Peppol je medzinárodná obchodná sieť, ktorá umožňuje spoločnostiam vymieňať si elektronické faktúry, objednávky a iné dokumenty. Funguje perfektne pre elektronickú správu objednávok.
Sieť Peppol je založená na štandardizovaných špecifikáciách pre zasielanie správ medzi podnikmi (B2B), známych ako Peppol BIS (Business Interoperability Specifications). Jednou zo základných zložiek Peppol je formát elektronických objednávok, ktorý definuje štruktúru a obsah elektronických objednávok vymieňaných prostredníctvom siete.
Formát BIS Ordering Peppol BIS Ordering je navrhnutý tak, aby umožňoval efektívnu výmenu objednávok medzi podnikmi a ich dodávateľmi. Formát Peppol špecifikuje súbor štandardizovaných polí a dátových prvkov, ktoré musia byť zahrnuté v elektronickej objednávke, ako napríklad meno a adresa kupujúceho a predajcu, dátum a čas objednávky, objednávané produkty alebo služby a dodacie a platobné podmienky.
Proces správy objednávok Peppol
Jednou z hlavných výhod BIS Ordering Peppol BIS Ordering je, že umožňuje interoperabilitu medzi rôznymi systémami elektronického obstarávania. Vďaka štandardizácii formátu môžu podniky používať rôzne systémy elektronického obstarávania a napriek tomu si navzájom vymieňať elektronické objednávky. To pomáha znižovať administratívnu záťaž a zefektívňovať komunikáciu medzi kupujúcimi a predávajúcimi.
Stručne povedané, proces objednávania funguje takto:
- Zákazník vytvorí objednávku vo svojom nákupnom systéme a odošle ju prostredníctvom katalógu, nákupného systému alebo ručného zadávania.
- Objednávka sa odosiela prostredníctvom Peppol ako štruktúrovaná správa dodávateľovi, čo vyžaduje Peppol ID. Zákazník poskytuje potrebné informácie o produkte alebo službe prostredníctvom e-mailu, Excelu, PDF alebo webovej stránky. Prostredníctvom elektronického katalógu Peppol má tiež prístup k skladovým zásobám a cenám. Správa s objednávkou musí obsahovať vybraný produkt alebo službu, množstvo a ďalšie identifikátory.
- Dodávateľ dostane správu a môže objednávku prijať v celom rozsahu, prijať ju čiastočne so zmenami v množstve alebo náhradnými produktmi, alebo ju úplne odmietnuť.
- Dodávateľ oznámi svoju odpoveď prostredníctvom potvrdzujúcej správy zaslanej späť zákazníkovi. Potvrdenie obsahuje informácie o zásobách, dodacích lehotách a ďalšie údaje. Peppol podporuje aj objednávkové správy bez potvrdenia, nazývané Peppol BIS Order only.
- Zákazník aktualizuje stav objednávky vo svojom systéme a dodávateľ pokračuje v dohodnutej dodávke.
Dodatočná technológia zasielania správ pre obstarávanie
Okrem elektronických faktúr Peppol a BIS Ordering Peppol BIS Ordering ponúka sieť Peppol celý rad ďalších funkcií pre obstarávanie. Medzi nové technológie patria:
- Elektronické katalógy: Štandardizovaný formát na zdieľanie katalógov produktov a služieb medzi kupujúcimi a predajcami.
- Punchout: Spôsob, ako môžu kupujúci pristupovať ku katalógu dodávateľa (ktorý môže byť prispôsobený na mieru napr. na základe aktuálnych dohôd a rámcových zmlúv) a odosielať objednávky priamo zo svojho systému elektronického obstarávania, čo im umožňuje prehliadať a objednávať produkty a služby bez problémov. Ideálny prostriedok pre elektronický obchod B2B.
- Žiadosť o cenovú ponuku (RFQ): Štandardizovaný formát na žiadanie cenových ponúk od dodávateľov, ktorý umožňuje kupujúcim porovnať ceny a vybrať najlepšieho dodávateľa pre svoje potreby.
- Správa zmlúv: Spôsob, akým môžu podniky elektronicky spravovať svoje zmluvy s dodávateľmi, vrátane vytvárania, monitorovania a obnovovania zmlúv.
Tieto funkcie elektronického objednávania môžu pomôcť podnikom zlepšiť ich procesy obstarávania, znížiť administratívnu záťaž a zefektívniť komunikáciu s dodávateľmi. Sieť Peppol ponúka aj rad ďalších výhod, medzi ktoré patrí lepší prehľad o procesoch obstarávania, zvýšená efektívnosť a zníženie počtu chýb a oneskorení.
Zhrnutie
Záverom možno konštatovať, že BIS Ordering Peppol BIS Ordering je kľúčovou súčasťou siete elektronického obstarávania Peppol, ktorá umožňuje efektívnu výmenu objednávok medzi podnikmi a ich dodávateľmi. Sieť ponúka aj rad ďalších funkcií elektronického objednávania, vrátane elektronických katalógov, punch-out, RFQ a správy zmlúv, ktoré môžu ďalej zlepšiť procesy obstarávania. Vzhľadom na to, že využívanie elektronického obstarávania naďalej rastie, očakáva sa, že sieť Peppol sa stane čoraz dôležitejším nástrojom pre podniky, ktoré sa snažia zefektívniť svoje procesy obstarávania a zlepšiť svoje hospodárske výsledky.
Súvisiace články
Väčšina spoločností už prešla z papierovej formy na digitálnu, ale mnohé z nich stále používajú fragmentované nástroje, manuálne postupy, nedostatočné nástroje zabudované v ERP systémoch...
Spúšťame Connect – online nástroj a API pre firemnú komunikáciu, ktorý uľahčuje, urýchľuje a zefektívňuje elektronickú fakturáciu a správu objednávok pre každú firmu.
Porozumenie technickým špecifikáciám a procesu implementácie Peppol je pre vývojárov kľúčové pre vytváranie robustných systémov, ktoré zvyšujú efektívnosť organizácie. Tento príspevok opisuje kľúčové pojmy a technické pokyny pre vývojárov, aby mohli začať používať elektronické objednávky prostredníctvom Peppol.