon: En måte virksomheter kan administrere sine kontrakter med leverandører på elektronisk, inkludert opprettelse, overvåking og fornyelse av kontrakter.
Disse e-ordrefunksjonene kan hjelpe bedrifter med å forbedre innkjøpsprosessene, redusere den administrative byrden og effektivisere leverandørkommunikasjonen. Peppol-nettverket gir også en rekke andre fordeler, blant annet bedre oversikt over innkjøpsprosessene, økt effektivitet og færre feil og forsinkelser.
Sammendrag
Formatet Peppol BIS Ordering er en viktig del av Peppols e-innkjøpsnettverk, som muliggjør effektiv utveksling av innkjøpsordrer mellom bedrifter og leverandører. Nettverket tilbyr også en rekke andre e-ordrefunksjoner, blant annet e-kataloger, punch-out, RFQ-er og kontraktsadministrasjon, som kan forbedre innkjøpsprosessene ytterligere. Etter hvert som bruken av e-innkjøp fortsetter å øke, forventes det at Peppol-nettverket vil bli et stadig viktigere verktøy for bedrifter som ønsker å effektivisere innkjøpsprosessene og forbedre bunnlinjen.
Relaterte artikler
Vi presenterer Peppol-klar e-ordrehåndteringssystem for bedrifter i alle størrelser - brukervennlig og kostnadseffektivt med ERP-egenskaper.
Bruk av e-bestillinger kan være avgjørende for virksomheten din. I denne innkjøpsveiledningen får du trinnvise tips om hvordan du velger riktig løsning.
Utviklingen mot et bredere spekter av standardiserte forretningsmeldinger innen innkjøp markerer et betydelig skifte i retning av effektivitet og digital integrasjon.