Peppol er et internationalt forretningsnetværk, der gør det muligt for virksomheder at udveksle elektroniske fakturaer, indkøbsordrer og andre dokumenter. Det fungerer perfekt til elektronisk ordrehåndtering.
Peppol-netværket er baseret på standardiserede business-to-business (B2B) meddelelsesspecifikationer, kendt som Peppol BIS (Business Interoperability Specifications). En af de vigtigste komponenter i Peppol er e-ordreformatet, som definerer strukturen og indholdet af e-ordrer, der udveksles via netværket.
Formatet Peppol BIS Ordering er designet til at muliggøre effektiv udveksling af indkøbsordrer mellem virksomheder og deres leverandører. Peppol-formatet specificerer et sæt standardiserede felter og dataelementer, der skal indgå i en e-ordre, såsom købers og sælgers navn og adresse, ordrens dato og klokkeslæt, de produkter eller tjenester, der bestilles, og leverings- og betalingsbetingelserne.
Peppols ordrehåndteringsproces
En af de største fordele ved Peppol BIS Ordering -formatet er, at det muliggør interoperabilitet mellem forskellige e-procurement-systemer. Fordi formatet er standardiseret, kan virksomheder bruge forskellige e-indkøbssystemer og stadig være i stand til at udveksle e-ordrer med hinanden. Det er med til at reducere de administrative byrder og strømline kommunikationen mellem købere og sælgere.
Kort fortalt fungerer bestillingsprocessen på følgende måde:
- Kunden opretter en ordre i sit indkøbssystem og indsender den via katalog, indkøbssystem eller manuel indtastning.
- Ordren sendes via Peppol som en struktureret besked til leverandøren, der kræver en Peppol ID. Kunden giver de nødvendige oplysninger om produktet eller tjenesten via e-mail, Excel, PDF eller hjemmesiden. De kan også få adgang til lagerbeholdning og priser via Peppols e-katalog. Ordrebeskeden skal indeholde det valgte produkt eller den valgte service, mængde og andre identifikatorer.
- Leverandøren modtager beskeden og kan acceptere ordren helt, acceptere den delvist med ændringer i mængden eller erstatningsvarer eller afvise ordren helt.
- Leverandøren kommunikerer sit svar via en bekræftelsesmeddelelse, der sendes tilbage til kunden. Bekræftelsen indeholder oplysninger om lagerbeholdning, leveringstider og meget mere. Peppol understøtter også ordrebeskeder uden bekræftelse, kaldet Peppol BIS Order only.
- Kunden opdaterer ordrestatusen i sit system, og leverandøren fortsætter med den aftalte levering.
Yderligere meddelelsesteknologi til indkøb
Ud over Peppol e-fakturaer og formatet Peppol BIS Ordering tilbyder Peppol-netværket en række andre muligheder for indkøb. De nye teknologier omfatter:
- E-kataloger: Et standardiseret format til deling af produkt- og servicekataloger mellem købere og sælgere.
- Punchout: En måde, hvorpå indkøbere kan få adgang til en leverandørs katalog (som kan skræddersys baseret på f.eks. nuværende aftaler og rammer) og sende ordrer direkte fra deres e-procurement-system, så de kan gennemse og bestille produkter og tjenester uden problemer. En perfekt katalysator for B2B e-handel.
- Anmodning om tilbud (RFQ): Et standardiseret format til at anmode om tilbud fra leverandører, så køberne kan sammenligne priser og vælge den bedste leverandør til deres behov.
- Kontraktforvaltning: En måde, hvorpå virksomheder kan administrere deres kontrakter med leverandører elektronisk, herunder oprettelse, overvågning og fornyelse af kontrakter.
Disse e-ordrefunktioner kan hjælpe virksomheder med at forbedre deres indkøbsprocesser, reducere administrative byrder og strømline leverandørkommunikationen. Peppol-netværket tilbyder også en række andre fordele, herunder forbedret synlighed i indkøbsprocesser, øget effektivitet og færre fejl og forsinkelser.
Resumé
Konklusionen er, at Peppol BIS Ordering -formatet er en vigtig komponent i Peppols e-indkøbsnetværk, der muliggør effektiv udveksling af indkøbsordrer mellem virksomheder og deres leverandører. Netværket tilbyder også en række andre e-ordrefunktioner, herunder e-kataloger, punch-out, RFQ'er og kontraktstyring, som kan forbedre indkøbsprocesserne yderligere. Da brugen af e-indkøb fortsætter med at vokse, forventes det, at Peppol-netværket vil blive et stadig vigtigere værktøj for virksomheder, der ønsker at strømline deres indkøbsprocesser og forbedre deres bundlinje.
Relaterede artikler
Vi præsenterer det Peppol-klare e-ordrehåndteringssystem til virksomheder af enhver størrelse - brugervenligt og omkostningseffektivt med funktioner i ERP-klassen.
Brugen af e-ordrer kan være transformerende for din virksomhed. Få trin-for-trin tips til at vælge den rigtige løsning i denne købeguide til e-ordrer.
Inden for indkøb markerer udviklingen mod et bredere spektrum af standardiserede forretningsbeskeder et betydeligt skift mod effektivitet og digital integration.